Política para el tratamiento de datos personales
La presente política para la protección de datos personales tiene como propósito dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan el derecho constitucional de los ciudadanos a autorizar el tratamiento de sus datos personales, así como a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en las bases de datos o en archivos de entidades públicas y privadas.
Las presentes políticas y procedimientos aplican a todo dato personal registrado presencial o virtualmente, directamente o a través de terceros, en las bases de datos de SIIGO S.A.S. y las empresas o entidades que hacen parte de su organización (La Compañía), con las excepciones que establece la ley, para su tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), para que el titular del dato acceda o pueda acceder a cualquier producto, servicio, oferta, promoción, beneficio y/o vinculación soportada en una relación jurídica con La Compañía.
DEFINICIONES
Acceder en forma gratuita
- AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- DATO PÚBLICO: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- DATO PERSONAL PÚBLICO: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
- DATO PERSONAL PRIVADO: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general, para efectos de identificación de clientes, prospectos, proveedores, empleados, aliados y demás personas relacionadas con alguno(s) de nuestros productos y/o servicios, y/o con nuestra organización, para efectos de seguridad de las personas y cosas, o para la seguridad de los procesos y de la misma información.
- DATO SENSIBLE. Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, en los términos que define la ley. La Compañía no trata muchos datos sensibles, aunque en materia laboral, de seguridad social o recursos humanos puede llegar a tener acceso a información relacionada con la salud del empleado o su núcleo familiar; igualmente puede establecer sistemas de identificación biométrica, la captura de imágenes fijas o en movimiento, voz, huellas digitales, fotografías, y otras existentes.
- ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- LA COMPAÑÍA: SIIGO S.A.S. y las empresas o entidades que hacen parte de su organización.
- OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (para los efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía).
- TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a La Compañía.
- TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- En éste documento se establecen las finalidades, medidas y procedimientos que gobernarán el tratamiento de datos personales al interior de la compañía SIIGO S.A.S.
1. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALE
La Compañía aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
- a) PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a que se refiere el presente documento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen
- b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se determina en este mismo documento, y es informada al Titular para efectos de su autorización;
- c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La Compañía no hará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de datos La Compañía garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
- g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas en La Compañía que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales si mantienen vinculación con La Compañía y cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma ntos que gobernarán el tratamiento de datos personales al interior de la compañía SIIGO S.A.S.
2. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.
- El responsable del tratamiento de datos personales es SIIGO S.A.S.
- Cuyo domicilio principal es: Carrera 18 No. 79 A-42 Bogotá D.C
- Correo Electrónico: correos_mercadeo@siigo.com
- Teléfono (PBX): 6337150s personales al interior de la compañía SIIGO S.A.S.
3. TIPO DE INFORMACIÓN SOMETIDA A NUESTRO TRATAMIENTO.
- La información objeto de tratamiento por parte de SIIGO S.A.S. estará constituida únicamente por los datos personales que suministran o han suministrado los titulares, como clientes, prospectos, proveedores, empleados, aliados y demás personas relacionadas con alguno(s) de nuestros productos y/o servicios, y/o con nuestra organización.
4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS.
- La finalidad de los datos personales recolectados consistirá en su utilización con fines informativos, comerciales y estadísticos, o para garantizar y mejorar la usabilidad o la operación de nuestros productos y/o servicios, o para efectos administrativos (cotizaciones, facturación, recaudo, pedidos, compras, gestión de pagos, asuntos laborales y/o de gestión de recursos humanos, ofertas de empleo, referencias, certificaciones, etc.), y en general, para otras actividades relacionadas con nuestras políticas, eventos, campañas y noticias.
- La Compañía dará confidencialidad a los datos personales suministrados por los titulares y no los entregará a terceros con fines comerciales y sin autorización e información previa al titular.
- La Compañía se reserva el derecho a utilizar la información recolectada con los fines indicados, de acuerdo a lo establecido en esta política, entre otros, para:
- a) Procesamiento y administración de sus transacciones como cliente o usuario o prospecto o aliado o empleado de SIIGO S.A.S.
- b) Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros información de nuevos lanzamientos de productos, servicios, planes, promociones, eventos y/o beneficios.
- c) Información adicional que beneficie la operación, soporte, mantenimiento, actualizaciones, garantía de nuestros productos o servicios en caso de incidentes, inconvenientes, requerimientos o fallas.
- d) Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado, incluyendo la respuesta a sus PQR y en general peticiones, dudas o cuestionamientos.
- e) Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como cliente o futuro cliente debemos conocer para la relación comercial.
- f) El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de SIIGO S.A.S., noticias e información útil para nuestra compañía, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.
- g) Tratamiento de los datos de uso de nuestros productos y/o servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.
- h) Tratamiento de los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
- i) Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información o datos personales de clientes, prospectos, proveedores, empleados, aliados y demás personas relacionadas con alguno(s) de nuestros productos y/o servicios, y/o con nuestra organización.
