¿Te preguntas cómo poner una cafetería? Hazlo en 9 pasos

Tener una cafetería propia es el sueño de muchos. Si bien no es una tarea fácil y al principio puede generar temor por los costos, la documentación y los trámites legales, ¡no te preocupes! Aquí te guiamos paso a paso para que tengas más claridad de cómo poner una cafetería y comiences tu negocio con mayor confianza.

Paso 1: Define tu concepto de cafetería y público objetivo

Lo primero para saber cómo poner una cafetería, es definir el concepto y lo que la hará única. Esto guiará todas las siguientes etapas desde el presupuesto hasta la ambientación. No te preocupes si aún no lo tienes claro; a continuación, exploramos los diferentes perfiles de cliente, así como los tipos de cafetería y los aspectos que debes considerar para elegir el modelo más adecuado para ti.

Tipos de cafetería

• Especialidad. Utilizan granos premium de alta calidad y una preparación artesanal. Estos establecimientos suelen contar con baristas capacitados que saben cómo preparar la bebida perfecta. El ambiente es moderno y minimalista, ideal para clientes que desean explorar diferentes variedades y métodos de preparación de café.
• Tradicional. Se centra en bebidas clásicas como el “tinto”, las cuales suelen ir acompañadas de repostería y preparaciones ligeras. El ambiente de estos lugares es informal y acogedor, con asientos cómodos, iluminación suave y una decoración que refleja la cultura local.
• Temática. Espacios con una idea creativa donde la experiencia se extiende más allá del café. La decoración y el mobiliario están en sintonía con la temática, y a menudo se organizan eventos especiales con el fin de involucrar a la comunidad y crear un ambiente más acogedor.
• Coffee to go. Perfecta para zonas de alto tráfico. Se enfoca en la rapidez y la calidad de las bebidas, ofreciendo una variedad de cafés y opciones personalizadas, que a menudo se complementan con una oferta de repostería.

Perfil de clientes en Colombia

• Jóvenes. Buscan experiencias, ambientes “instagrameables”, wifi, precios accesibles y bebidas innovadoras.
• Ejecutivos. Profesionales que necesitan un espacio para reuniones rápidas, un café para llevar o un lugar tranquilo para trabajar. Valoran la eficiencia, rapidez, calidad y un buen ambiente.
• Familias. Prefieren un lugar cómodo para pasar el rato, con opciones para niños, un menú variado y un ambiente tranquilo.

Paso 2: Haz un presupuesto inicial para abrir tu cafetería

Las cafeterías se han consolidado como uno de los formatos gastronómicos más atractivos del mercado. Sin embargo, muchos emprendedores que no saben cómo poner una cafetería, subestiman los gastos y los costos ocultos, lo que a menudo resulta en deudas. Para que tengas una idea más clara, aquí te compartimos un estimado básico.

Costos ocultos

No te tomes a la ligera este punto, ¡porque es donde muchos emprendedores se encuentran con sorpresas desagradables y terminan con deudas! Presta atención a esos costos que se repiten mes a mes y los que varían según tus ventas, ya que suelen impactar más de lo esperado en el presupuesto, especialmente durante los primeros meses de operación.

• Trámites y permisos. Agrupa el Registro Mercantil ante la Cámara de Comercio, el Registro Único Tributario (RUT) y el Registro Único Empresarial y Social (RUES). También debes considerar la licencia de Uso de Suelo, los conceptos sanitarios y la certificación técnica de bomberos, así como otras licencias adicionales. Recuerda que todos estos trámites tienen costos asociados y requieren tiempo, así que planifícalos con anticipación.
• Servicios básicos (agua, luz, internet, gas). Son costos fijos que permiten el funcionamiento diario de tu cafetería y, aunque individualmente parezcan pequeños, al sumarlos cada mes hacen la diferencia en tu presupuesto. ¡Tenerlos claros desde el principio te evitará sorpresas!
• Suministros y servicios de limpieza. Mantener tu cafetería impecable es fundamental para la experiencia del cliente y el cumplimiento sanitario. Y no se trata solo de la limpieza general de las instalaciones; también de los costos de los insumos y el mantenimiento periódico para equipos y demás herramientas de preparación de café.

Paso 3: Revisa los requisitos y permisos para poner una cafetería en Colombia

¿Qué permisos se necesitan para abrir una cafetería? Aquí listamos los esenciales.

