¿Cómo llevar la contabilidad sin ser contador?

Emprendedor es sinónimo muchas veces de todero, una persona que ejerce el cargo de administrador y al mismo tiempo es vendedor, community manager, publicista y trabaja en todos los cargos necesarios al momento de poner en marcha su idea de negocio.  Una de las más importantes y especializadas es saber como llevar la contabilidad de un negocio, por lo que en este artículo quisimos hablar sobre algunos tips que te pueden ayudar a lograrlo sin ser contador.

1. Llevar control diario:

El primer principio que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu empresa sin ser contador es que este es un trabajo que debe ser ejecutado día a día, ya que, con cada transacción, compra, venta, gasto, etc. se genera nueva información contable y financiera que debe ser registrada y categorizada para que sea posible hacer control efectivo de los recursos de la misma.

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Entonces, el pilar de este principio es la organización estricta de todos los documentos relacionados a la contabilidad, como por ejemplo facturas, recibos de caja, vales, comprobantes de pago, comprobantes de devolución, letras de cambio, consignaciones, notas débito y crédito, entre otros documentos contables.

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Para lograrlo puedes recurrir a diferentes sistemas, análogos, como a través de libros contables y registros manuales, o tecnológicos, con un software contable y administrativo.

La primera opción, aunque posible, en realidad es obsoleta y no muy práctica, ya que demanda de mucho tiempo para realizarse y, adicionalmente, se corren muchos riesgos evitables; como por ejemplo cometer un error de cálculo, una falencia de digitación en los libros contables o el hecho de que la información se puede perder por la imposibilidad de hacer back up.

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En cambio, al utilizarse un software contable y administrativo toda la información se puede resguardar de manera segura, sobre todo si se trata en un programa en la nube, es decir que no es de instalación local para un solo computador, sino que funciona utilizando internet.

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Lo que permite que todos los documentos, cálculos, informes y datos contables se alojen en servidores ubicados en diferentes lugares del mundo, lo cual garantiza su integridad y, además, le permite al usuario trabajar desde cualquier dispositivo electrónico conectado a la red. Incluso, en algunos casos se puede tomar una foto a los documentos y el sistema los guarda como soportes de dichas transacciones, lo cual agiliza el proceso y lo simplifica significativamente.

2. Administrar el inventario:

El inventario es uno de los capitales más importantes de una empresa, independientemente de su tamaño y razón social. Por esa razón es de vital importancia contabilizarlo y controlarlo, de modo que siempre se pueda tener claridad sobre lo que hay, lo que se debe comprar, las fechas de vencimiento de los productos y demás información relevante.

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Esta práctica es fundamental para hacer uso inteligente y adecuado de los recursos, ya que requiere de una planeación mucho más profunda de lo que parece. Algunas veces, por ejemplo, se adquieren productos que no se venden y detienen la circulación de la inversión de la empresa, o puede que, por falta de previsión, en algún momento no se tenga disponible un producto que un cliente pregunta y con ello no solo se pierda la venta, sino la fidelización de la persona con la empresa.

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3. Monitorear los gastos y costos fijos:

Al hacerse control diario de las transacciones y los movimientos de la empresa, es recomendable que el administrador realice un balance semanal para medir los ingresos y los gastos de la misma.

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Este proceso se puede generar automáticamente utilizando un software administrativo, de modo que el usuario solo se debe preocupar por analizar los datos allí incluidos, lo que además le toma menos tiempo que al hacer los cálculos utilizando otros medios como, por ejemplo: Excel.

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Respecto a otro tipo de egresos, como los relacionados con el mantenimiento de la oficina o del establecimiento comercial, se pueden identificar dentro de los costos fijos, ya que siempre se deben pagar servicios públicos.; y, a pesar de que no siempre se va a cancelar el mismo valor, sirve para tener una idea de lo que se gasta mensualmente en promedio para proyectar un valor y tenerlo presente cuando se necesite.

4. No descuidar la caja menor:

La caja menor es un fondo de dinero en efectivo que se tiene disponible para solventar aquellos gastos no planificados o de emergencia que pueden surgir en cualquier momento, que requieren de atención inmediata y que por su naturaleza no justifican que sean manejados a través de cuentas bancarias.

Este recurso es muy útil en la cotidianidad de una empresa, pero si no es bien manejado puede ser un foco de desorganización e incluso un punto de fuga de dinero, que con el paso del tiempo puede convertirse en un problema de descapitalización. Por esa razón, todo el dinero que se extraiga de este fondo debe ser relacionados también en la contabilidad.

En conclusión, es posible que una persona que está comenzando con su empresa, o que ya la tiene constituida maneje su propia contabilidad sin necesidad de recurrir todo el tiempo a un profesional; la única condición es que sea muy organizada y que en lo posible adquiera una herramienta, programa o sistema de gestión administrativa y contable que le permita relacionar toda la información de forma ordenada y sencilla.

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