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Nota Crédito: ¿Qué es? y ¿cuándo emitirla?

Tener el control de las notas crédito es de suma importancia para la empresa, tanto como si se tratara de cualquier otro documento contable. En este artículo te contaremos sobre qué es y cómo emitirla.

La nota crédito en contabilidad es el documento que se realiza con el fin de anular las facturas debido a que la ley establece que las facturas realizadas no se podrán eliminar bajo ninguna circunstancia, de este modo cuando una factura tiene un error, se crea este comprobante por el valor de la factura en negativo.

Lee aquí todo lo que debes saber sobre qué es una factura.

Dato curioso: se pueden emitir varias notas de crédito de una misma factura, pues legalmente se puede realizar, lo único es en cada nota especificar el motivo de realización.

Una avanzada herramienta de facturación debe incluir las notas crédito, ¿por qué no hacerlo con nuestro software en la nube?

¿Quién debe emitir una nota crédito?

La realización de este comprobante de compraventa debe estar en manos de los vendedores o de la empresa que presta el servicio o comercializa un producto: e irá dirigida al cliente que solicitó devolución o cambios de la factura.

¿Qué conlleva una nota crédito en la contabilidad?

Este tipo de comprobante luego de ser emitido, deberá ser enviado al cliente con una copia de la factura, para asegurar la devolución de dinero si es que este alcanzó a pagar una parte o en su totalidad. En algunas ocasiones, no se hace devoluciones del dinero, si no se le ofrece al cliente un bono redimible o descuentos para futuras compras.

En este sentido, la emisión de una nota crédito generará en la mayoría de los casos un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso es importante dentro de una empresa, porque es la constancia en la contabilidad que el dinero ha sido devuelto al cliente.

El comprobante pasa a convertirse en un saldo positivo para el cliente, ya que recibe algo (dinero o regalo) por parte de la empresa que presta el servicio o producto.

¿Cuándo emitir una nota crédito?

Para realizar una nota crédito debe ser porque una factura presenta las siguientes situaciones:

• Se emitió una factura por error.
• Se realizó un descuento luego de realizar la factura.
• El cliente ya no pagará dicha factura.
• Corregir datos, valores o información diligenciada en la factura
• Devoluciones del cliente por inconformidad
• Diferencia del precio real y el importe cobrado

¿Qué debe llevar una nota crédito?

Este tipo de documentos debe llevar los siguientes datos para que sea válido tanto para el empresario como para el cliente:

• Referencia de la factura de origen con la numeración correspondiente
• Fecha de emisión
• Concepto o motivo por el que se realiza
• Importe total
• Monto de disminución (si se generará una nueva factura)
• Información del cliente como datos de teléfono, nombre completo, documento de identidad
• Información de la empresa que emite la factura (nombre completo, NIT, razón social, ciudad de la oficina, número de teléfono).

Nota importante: la información diligenciada en la nota crédito deberá ser la misma que se diligenció en la factura a anular y adicionalmente debe tener la razón por la cual se anula la factura.

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