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Nota Crédito: ¿Qué es? y ¿cuándo emitirla?
Tener el control de las notas crédito es de suma importancia para la empresa, tanto como si se tratara de cualquier otro documento contable. En este artículo te contaremos sobre qué es y cómo emitirla.
La nota crédito en contabilidad es el documento que se realiza con el fin de anular las facturas debido a que la ley establece que las facturas realizadas no se podrán eliminar bajo ninguna circunstancia, de este modo cuando una factura tiene un error, se crea este comprobante por el valor de la factura en negativo.
Lee aquí todo lo que debes saber sobre qué es una factura.
Dato curioso: se pueden emitir varias notas de crédito de una misma factura, pues legalmente se puede realizar, lo único es en cada nota especificar el motivo de realización.
Una avanzada herramienta de facturación debe incluir las notas crédito, ¿por qué no hacerlo con nuestro software en la nube?
¿Quién debe emitir una nota crédito?
La realización de este comprobante de compraventa debe estar en manos de los vendedores o de la empresa que presta el servicio o comercializa un producto: e irá dirigida al cliente que solicitó devolución o cambios de la factura.
¿Qué conlleva una nota crédito en la contabilidad?
Este tipo de comprobante luego de ser emitido, deberá ser enviado al cliente con una copia de la factura, para asegurar la devolución de dinero si es que este alcanzó a pagar una parte o en su totalidad. En algunas ocasiones, no se hace devoluciones del dinero, si no se le ofrece al cliente un bono redimible o descuentos para futuras compras.
En este sentido, la emisión de una nota crédito generará en la mayoría de los casos un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso es importante dentro de una empresa, porque es la constancia en la contabilidad que el dinero ha sido devuelto al cliente.
El comprobante pasa a convertirse en un saldo positivo para el cliente, ya que recibe algo (dinero o regalo) por parte de la empresa que presta el servicio o producto.
¿Cuándo emitir una nota crédito?
Para realizar una nota crédito debe ser porque una factura presenta las siguientes situaciones:
- Se emitió una factura por error.
- Se realizó un descuento luego de realizar la factura.
- El cliente ya no pagará dicha factura.
- Corregir datos, valores o información diligenciada en la factura
- Devoluciones del cliente por inconformidad
- Diferencia del precio real y el importe cobrado
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¿Qué debe llevar una nota crédito?
Este tipo de documentos debe llevar los siguientes datos para que sea válido tanto para el empresario como para el cliente:
- Referencia de la factura de origen con la numeración correspondiente
- Fecha de emisión
- Concepto o motivo por el que se realiza
- Importe total
- Monto de disminución (si se generará una nueva factura)
- Información del cliente como datos de teléfono, nombre completo, documento de identidad
- Información de la empresa que emite la factura (nombre completo, NIT, razón social, ciudad de la oficina, número de teléfono).
Nota importante: la información diligenciada en la nota crédito deberá ser la misma que se diligenció en la factura a anular y adicionalmente debe tener la razón por la cual se anula la factura.
¿Por qué hacer notas créditos con Siigo?
Muchos de nuestros usuarios nos han escogido por la avanzada herramienta de facturación que trae nuestros software, y porque dentro de esta se encuentra la herramienta de notas créditos.
Adicionalmente, nuestros clientes opinan que Siigo Nube es:
- Plataforma intuitiva
- Un buen costo versus beneficio
- Capacitación constante
- Herramientas completas para la gestión empresarial
- Soporte ilimitado sin costo adicional
- Respaldo de la información en la nube
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Si estás en búsqueda de más términos contables te invitamos a que ingreses a nuestro glosario para estar al tanto de más artículos.
Escrito por el Consejo de Redacción de Siigo
En este artículo participaron los periodistas de nuestro Consejo de Redacción Siigo y expertos financieros que nos explicaron cuál es la información que podría transformar tu vida.
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6/13/2023
Hola me gustaría saber si realizó una nota crédito a un cliente por error en los datos esa nota crédito afecta de alguna manera al cliente?
12/17/2022
Buen dia
Me generaron una factura electronica con error en retenciones y me enviaron la nota credito inmediatamente, la pregunta es, a esta factura hay que darle recepción en la plataforma y generar reclamo o no es necesario ya que tiene su nota.
Gracias
12/21/2022
Hola Ronald, un gusto saludarte, en atención a tu pregunta, sí debes recibirla pero no hay que generar reclamo porque ya tiene la nota correspondiente.
Gracias por comunicarte con nosotros
10/12/2022
Cordial saludo.
