¿No sabes cómo generar una factura electrónica? Aquí te mostramos ejemplos

En el panorama empresarial actual, la factura electrónica es mucho más que un simple documento. Es una herramienta esencial que respalda tus transacciones comerciales de forma eficiente y segura, contribuyendo al éxito y la organización de tu empresa.

Al ser un archivo digital que cumple con todos los requisitos legales y fiscales, la factura electrónica ofrece trazabilidad y transparencia en cada operación. En este artículo, te contaremos cómo hacerla sin morir en el intento.

Conoce la estructura general de una factura electrónica

Para que tu proceso de facturación sea exitoso, es necesario, primero, conocer cuáles son los elementos que sí o sí deben tener tus comprobantes electrónicos:

1. Número consecutivo o serie de la factura:

Para garantizar el control y la integridad de tus transacciones, cada factura electrónica cuenta con una serie única. Esta serie, que puede ser alfanumérica, numérica o solo con letras, permite llevar un historial ordenado y secuencial de cada documento emitido.

Es crucial que esta serie se asigne de forma automática y nunca se repita, asegurando así la trazabilidad y la validez de cada factura electrónica en todo momento.

2. Fecha de emisión

Indica el día en que se emitió el documento. Esta fecha es importante para establecer la validez y la temporalidad de la transacción comercial registrada en la factura.

Además, la fecha de emisión también sirve para cumplir con los plazos establecidos para la emisión de facturas. Esta fecha debe ser clara y precisa, además de coincidir con el momento en que se realizó la compra correspondiente.

3. Datos del emisor y receptor

En toda factura electrónica, estos elementos son cruciales para identificar a las partes de la transacción. Tanto quien emite como quien recibe deben incluir su nombre o razón social, número de identificación fiscal y dirección. Esto garantiza que el documento se genere y reciba correctamente.

Estos no solo son un requisito, sino que también facilitan la comunicación efectiva entre ambas partes. Es vital verificar que esta información sea precisa y esté siempre actualizada en cada factura. Así se asegura la validez y transparencia de toda operación comercial.

4. Tipo de factura y concepto

Existen diferentes clases de facturas electrónicas que se pueden utilizar según las necesidades y características de cada transacción. Conocer el tipo de factura adecuado a emitir es importante, ya que cada uno cumple con requisitos específicos y se adapta a distintas situaciones comerciales.

Por otro lado, el concepto de la factura electrónica no solo cumple con los requisitos normativos, sino que también ofrece beneficios adicionales en términos de organización y agilidad en la gestión de facturación.

5. Importes y método de pago

Estos incluyen el subtotal de la factura, los impuestos aplicables, los descuentos y el total a pagar. Cada uno de estos conceptos debe estar desglosado para que el receptor de la factura pueda tener mayor claridad sobre el costo total de la transacción.

En cuanto al método de pago, este debe ser especificado en la factura electrónica para indicar cómo se pagó por los bienes o servicios. Puede ser mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito, efectivo, entre otros. Cuando el método de pago está claramente indicado, facilita el proceso por parte del cliente y garantiza la correcta recepción de los fondos por parte del emisor.

La claridad en estos aspectos contribuye a una mejor comprensión y fluidez en el proceso de facturación electrónica, asegurando una experiencia satisfactoria tanto para el emisor como para el receptor.

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Fecha de vencimiento y observaciones

La fecha de vencimiento es un elemento crucial en una factura electrónica, ya que establece el plazo límite para realizar la transacción correspondiente. Esta fecha debe ser clara y estar especificada para evitar posibles retrasos en el pago.

En cuanto a las observaciones, este campo admite información adicional relevante para la transacción, como instrucciones especiales, aclaraciones sobre los productos o servicios facturados y cualquier otro detalle que se considere importante. Las observaciones pueden ser útiles para aclarar dudas y proporcionar contenido adicional.

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Datos que debe suministrar el comprador al pedir factura electrónica

Para que un comprador en Colombia pueda recibir su factura electrónica, es esencial que le brinde al vendedor el nombre completo o razón social, NIT, correo electrónico, etc.