Paso 4: Escoge la ubicación ideal para tu cafetería

La ubicación es, sin duda, una de las decisiones más importantes que tomarás al momento de iniciar una cafetería. Elegir el lugar correcto puede significar el éxito de tu emprendimiento, mientras que una mala elección podría traer consecuencias negativas. Analicemos las variables que debes considerar

• Zonas estratégicas

Procura que tu cafetería esté cerca de universidades, zonas de oficinas o centros comerciales. Estos puntos clave garantizan un alto y constante flujo de personas en distintos momentos del día y de la semana. Asegúrate de evaluar cuidadosamente todas las variables de cada posible ubicación y toma tu decisión priorizando siempre la rentabilidad de tu negocio.

• Factores clave

1. Visibilidad. ¿La gente la ve fácilmente?
2. Flujo peatonal. ¿Es de fácil acceso caminando o en carro?
3. Accesibilidad. ¿Hay parqueaderos en la zona? ¿Está cerca de paradas de transporte público?
4. Competencia. ¿Cuántas cafeterías hay cerca? ¿Son similares a la tuya?

Paso 5: Diseña el menú y selecciona a tus proveedores de café

Un menú bien diseñado es clave para atraer y retener clientes. Este debe ser claro, coherente con tu concepto y, por supuesto, rentable. Te sugerimos crear una oferta variada que incluya tanto cafés de especialidad como tradicionales, así como bebidas frías y opciones saludables. Complementa esto con una selección de productos de panadería y pastelería. Eso sí, evita llenar el menú con demasiadas preparaciones, ya que esto puede abrumar a los clientes.

Diferencia entre cafés comerciales y de especialidad

El café comercial es el que encontramos habitualmente en tiendas y supermercados. Su producción es a gran escala, buscando un producto estable con un sabor estándar que agrade a la mayoría de los consumidores. Por otro lado, el café de especialidad se distingue por la calidad del grano, su trazabilidad —es decir, saber de dónde viene y su proceso— y sus perfiles de sabor únicos y complejos, que pueden incluir notas frutales, florales, entre otras. Aunque su costo es más elevado, la experiencia de degustación que ofrece es superior.

Insumos clave: café, leche, repostería, alternativas saludables

• Café. Para una cafetería exitosa, la clave está en ofrecer variedad para adaptarse a los diferentes gustos de los clientes, sin abrumarlos. Empieza con los clásicos que todos conocen y aman: expreso, americano, café con leche. Luego, puedes sumar opciones más específicas como el flat white y bebidas más elaboradas como el moca.
• Leche. No te limites a la tradicional. Incluye siempre opciones vegetales como almendra o soya, para los clientes con diferentes preferencias o necesidades alimentarias.
• Repostería y panadería. Los pasteles y otros productos horneados combinan de maravilla con el café, convirtiéndolos en un imprescindible. Ofrece una selección variada que incluya opciones dulces y saladas, diseñadas para realzar los sabores de tus bebidas.
• Alternativas saludables. Para esos clientes que buscan opciones más conscientes, enfócate en bebidas y complementos saludables. Piensa en panes integrales, alternativas sin gluten o repostería elaborada con nueces, semillas y frutos secos.

Por último, no olvides a tus proveedores. Recuerda que la calidad de tus insumos impacta directamente en el sabor de tu menú y en tu rentabilidad. Busca socios confiables para los granos de café y demás ingredientes, asegurándote de que te ofrezcan productos frescos y precios justos.

Plataformas para hacer plantillas fácilmente

Una vez tengas los insumos para montar una cafetería, ¡crea un menú atractivo y fácil de leer! Plataformas como Adobe Express o Canva son excelentes. Te permiten diseñar de forma sencilla y profesional, incluso si no tienes experiencia.

Paso 6: Equipa y decora tu cafetería

• Equipos básicos

1. Cafetera industrial. Existen diferentes tipos, cada una con sus propias características y volumen de producción. Investiga a fondo y elige la que mejor se adapte a la demanda estimada de tu cafetería y, claro, a tu presupuesto.
2. Molino. Esta es quizás la pieza más importante del equipo. Moler el café al momento es indispensable para asegurar la frescura, el aroma y el sabor óptimo en cada taza. Busca opciones que te permitan ajustar el grosor de la molienda según las preparaciones que vas a ofrecer.
3. Neveras. Son esenciales para mantener todos tus ingredientes (leche, insumos frescos, repostería) en perfectas condiciones, cumpliendo con los protocolos de seguridad alimentaria.