- j) Exportar esta información aun al exterior, en caso de que el hosting utilizado no esté localizado en Colombia, dentro de los lineamientos legales y aquellos determinados por la entidad de control Este tratamiento lo puede realizar La Compañía a través de medios físicos, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS), o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer. Los titulares de datos personales almacenados en cualquiera de las bases de datos de La Compañía podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de La Compañía. ales al interior de la compañía SIIGO S.A.S.
5. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.
6. MECANISMO DE ATENCIÓN A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
6.1 Persona o área responsable de la atención de peticiones: Todas las peticiones, consultas y reclamos que se generen con ocasión del tratamiento de datos personales deberán ser dirigidas a las oficinas principales de SIIGO S.A.S. en Bogotá, así: correos_mercadeo@siigo.com o de manera física a la dirección Carrera 18 No. 79 A 42 Bogotá.6.2 Medios de protección: En caso de que el(los) titular(es) de la información desee(n) ejercer alguno de sus derechos, deberá enviar su solicitud, explicando de forma clara, detallada y precisa el motivo de su requerimiento, los hechos que la sustentan, su información de contacto, los documentos que quiera hacer valer y su(s) pretensión(es).
7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
De acuerdo con la Ley, son deberes de los responsables del tratamiento de datos personas, los siguientes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:
- a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
- i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
- a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley;
- d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
- e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
- f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
- g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
- h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
- i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
- l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno
- La Compañía en garantía de los derechos de los Titulares, tiene pactado con sus empleados, que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos, la obligación de salvaguardar la confidencialidad y limitar el uso de dicha información a los fines específicos para los cuales fueron recolectados.
9. AVISO DE PRIVACIDAD
- La Compañía a través de comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, la privacidad de esta información y, en general, le permitirá acceso a este documento para que previamente a su autorización, pueda consultarlo.
- Estos avisos los podrá ubicar fácilmente el Titular en el material publicitario, en las Landing page, en la página web, en los emails, al momento de accesar productos o servicios, en las facturas, en los formularios de inscripción para la recolección de datos necesarios para la contratación, facturación, pago, etc.
PAGINA WEB
- Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente: El mecanismo dispuesto es la página Web, website de conocimiento público para todos los titulares, allí se expone la política de tratamiento de datos vigente con los cambios que se puedan genera.
- Cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información: Para acceder a la política será a través de la página Web siigo.com en la sección de políticas así como en todo formulario disponible en la página dispuesto para la recolección de cualquier dato personal.
- Al ingresar a la página siigo.com y todos los sitios de SIIGO S.A.S. o utilizar cualquiera de sus servicios, el titular acepta expresamente los términos de uso, políticas de privacidad y derechos de autor de este website, los cuales pueden ser modificados sin previo aviso en cualquier momento por SIIGO S.A.S..
- De acuerdo con los presentes términos y condiciones se entiende La Compañía entenderá que el titular es quien consigna la información, y que, en caso de delegarlo, la persona que lo hace tiene la facultad de ingresar información en los sitios y/o publicaciones de SIIGO S.A.S., como clientes, usuarios o proveedores, empleados, contratistas, proveedores, etc., con el objeto de consultar y/o buscar información contenida en estos.
- Esta página y su contenido pertenecen a SIIGO S.A.S., empresa propietaria de la página siigo.com por esta razón, se prohíbe la reproducción total o parcial, traducción, inclusión, transmisión, transformación, almacenamiento o acceso a través de medios analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada, o por crearse, de cualquiera de sus contenidos sin autorización previa y escrita de SIIGO S.A.S.
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- El titular únicamente podrá ingresar a las secciones que le sean autorizadas por SIIGO, por lo tanto, se abstendrá de utilizar cualquier medio para violar la seguridad y las restricciones, así como cualquier medida tecnológica.
- La identificación y la clave de acceso son personales e intransferibles, y el titular será el único responsable por su uso adecuado. Cualquier violación a esta disposición dará lugar a que SIIGO pueda invocar este incumplimiento para terminar la correspondiente relación existente o en curso de establecerse, sin perjuicio del cobro de las indemnizaciones a las que hubiere lugar.
- Si tiene alguna pregunta, duda o aporte sobre este documento, puede comunicarse con nosotros a través de los siguientes canales de comunicación:
- Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico a correos_mercadeo@siigo.com o por escrito en la oficina principal, con referencia “Protección de Datos Personales”, ubicada en la Cra. 18 No. 79 A 42 Bogotá.
- El presente documento tiene vigencia a partir del día 01 de enero del 2013, y podrá ser modificado en cualquier momento, en cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen, así como atendiendo las instrucciones, documentos o reglamentos de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás entes de control.
- El mismo documento y cualquier modificación se mantendrán publicados en la página web: siigo.com.