Recordemos que el vendedor solo necesita estos datos básicos. No debe exigir información adicional como el RUT completo o la cédula del representante legal. La normativa de la DIAN es clara al respecto: con estos pocos datos es suficiente para emitir y validar correctamente la factura electrónica. Si la factura es requerida para fines fiscales (como soporte de costos o deducciones), el comprador debe asegurarse de que se le emita y reciba correctamente.

 

5 ejemplos de facturas electrónicas

Te mostramos los ejemplos de facturas más comunes para que las conozcas detalladamente:

Factura electrónica básica

Es un documento digital que cumple con los requisitos normativos para respaldar una transacción comercial. Facilita una gestión eficiente y segura de las facturas, brindando trazabilidad y transparencia en las operaciones comerciales.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Genera facturas electrónicas en cuestión de segundos en una interfaz intuitiva y sencilla, enviando y recibiendo comprobantes electrónicos que se guardan en línea. Podrás dar seguimiento al estado de tus facturas a través del envío y recepción de comprobantes DIAN, aprovechando al máximo la funcionalidad en la Nube para que tu software se sincronice automáticamente con la plataforma de esta entidad.

Factura Proforma

La factura proforma tiene una estructura bastante excepcional y podría caracterizarse como un documento informativo no contable. Si bien brinda información sobre cuánto podría llegar a costar un producto o servicio, no constituye un título valor contable; es decir, que no tiene ningún valor para efectos financieros; en otras palabras, la factura proforma oscila entre una propuesta comercial, un borrador de factura o un ejemplo de oferta.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Actualmente, Siigo no cuenta con esa funcionalidad específica. Sin embargo, te ofrecemos la opción de Remisión.

La Remisión es un documento clave que soporta la entrega física de mercancías al cliente. Indica las cantidades que han salido de tu inventario y ya fueron entregadas, aunque aún no se hayan facturado. Funciona como una confirmación de entrega y te ayuda a anticipar posibles errores, asegurando que la facturación posterior sea siempre correcta.

Factura Rectificativa

Como su palabra lo indica, sirve para rectificar una factura previa. En el concepto de esta cotización se detalla cuál es la corrección y en dónde se cometió el error, con el fin de generar información acertada en futuros balances.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Todo el trámite de verificación de errores de una factura se realiza a través de Nota Crédito, que es el documento con el que puedes corregir o anular facturas previamente emitidas.

Una Nota Crédito, en su versión electrónica, te permite revertir o registrar devoluciones, descuentos/rebajas de las facturas electrónicas; la contabilización se realiza tanto en valores como en cantidades.

Ticket

El Ticket se entrega a un particular, mientras que la factura se da a los profesionales autónomos o empresas. Por ese motivo, en el Ticket, solo encontraremos los datos identificativos del emisor, mientras que en la factura deben aparecer tanto los del emisor como los del receptor.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

En nuestro Sistema POS, el cliente encuentra una funcionalidad que se denomina Comprobante POS, y funciona solo para registrar otros ingresos diferentes a ventas.

Factura POS vs. Factura electrónica: entendiendo sus diferencias

Factura Recapitulativa

Con la funcionalidad Comprobante POS, disponible en nuestro Sistema POS, puedes registrar ingresos que no provienen de ventas directas.

Este comprobante te facilita el recapitular varias facturas en un solo archivo. Sin embargo, para que sea válido, es necesario anular las facturas previas que agrupa y la recapitulación no debe superar un mes. Además, debe describir en detalle todas las transacciones incluidas. Este tipo de comprobante es crucial, ya que soporta grandes transacciones en un solo archivo, facilitando tus labores. Ten en cuenta que todas las facturas consolidadas deben estar emitidas a la misma empresa o persona.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Si hay errores en una factura, la ley exige anularla con una Nota Crédito Electrónica y refacturar. Esto implica volver a crear el documento de manera electrónica con los datos correctos del tercero.

Para simplificar este proceso y evitar que tengas que digitar todo nuevamente, te sugerimos emitir la factura electrónica y luego corregirla. Para casos donde las facturas de venta se crean periódicamente, afectando al mismo cliente y con los mismos productos o servicios, contamos con la funcionalidad de facturación recurrente. Esto facilita tu administración y te ahorra tiempo.

Ahora, ya sabes cómo se generan y emiten las facturas electrónicas, así como los diferentes tipos que existen. Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para ti y des el salto a la era del software de facturación electrónica, mientras cumples con lo establecido por la DIAN.