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Formato de nómina: lo que debes incluir y herramientas para generarlo

Mes a mes las empresas deben preocuparse por pagar el sueldo a sus empleados, así que buscan un formato de nómina de pago que calcule el valor total a pagar y los descuentos que deben hacer por ley. Según el Código Sustantivo del Trabajo debes cumplir con los lineamientos de los artículos 186, 249, 307, entre otros donde se estipulan los derechos que tienen los trabajadores.

Los formatos de nómina suelen incluir secciones donde se muestra qué recibe un empleado a cambio de sus horas de trabajo. Con el fin de dar claridad al tema, te contamos que incluye el formato de nomina.

¿Qué incluye el formato de nómina?

Básicamente, el formato de nómina incluye 3 partes fundamentales:

• Devengado
• Deducciones
• Apropiaciones

Cada una de estas partes de la nómina está conformada por los conceptos que debes pagar a tu trabajador. Ten en cuenta que de acuerdo al tipo de contrato de trabajo y los ingresos del empleado se incluyen o no conceptos como fondo de solidaridad pensional o créditos de libranza.

Conoce los tipos de contratación en Colombia.

Salario devengado

Corresponde al valor total de los ingresos de tu trabajador según las fechas de pago acordadas, que puede ser quincenal o mensual. Para conocer el valor total de los ingresos se incluyen los siguientes conceptos:

• Sueldo básico
• Horas extras
• Recargos nocturnos
• Recargos dominicales y festivos
• Comisiones
• Auxilio transporte

El cálculo de estos elementos arrojará el total del salario devengado y será el valor al que deberás restarle las deducciones en la nómina. Los conceptos como horas extras, recargos y comisiones varían de un empleado a otro.

Deducciones

Se trata de los descuentos que se deben realizar al total del salario devengado. Por ley tu trabajador aporta un 4% de los siguientes conceptos, el porcentaje restante lo debe asumir tu empresa.

• Salud
• Pensión

Según el sueldo devengado puede haber lugar para otras deducciones que se incluyen en el formato para nómina:

• Retención en la fuente
• Fondo de solidaridad pensional
• Créditos de libranza
• Otras deducciones

Apropiaciones

Las apropiaciones corresponden al pago que tu empresa debe asumir por los siguientes conceptos en la nómina que generes:

• Seguridad social: salud (8.5%), pensión (12%), ARL (en su totalidad).
• Aportes parafiscales: caja de compensación familiar, ICBF, SENA.
• Prestaciones sociales: vacaciones, cesantías, prima de servicios.

Puedes ampliar la información en: Que son los aportes parafiscales

El valor total de cada concepto varía según el tipo de contrato, el periodo a liquidar y el sueldo total devengado del trabajador. Las apropiaciones generalmente no se reflejan en el comprobante de nómina, pero es información base para tu empresa y que necesitas controlar para tener un orden sobre lo que pagas a tus empleados.

¿Cómo hacer un formato de nómina?

Utilizar plantillas de Excel

Esta es la opción elegida por aquellos empresarios que cuentan con un número pequeño de empleados.  Existen diferentes plantillas que se pueden descargar desde alguna página web y permiten gestionar la nómina de los empleados.

Las plantillas de Excel contienen fórmulas que generan los cálculos para conocer el salario total devengado y las deducciones; sin embargo, estos archivos suelen ser poco confiables si modificas o borras alguna fórmula o si tienes más de 10 empleados a tu cargo.

Generar tu nómina en Excel puede traerte más complicaciones ya que estos formatos no cuentan con un respaldo legal y no se actualizan automáticamente, por tanto, tu contador o tú deberán supervisar con detenimiento el registro de la información digitada.

Utilizar un software de nómina en la nube

Existen programas de nómina que automatizan las funciones de un archivo de Excel y te hacen el trabajo mucho más fácil. Esta es una herramienta bastante útil porque te permite agilizar el proceso de pago a tus empleados, tienes organizada la información, cuentas con un informe detallado de los pagos y guardas todo de manera segura.

El software en la nube te da la tranquilidad de tener la información actualizada con los cambios de ley, ya que hace los ajustes pertinentes para que dejes de preocuparte por adicionar nuevos campos o modificarlos. Además, con un software de nómina reduces los errores que pueden presentarse en un formato de Excel, ya que el programa hace los cálculos precisos.

Analiza las posibilidades que tienes y escoge la opción que te ahorre tiempo, te permita generar un formato de nómina sencillo y mejore los procesos de pago a tus empleados. Si escoges un software de nómina en lugar de un archivo de Excel busca un programa intuitivo y fácil de usar como Siigo.

¿Cómo entregar la nómina a los empleados?

Tus empleados tienen derecho a conocer el sueldo devengado y las deducciones correspondientes, por ello, debes entregarles un comprobante de nómina.

Como en los formatos de nómina, tienes modelos de comprobantes en Excel. Puedes convertirlos en formato PDF y enviarlos a tus empleados por correo electrónico.

Si utilizas un software para nómina los comprobantes se generan de manera automática y no tienes que buscar un modelo para generarlos. Desde el software tienes la opción de enviar los comprobantes por correo electrónico a tus empleados o imprimirlos cuando sea necesario.

Software de Siigo para generar tu nómina

Siigo Nube es un software preconfigurado que incluye los conceptos para el pago de nómina y se actualiza de acuerdo a las disposiciones de ley. Siigo Nube está diseñado para que liquides la nómina de tus empleados en 4 pasos, de esta manera ahorras tiempo en gestionar los pagos con la seguridad de tener los cálculos exactos:

• Selecciona empleados y novedades: crea listas y selecciona las personas que deseas incluir en la nómina.
• Define novedades especiales: ingresa por cada empleado la novedad que requieras: incapacidad, vacaciones u otra.
• Revisa tu nómina: verifica que las personas seleccionadas aparezcan en la nómina. Puedes ver el detalle de cada empleado.
• Genera tu nómina: genera desprendibles y realiza los pagos.

Te contamos como se liquidan las vacaciones ejemplo fácil y practico.

Para tu comodidad, desde el mismo software tienes la opción de realizar el pago electrónico de la nómina de tu empresa. Solo tienes que escoger el banco y diligenciar los datos que el programa te pide, de esta manera agilizas el pago a tus empleados, sin filas y sin complicaciones.

Al ser un software en la nube puedes liquidar la nómina desde cualquier computador y desde cualquier lugar con tu usuario y contraseña. Además, Siigo Nube te facilita otros procesos para que manejes con tranquilidad tu negocio:

• Crea diferentes tipos de contrato.
• Genera informes sobre los aportes a seguridad social o parafiscales de tus empleados.
• Liquida de manera sencilla la prima de servicios, cesantías y contrato de trabajo.

En conclusión, puedes liquidar la nómina de tus empleados en formato tradicional a través de una plantilla de Excel o de forma digital mediante un software de nómina que te permita llevar el control de tus pagos y realizar el proceso de manera mucho mas sencilla y rápida evitando los procesos operativos y brindando a tus empleados seguridad, transparencia, facilidad y una mejor experiencia.

Conoce las funcionalidades que te ofrece un software como el de Nómina Electrónica de Siigo para mejorar los procesos administrativos de tu negocio. Preocúpate solo por tomar decisiones que transformen tu vida y la de tus empleados, con Siigo tienes acompañamiento ilimitado siempre que lo necesites y una herramienta que te da la seguridad para realizar los procesos de pago de manera automatizada. Pagar el salario a tus empleados, ahora, es mucho más fácil.