¿Qué son los medios magnéticos y cuándo se deben presentar?

En términos tecnológicos, un medio magnético es un dispositivo que utiliza materiales magnéticos para almacenar información digital, como discos duros, disquetes o cintas magnéticas. 

Sin embargo, en el ámbito tributario colombiano, el término medios magnéticos se utiliza para referirse al reporte de información exógena que determinados contribuyentes deben presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).  

Los medios magnéticos y la información exógena 

La información exógena es el conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben suministrar periódicamente a la DIAN sobre las operaciones realizadas con clientes, proveedores, empleados, entidades financieras y terceros en general. 

Esta información recibe el nombre de exógena porque proviene de fuentes externas al contribuyente que es objeto de fiscalización, permitiendo a la autoridad tributaria realizar cruces de información para validar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales. 

Anteriormente esta información se entregaba mediante dispositivos físicos de almacenamiento, pero este proceso se ha ido transformando con el tiempo y actualmente el proceso se realiza de forma electrónica mediante archivos XML, manteniendo el nombre tradicional de “medios magnéticos”. 

¿Para qué se presentan los medios magnéticos o la información exógena?

La DIAN utiliza la información reportada para fortalecer sus procesos de control y fiscalización tributaria. 

Entre sus principales objetivos se encuentran: 

• Verificar los ingresos declarados por los contribuyentes.  
• Identificar personas que podrían estar obligadas a declarar renta.  
• Validar costos, deducciones y descuentos tributarios.  
• Detectar inconsistencias entre la información reportada por terceros.  
• Realizar devoluciones y compensaciones cuando corresponda.  
• Fortalecer el control sobre las obligaciones tributarias nacionales. 

¿Qué tipo de operaciones se reportan en medios magnéticos?

Dependiendo de las características de los obligados a reportar y de los formatos exigidos, se incluye el detalle de: 

• Ingresos brutos y devoluciones. 
• Pagos o abonos en cuenta (costos, deducciones y compras). 
• Retenciones en la fuente practicadas, asumidas y recibidas. 
• IVA generado y descontable. 
• Información de socios, accionistas y cooperados. 
• Información sobre activos y pasivos. 
• Operaciones financieras e inversiones. 
• Contratos celebrados con terceros. 
• Descuentos tributarios y beneficios fiscales. 

Las operaciones que se deben reportar varían cada año según las resoluciones emitidas por la DIAN y las condiciones establecidas para los contribuyentes obligados.

¿Cuándo se deben presentar los medios magnéticos en 2026? 

La información exógena correspondiente al año gravable 2025 deberá presentarse durante el año 2026 conforme a los calendarios definidos por la DIAN. 

Los vencimientos fueron establecidos mediante la Resolución 000162 de 2023, modificada por la Resolución 000188 de 2024. 

Los plazos dependen de la calidad del informante y de los últimos dígitos de su NIT. 

Plazos para presentar la información exogena 

De acuerdo con la DIAN, los vencimientos para reportar la información exógena del AG 2025 se distribuyen entre los meses de abril, mayo y junio 2026, según el tipo de contribuyente. 

Fecha límite para grandes contribuyentes

Fecha límite para las demás personas jurídicas y naturales

¿Qué es el prevalidador para información exógena?

El Prevalidador Tributario es una herramienta utilizada para validar que los archivos cumplan las estructuras y requisitos definidos por la DIAN antes de realizar el envío de la información. 

Su objetivo es minimizar errores en los formatos, validar las especificaciones técnicas exigidas y facilitar la generación de archivos XML compatibles con la plataforma de la entidad. 

Los archivos XML 

Actualmente, la DIAN exige que la información exógena sea transmitida mediante archivos XML. 

XML (eXtensible Markup Language) es un lenguaje que permite estructurar información de forma organizada para que diferentes sistemas informáticos puedan interpretarla correctamente. 

A diferencia de otros formatos, los archivos XML facilitan la estandarización de datos y permiten que la información tributaria sea procesada automáticamente por los sistemas de la administración tributaria. 

Por esta razón, los anexos técnicos de cada versión establecen la estructura que deben cumplir los archivos antes de ser enviados.

¿Cómo traducir mis datos a formato XML? 

Para generar archivos XML es necesario contar con una herramienta que convierta la información contable al formato requerido por la DIAN. 

Algunas alternativas son: 

• Utilizar programas especializados.  
• Implementar desarrollos propios.  
• Utilizar software contable que genere automáticamente los archivos XML.  

Por esa razón, una de las funcionalidades del software contable gratis de Siigo es generar fácilmente los archivos XML a partir de cálculos automáticos que se ejecutan de manera sencilla y eficiente. De modo que, adquiriendo Siigo contador completamente gratis, los contadores pueden presentar la información exógena o los medios magnéticos invirtiendo menos tiempo y esfuerzo en dicho proceso. 

Sanciones en caso de no presentar los medios magnéticos o la información exógena 

Las sanciones por incumplimiento se encuentran reguladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Si cometes un error, las multas se calculan aplicando un porcentaje sobre los montos afectados: 

• Por no presentar la información: Multa del 1% de las sumas no reportadas. 
• Por datos erróneos: Multa del 0,7% sobre los valores incorrectos. 
• Por entregarla tarde: Multa del 0,5% de las sumas reportadas fuera de plazo. 
• Datos sin cuantía: Si el error es un dato no monetario (como una dirección), la sanción es de 0,5 UVT por cada dato incorrecto, sin exceder 7.500 UVT. 

Además de los porcentajes aplicables, el artículo 651 del Estatuto Tributario establece límites máximos para las sanciones expresados en UVT, los cuales deben consultarse de acuerdo con la normativa vigente al momento de la liquidación. 

¿En qué caso se debe liquidar sanción?

Conforme a lo establecido por la DIAN, se configura una infracción cuando la información: 

• No se suministra.  
• Se presenta después del vencimiento.  
• Contiene errores.  
• No cumple las especificaciones requeridas.  

Cuando el contribuyente subsana voluntariamente la situación antes de que exista un requerimiento formal de la DIAN, puede acceder a reducciones de la sanción de acuerdo con las condiciones previstas en los artículos 640 y 651 del Estatuto Tributario. Sin embargo, cuando la corrección se realiza después de una actuación administrativa o requerimiento de la entidad, los beneficios de reducción pueden ser menores o no aplicar según el caso.

¿Puede la DIAN corregir la información exógena que se emita por parte de una persona natural o jurídica? 

No. 

La DIAN no está facultada para modificar, corregir o complementar la información reportada por los contribuyentes. 

La responsabilidad sobre la calidad y exactitud de los datos recae exclusivamente sobre la persona natural o jurídica obligada a presentar la información. 

No obstante, el propio contribuyente sí puede reemplazar, actualizar o corregir la información exógena presentada cuando identifique errores u omisiones. Estas correcciones pueden realizarse de manera voluntaria antes de una actuación administrativa de la DIAN o como respuesta a un requerimiento de la entidad. 

Por ello, es fundamental revisar cuidadosamente los reportes antes del envío y efectuar las correcciones necesarias cuando se detecten inconsistencias.