• Estilo y ambientación que generen experiencia de marca

Crea un estilo que refleje tu marca y genere experiencias. Presta atención a la iluminación, elige muebles cómodos y funcionales que vaya con tu concepto y selecciona colores y texturas que reflejen la personalidad de tu marca. Ah, y no lo olvides: la música y los aromas también hacen que, incluso una cafetería pequeña, pueda ofrecer un entorno agradable y funcional, donde los clientes se sientan cómodos y quieran regresar.

Paso 7: Contrata y capacita a tu personal

El éxito de tu cafetería no depende solo de la calidad de tus productos o de un ambiente acogedor, sino —y en gran medida— de tu equipo. Ellos son la cara de tu negocio y cada interacción que tienen con los clientes contribuye a crear una experiencia agradable y memorable. Los roles y responsabilidades pueden variar según el tamaño de tu cafetería, pero aquí te presentamos los más importantes:

• Roles principales

1. Baristas. Expertos en la preparación de diferentes variedades, dominan diversos métodos y grados de tostado, asesorando al cliente para que elija la bebida que mejor se adapte a su gusto.
2. Meseros. Responsables de tomar los pedidos y servirlos con eficiencia y una excelente actitud. Su conocimiento del menú es clave, y desempeñan su labor con rapidez, siempre ofreciendo el mejor servicio al cliente para garantizar una experiencia positiva.
3. Administrador. Supervisa el día a día de la operación, gestiona al personal, controla los inventarios y lleva las finanzas.

• Importancia de la atención al cliente

Una buena atención al cliente es tan esencial como el café que sirves. Capacita a tu personal para que cada interacción sea memorable: un saludo amable o una recomendación sincera pueden convertir a un visitante casual en un cliente leal.

Paso 8: Define tu estrategia de marketing y promoción

• Publicidad local y digital. Si de verdad quieres atraer clientes, invertir en una campaña digital es una manera efectiva de lograrlo. Crea una estrategia para redes sociales y configura un perfil gratuito en Google My Business para que aparezcas en Google Maps cuando la gente busque cafeterías cerca. Lo mejor es que puede añadir fotos y otros detalles que te diferenciarán de la competencia.
• Promociones de apertura. Puedes empezar con descuentos especiales durante los primeros días, ofrecer 2×1 en cafés o regala una bebida de cortesía con alguna compra.
• Estrategias de fidelización. Programas de recompensas, tarjetas de puntos o descuentos en combos para los clientes recurrentes son excelentes maneras de agradecer su preferencia y motivarlos a regresar una y otra vez.

Paso 9: Controla las finanzas para crecer

• Control de inventarios y flujo de caja

Registra cada peso que entra y sale de tu cafetería. Saber cuánto dinero tienes disponible, cuánto debes y cuánto has ganado es fundamental. Las soluciones tecnológicas de Siigo te facilitan esta tarea enormemente, dándote visibilidad en tiempo real de tus finanzas.

Tips para asegurar rentabilidad a largo plazo

Controla el presupuesto

Una vez que has completado los pasos para abrir una cafetería y has realizado tu inversión inicial, el verdadero desafío es asegurar que tu negocio sea rentable a largo plazo. No se trata solo de vender café, sino de gestionar inteligentemente cada aspecto. Para esto, es crucial que el presupuesto para abrir una cafetería que definiste inicialmente se mantenga bajo control y se revise constantemente.

No emprendas a ciegas

Los empresarios exitosos no emprenden sus negocios a ciegas: dedican tiempo y esfuerzo a planificar e investigar. Esto va desde hacer un estudio de mercado para entender a fondo el panorama de la zona donde quieren operar, hasta definir una estrategia de fijación de precios que sea competitiva y rentable.

Toda esta información debe estar en tu plan de negocios, una herramienta esencial en la que puedes detallar estructura, los requisitos legales, los productos que ofrecerás, tu estrategia de ventas para atraer clientes y, por supuesto, tu plan de crecimiento a futuro. Este documento no solo te guiará en el inicio de cómo poner una cafetería, sino que será clave para expandir y optimizar tus operaciones con el tiempo.

¡Esperamos que este artículo te haya sido de mucha ayuda! Ya sabes cómo poner una cafetería exitosa en Colombia. Desde entender el presupuesto para abrir una cafetería hasta saber cuánto dinero necesito para abrir una cafetería; cada paso es fundamental. Recuerda que conocer qué permisos se necesitan para abrir una cafetería te dará la tranquilidad necesaria para arrancar con el pie derecho.