¿En qué casos las notas crédito deben registrarse afectando la cuenta 4175? ¿Es posible registrar notas crédito reversando la cuenta del ingreso donde se afectó la facturación inicial, sea o no una devolución? Gracias.
10/20/2022
Hola Iván un gusto saludarte, en atención a tu pregunta la cuenta 4175 por lo general registra el valor de todas la devoluciones realizadas por el ente económico y la cuenta del ingreso únicamente se debita cuando hay cancelación de saldos por cierre de ejercicio. Por esta razón, cada que se hace una devolución se afecta la cuenta 4175.
Gracias por comunicarte con nosotros
9/27/2022
Buen día
Por favor me pueden ayudar con la siguiente pregunta realice un nota crédito para anular una factura electrónica, pero la nota crédito en los datos del cliente quedo con responsabilidad de IVA y en la factura el cliente no aplica para IVA, será que por ese error la nota crédito no es valida. gracias
10/20/2022
Hola Yuri, un gusto saludarte en atención a tu pregunta debes corregir los datos del cliente para reenviarla y que quede con la responsabilidad adecuada, esto no te acarrea sanciones o inconvenientes.
Gracias por comunicarte con nosotros
9/23/2022
Hola buenos días me gustaría que me ayudaran, se realizo una compra de dos productos y se pago por banco el día de enviar me dicen que no hay uno de los productos y me enviaron una nota crédito para la devolución pero no devolvieron dinero si no que se cambio por otros productos del mismo precio generaron una nueva factura por ese producto como contabilizo eso
12/21/2022
Hola, Ximena un gusto saludarte, en atención a tu pregunta debes generar una devolución en compras quitando el producto que inicialmente se adquirió y registrando en el sistema una nueva compra con la nueva factura y el producto.
Gracias por comunicarte con nosotros
4/25/2022
Buenas noches, su ayuda, en el mes de Diciembre se realizó una venta-exportación, sin embargo por problemas con el producto según informan no nos van a pagar toda la factura, Se va a realizar nota de crédito en el mes de abril, pero quisiera conocer si el mes de abril se va a reportar la nota de crédito en la declaración de impuesto, como quedaría en el formulario ya que en este mes no se realizó exportación o venta.
9/1/2022
Saludos, Nadia
Independientemente de la fecha en la que se hizo la exportación, es válido realizar la nota de crédito en el mes de abril con el fin de hacer la recuperación de los impuestos pagados en el mes de diciembre si hubiere lugar a ello.
Gracias por leernos.
9/1/2021
buenas noches quisiera que me orientara en algo lo que pasa es que en el mes de julio realice una factura y genere una nota credito de la devolucion total del producto en agosto y ese mismo dia que genere la nota credito presente el impuesto de retencion en la fuente formulario 350 correspondiente al mes de julio, quisiera saber si hay algun inconveniente
3/29/2022
Hola, Oney
No ha ningún inconveniente en lo que respecta al mes de julio. Lo que va a pasar cuando realices la declaración de agosto, es que vas a tener una disminución en el valor de los ingresos por el valor de la nota crédito correspondiente a la factura del mes inmediatamente anterior. A nivel de sanciones o impuestos, no hay ningún efecto.
Gracias por leernos.
7/12/2021
Cordial saludo. Situación: Fecha de factura junio 2021. Se requiere realizar nota crédito parcial a la facura.
Pregunta: Estamos en Julio 2021. Con qué fecha se elabora la Nota crédito.???
Gracias…
10/8/2021
Hola Roberto, muchas gracias por escribirnos. La fecha de la nota de crédito debe corresponder al momento en que te notificaron la devolución parcial de tu bien o servicio.
7/11/2021
Hicimos una factura a un cliente pero nos equivocamos en el valor del producto , cobramos de mas, como podemos hacer una nota crédito al cliente sin afectar el saldo de los inventarios?, como les comento queremos ajustar solo el valor ya que el cliente se queda con el producto.
10/8/2021
Hola Jairo, es un gusto saludarte. En este caso, la solución es realizar un comprobante contable donde afectes la cuenta del ingreso y la cuenta por cobrar del cliente. Esto con el objetivo de disminuir el valor registrado en la factura de venta y que no afecte el inventario.
7/2/2021
buenos dias, a las notas credito se les debe colocar la misma resolucion de facturacion. electronica
11/11/2021
Hola Angelica, un gusto saludarte, en atención a tu pregunta, estas notas crédito deben tener un resolución de Facturación propia ante la DIAN para generar notas crédito.
