Inventario automático con facturación electrónica - Siigo

EMPRESARIO | 5 MINUTOS DE LECTURA

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Una de las ventajas de manejar un software administrativo con facturación electrónica integrada es que, al tratarse de una sola plataforma, cada vez que se genera una venta y una nueva factura, el sistema hace la descarga de los productos que salen de forma directa en el inventario.

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Esto quiere decir que toda la información que se genera en los procesos de los puntos de venta de la empresa se registran en un solo programa y, por tanto, los datos se enlazan de forma simultánea y automática con todas las áreas a las que les compete, sin que el usuario deba hacer tareas adicionales.

¿Por qué usar un software administrativo para facturar electrónicamente?

Como mencionamos anteriormente, la utilización de un software administrativo para facturar electrónicamente es ventajosa para los empresarios ya que solamente deben hacer un procedimiento, en una sola plataforma, para generar las facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos de ley, enviarlas, recibirlas y archivarlas durante el tiempo necesario.

Esto es importante porque si un empresario utiliza un software administrativo para manejar los movimientos de la empresa y, de forma independiente, contrata a un proveedor tecnológico para facturar electrónicamente, deberá manejar dos programas y hacer procesos diferentes para llevar la contabilidad de su negocio.

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Lo que significa que debe invertir más tiempo y atención a la ejecución de estas labores y capacitarse en el uso de dos plataformas diferentes. O, en el caso de los emprendedores que aún no tienen sistematizado ningún proceso de su empresa y llevan la contabilidad a mano, o el archivo de las facturas de forma análoga, será aún más complicado hacer la transición hacia la facturación electrónica.

En lugar de ello, implementando un sistema de gestión administrativa o software como el de Siigo nube, los empresarios podrán hacer todo el trabajo en un tiempo muy reducido y obtener beneficios adicionales, como por ejemplo la actualización automática del inventario cada vez que se cierre una venta y se genere la factura.

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¿Cómo funciona un software administrativo?

Internamente el programa está dividido por unidades especializadas en manejar la información de cada área de la empresa de manera específica, como por ejemplo la nómina, el inventario, la facturación, las bases de datos de los clientes, entro otras.

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Estos módulos se enlazan y complementan al hacer parte de una misma plataforma, lo que permite que los datos de los movimientos de la empresa se compartan automáticamente entre los departamentos a quienes les compete.

Esto sucede por ejemplo con las cifras concernientes a los impuestos recaudados, que figuran tanto en las facturas electrónicas como en los informes tributarios que se requieren para realizar la contabilidad y hacer las liquidaciones correspondientes, ya que se hacen los cálculos pertinentes sin necesidad de que el usuario intervenga para actualizar estos datos.

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La importancia de gestionar el inventario

Ninguna empresa puede funcionar correctamente sino mantiene organizado su inventario, o al menos no en el largo plazo, ya que este es uno de los capitales más importantes dentro de una organización y de su correcto manejo depende, en gran medida, la rentabilidad del negocio.

Si bien es cierto que muchas empresas han funcionado durante años sin manejar un software administrativo, también es cierto que la manera de consumir de las personas ha cambiado, ya que cada vez tienen más opciones para elegir, precios más competitivos y servicios más especializados puestos a su alcance.

De modo que el servicio que ofrece cualquier empresa debe ser cada vez más ágil, para lo que primordialmente se necesita orden y automatización. Características que se derivan de la utilización de un software administrativo con el que se pueden conocer las cantidades exactas de un artículo y su ubicación física en las bodegas; el valor promedio por el que fue adquirido y vendido; el porcentaje de rentabilidad y los productos estrella.

Información fundamental para tomar decisiones acerca de los pedidos y las estrategias comerciales de un emprendimiento, ya que al visualizar estos datos el usuario puede analizar qué productos realmente vale la pena tener, cuáles se suelen quedar en las estanterías durante más tiempo y cuáles dejan más ingresos.

Para conocer más acerca de los beneficios te invitamos a leer el siguiente artículo: 38 ventajas de un software para producir más

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 

2 Comments

  1. PILAR CUELLAR F. 21 Noviembre, 2018 at 4:10 pm - Reply

    Buenas tardes, más que un comentario es una pregunta, con respecto al tema de facturación electrónica me podrían informar si las personas naturales que prestan servicios excluidos pero obligadas a facturar deben iniciar su implementación e iniciar a facturar el 1 de enero de 2019, gracias.

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:23 pm - Reply

      Pilar, es necesario que revises la normatividad sobre el tema en especial el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 el cual reglamenta y da las directrices para el manejo de facturación electrónica y de todas aquellas nuevas normas, leyes, resoluciones o decretos que la modifiquen o deroguen. Buen dia

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