Gracias por comunicarte con nosotros.
7/1/2021
Al generar una nota crédito me dicen que según concepto de la DIAN, no se debe incluir las retenciones, pero eso me ocasiona una diferencia entre la factura y la nota crédito, algunas empresas no me las aceptan por esta razón, en que concepto de la DIAN se encuentra esta información para podérsela copiar a los clientes. gracias
11/11/2021
Hola Jonathan, te invitamos a revisar la Resolución DIAN 0083 del 27 de noviembre de 2019, donde encontrarás información sobre este tema.
4/27/2021
Hola quiciera saber es que hice una nota crédito de una factura porque tuve un error hice la nota crédito por el valor real de la factura me dicen que con esa nota crédito anule la primera factura pero por un valor menor que pasa con el resto
4/28/2021
Hola Lorena, en atención a tu pregunta te contamos que primero debiste hacer la nota crédito por el valor total de la factura que quedó errónea y después elaborar una nueva factura por el valor real; teniendo en cuenta lo anterior, tal como lo hiciste vas a tener un saldo a favor cargado a una nota crédito. Te sugerimos revisar este procedimiento con tu contador con le fin de validar si realizan un ajuste contable y elaboran la nueva factura por el monto real.
Gracias por comunicarte con nosotros
4/7/2021
Buenas tardes, tengo una pregunta, si para el mes de noviembre envié una factura a mi cliente y por x o y razón el nunca la contabilizó, me di cuenta que no lo hizo cuando en marzo solicite el certificado de retención en la fuente, se puede realizar una nota crédito, y realizar otra factura nueva entendiendo que ya es un año gravable diferente. Quedo atenta a su ayuda.
8/9/2021
Hola Carolina un gusto saludarte, en atención a tu pregunta sí puedes realizar una nota crédito de la factura y generar una nueva a tu cliente, es importante que le informes a tu cliente para que sepa que vas a emitir una nota crédito y expedirás una nueva factura.
Gracias por comunicarte con nosotros.
4/7/2021
Hola buenas, tengo una consulta y quisiera que me asesoraran. cuando un cliente abona una parte del total de la deuda es correcto hacer una nota crédito y un recibo de caja? ¿O que documentos debo realizar?
8/9/2021
Hola Sary. El recibo de caja lo debes hacer en el momento en que el cliente te realiza el abono. Luego debes validar directamente con el cliente si te va a pagar el saldo y a cuánto tiempo. Si dice que lo no paga, deberás efectuar una nota de crédito por el valor de dicho saldo.
4/6/2021
Hola, una pregunta, ¿Qué documento puedo hacer después de emitir una nota crédito? Por ejemplo, cuando un cliente cancela una parte del dinero total de la deuda emito una nota crédito, ¿puedo realizar recibo de caja por el dinero entra?
8/9/2021
Hola Sary, muchas gracias por escribirnos. Sí puedes elaborar un recibo de caja, pero debes tener en cuenta lo siguiente: si la nota de crédito se hizo de manera parcial, sí es pertinente elaborar la nota de crédito; pero si la nota se hizo por el total de la factura, lo mejor es que hagas una nueva factura de venta para registrar el ingreso del dinero.
3/27/2021
BUENAS DIAS
¿ Si hago notas créditos que consecuencias hay ante la DIAN o no tengo ningún problema parafiscal? ¿ cual es el plazo para hacer una nota crédito? ¿Cuánto es el valor por cada factura en su programa de facturación?
Gracias…
3/29/2021
Hola Mary Hacer las notas crédito no tiene ninguna consecuencia ante la DIAN, este documento permite devolver total o parcialmente un bien o servicio facturado o en su defecto el valor de la factura, lo cual no tiene implicaciones parafiscales, el efecto se ve reflejado en la declaración de tus impuesto como IVA y retenciones. En cuanto a los plazos no existe uno determinado, sin embargo, debes tener en cuenta que la aprobación de una factura por parte del cliente es de 48 para que su debida aceptación.
Gracias por comunicarte con nosotros
3/18/2021
Hola
yo quisiera saber porque no se devuelve efectivo y se hace una nota de crédito
7/26/2021
Hola Milagros, es un gusto saludarte. La entrega al cliente de una nota de crédito no implica que no se le devolverá el dinero. En los casos donde aplique un reembolso total o parcial, el vendedor podrá hacer dicho reembolso en forma de dinero, o de bonos o descuentos para futuras compras. La nota de crédito es un soporte que respalda dicha devolución y sirve para dejar constancia de que fue necesario anular la factura o hacerle alguna corrección.
3/2/2021
Si un cliente no me ha pagado una cuenta que documento debo enviarle.
7/12/2021
Hola Leydi, muchas gracias por tu pregunta. Si ya emitiste la cuenta de cobro o factura de venta correspondiente y tu cliente no ha realizado el pago, puedes anexar un estado de cuenta indicando la factura y el valor de dicha factura, y solicitar allí mismo el pago correspondiente.
12/1/2020
buen dia, la nota credito debe ir en valores negativos, o se entiende que resta solo por ser nota credito
12/17/2020
Hola Ana, gracias por comunicarte con nosotros
En atención a tu pregunta, te contamos que la función de la nota crédito es anular o reversar lo registrado en la factura de venta, por ende, no es necesario que lleve valores negativos.
11/11/2020
Las notas crédito y débito requieren resolución de facturación ?
11/12/2020
Hola Franco, en atención a tu pregunta, no, no requiere resolución, sin embargo al momento de elaborar dichos documentos es importante asociar el número de la factura electrónica a la cual se le aplicará la nota debito o crédito correspondiente, junto con su respectivo CUFE.
Gracias por comunicarte con nosotros.
10/28/2020
Buenos días, quisiera preguntar cual es el área encargada dentro de una empresa de emitir las notas créditos, es el área financiera, o el departamento de ventas o cual otro?, muchas gracias.
11/5/2020
Hola Oscar, en respuesta a tu pregunta, el área de contabilidad o financiera es la encargada de realizar este proceso, porque es la que genera, expide y valida la factura de venta.
Gracias por comunicarte con nosotros. Esperamos que la información brindada sea de tu ayuda.
6/30/2020
Compré por una página de internet llamada compra gamer y me dieron una nota de crédito y luego me llegó una factura como que me daban otra cosa mejor y en la alguna el seguimiento me aparece que me van a dar otra cosa que pasa con la nota de. Crédito cuando se me vence ?me van a dar mis cosas ?
7/3/2020
Hola Alejo,
Si te dieron la nota crédito tienes que revisar que te colocaron en la descripción de la nota crédito ya que en ella te pudieron haber estipulado que te hacían cambio de producto y por eso te emitieron una nueva factura, lo mejor es que verifiques directamente con la entidad para saber cual fue el cambio. Tienes 48 horas para aprobar o rechazar una nota crédito, después de este tiempo se da por aprobada.
Gracias por escribirnos.
6/22/2020
Hola,
A mi cliente le estoy vendiendo producto pero por su buena compra en algunos momentos le ofrezco el producto como regalo, estoy realizando la nota de crédito ya que no me tiene que pagar la factura es correcto hacer una nota de crédito?
8/12/2020
Hola Kathy
No deberías realizar una nota crédito, porque el cliente no te esta haciendo ni una devolución ni una anulación de ningún producto, te sugerimos que hagas una nota contable o en el caso de que uses Siigo Nube una nota de ajuste de inventario.
Gracias por tu consulta.
6/14/2020
Muy buenos días, quisiera que me ayudaran a contabilizar el siguiente ejercicio…Se recibe nota credito por valor de $400 millones del comité pro creación del municipio y que habían sido recaudados en festivales y bailes que con dicho fin se organizaron.
6/17/2020
Hola Sandra
Deberás afectar tu cuenta de ingreso por la naturaleza contraria a la cual se origino la venta y por el valor de los $400 millones y afectar el valor de caja o bancos respectivo y las cuentas de impuestos.
Gracias por tu consulta
5/11/2020
Buenas tardes, he realizado y enviado una nota de crédito por un valor parcial a un cliente por error, como puedo hacer para revertir este error?
6/9/2020
Hola Carolina,
En este caso es necesario hacer una nota débito a la misma factura, es importante recordar que los documentos electrónicos no se pueden borrar o anular, una vez se hace la factura para restar se hace la nota crédito y para sumar la nota débito, esta es la metodología.
Gracias por tu consulta
3/17/2020
Gracias por su excelente trabajo al entregarnos esta informacion
3/18/2020
¡con gusto Pedro!
Laura Amaya
6/20/2023
Hola, Fernanda un gusto saludarte. En atención a tu pregunta, sí tiene afectación dado que cambia el valor que el cliente pagó y adicionalmente se le notifica. Si quieres reversar dicha nota debe realizar una nota débito con el nuevo valor y o elaborar una factura desde cero.
Gracias por comunicarte con nosotros.