Indicadores de inventarios: cuáles son, cómo calcularlos y para qué sirven

Un solo error en el control del inventario puede afectar toda la operación: generar compras innecesarias, aumentar los costos de almacenamiento, provocar faltantes, ocasionar pérdidas de ventas y, en última instancia, afectar la satisfacción de los clientes.

Para evitar estos escenarios, los indicadores de inventario o KPI de inventario son grandes aliados. Estas métricas permiten medir el comportamiento de las existencias, evaluar la eficiencia de su gestión y tomar decisiones más informadas sobre compras, almacenamiento y abastecimiento.

En este artículo te explicamos cuáles son los 7 principales indicadores de inventarios, cómo calcularlos, cómo interpretarlos y de qué manera pueden ayudarte a mejorar la gestión y la rentabilidad de tu negocio.

¿Qué son los indicadores de inventarios?

Los indicadores de inventarios son métricas que permiten medir y evaluar el desempeño de las existencias en aspectos clave como la rotación, la disponibilidad, los costos de almacenamiento y el nivel de servicio. Se calculan a partir de datos como las unidades disponibles, las entradas y salidas de productos en bodega y los tiempos de reposición.

Monitorearlos de forma constante permite controlar la mercancía, identificar qué productos deben reponerse y en qué cantidades, reducir costos y prevenir faltantes. Además, facilitan la toma de decisiones y ayudan a pasar de una gestión reactiva, basada en comprar cuando un producto se agota, a una planificación más estratégica de compras, promociones y abastecimiento.

En conjunto, los indicadores de inventarios contribuyen a mantener un equilibrio entre la disponibilidad de productos para los clientes y los recursos que la empresa destina a su gestión y almacenamiento.

Principales indicadores de inventarios

Existen diferentes indicadores para evaluar el comportamiento de tu inventario. La elección dependerá del tipo de negocio, la naturaleza de los productos y los objetivos de gestión.

A continuación, te explicamos las 7 métricas que pueden ayudarte a tener un mejor control de tu inventario.

1. Índice de rotación de inventarios

Mide cuántas veces se vende y se repone el inventario durante un período determinado, por ejemplo, un trimestre o un año.

Para calcularlo, se divide el costo de ventas, que corresponde al valor de los productos vendidos durante el período, entre el inventario promedio, obtenido al sumar el inventario inicial y el inventario final, y dividir el resultado entre dos.

• Rotación de inventarios = Costo de ventas ÷ Inventario promedio

Por ejemplo, una comercializadora de insumos de oficina registró un costo de ventas anual de $120.000.000 y un inventario promedio de $20.000.000.

Rotación de inventarios = 120.000.000 ÷ 20.000.000 = 6 veces al año

Esto significa que, en promedio, el inventario de la empresa se renovó seis veces durante el año, es decir, aproximadamente una vez cada dos meses.

2. Días de inventario o permanencia

Este KPI muestra cuántos días, en promedio, permanece el inventario en bodega antes de venderse.

• Días de inventario = (Inventario promedio ÷ Costo de ventas) × Días del período

La cantidad de días del período puede variar. Usualmente se utilizan 365 días para un cálculo anual o 30 días para uno mensual.

Imaginemos, por ejemplo, que una empresa tiene un inventario promedio de $25.000.000 y un costo de ventas anual de $130.000.000. Al aplicar la fórmula, el resultado sería:

Días de inventario = (25.000.000 ÷ 130.000.000) × 365 = 70,1 días

Lo que significa que la mercancía permanece, en promedio, cerca de 70 días en bodega antes de ser vendida.

3. Exactitud del inventario

Se refiere al grado de coincidencia entre las existencias registradas en el sistema de gestión de inventarios o software administrativo y las unidades disponibles en el inventario físico.

• Exactitud del inventario (%) = (Unidades correctas ÷ Total de unidades verificadas) × 100

Las unidades correctas corresponden a los productos cuyo saldo físico coincide con el registrado en el sistema, mientras que el total de unidades verificadas corresponde a la cantidad de referencias revisadas durante el conteo.

Ejemplo

Durante un conteo físico, una empresa revisa 300 referencias y encuentra que 280 coinciden exactamente con los registros del sistema.

Exactitud del inventario = (280 ÷ 300) × 100 = 93 %

Es decir que el 93 % de las referencias coincide con la información registrada en el sistema. El 7 % restante debe analizarse para identificar posibles errores de registro, pérdidas, daños o movimientos que no fueron reportados oportunamente.

4. Costo de mantenimiento de inventario

Es el costo total asociado al almacenamiento, conservación y gestión de las existencias durante un período determinado. Puede incluir conceptos como arriendo de bodega, equipos, servicios públicos, salarios del personal de logística, seguros, impuestos, mermas y obsolescencia.

La fórmula más utilizada para calcular este KPI es:

• Costo de mantenimiento (%) = (Costo de mantenimiento del período ÷ Valor promedio del inventario) × 100

5. Nivel de servicio y OTIF

El nivel de servicio evalúa la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de sus clientes con los productos disponibles. Es uno de los indicadores más relevantes en sectores como el comercio electrónico (e-commerce).

Puede calcularse de distintas maneras, según el tipo de operación. Una de las más utilizadas es la tasa de cumplimiento de pedidos, que muestra qué proporción de los pedidos recibidos se atiende de manera completa.

• Nivel de servicio (%) = (Pedidos atendidos completamente ÷ Total de pedidos recibidos) x 100

El OTIF (On Time In Full) es una métrica específica del nivel de servicio. Mide qué porcentaje de pedidos se entrega completo y dentro del plazo acordado con el cliente.

• OTIF (%) = (Pedidos entregados a tiempo y completos ÷ Total de pedidos entregados) × 100

Supongamos que una empresa recibió 500 pedidos y que 430 fueron entregados completos y dentro del plazo establecido.

OTIF (%) = (430 ÷ 500) × 100 = 86 %

Esto demuestra que el 86 % de los pedidos cumplió con las condiciones acordadas de tiempo y cantidad, mientras que el 14 % restante presentó retrasos, entregas incompletas o ambas situaciones.

6. Quiebres de stock

Indica cuándo un producto no está disponible para atender la demanda de los clientes. Este indicador puede calcularse como el porcentaje de referencias que estuvieron agotadas durante un período determinado.

• Tasa de quiebre de stock (%) = (Referencias con quiebre de stock ÷ Total de referencias evaluadas) × 100

En una empresa, por ejemplo, se evalúan 300 referencias y se detecta que 24 presentaron al menos un quiebre de stock durante el mes. En ese caso, la fórmula se aplica de la siguiente manera:

Tasa de quiebre de stock = (24 ÷ 300) x 100 = 8 %

Quiere decir que el 8 % de las referencias evaluadas presentó problemas de disponibilidad durante el período analizado.

7. Stock muerto o inventario obsoleto

Se refiere a los productos que han perdido valor comercial debido a vencimiento, daño, deterioro o cambios en la demanda del mercado, y que no registran movimientos durante un período prolongado, por ejemplo, más de 180 días.

• Porcentaje de stock muerto (%) = (Valor del inventario obsoleto ÷ Valor total del inventario) x 100

Ejemplo

Una empresa tiene un inventario total de $100.000.000, de los cuales $8.000.000 corresponden a mercancía descontinuada o dañada.

Porcentaje de stock muerto (%) = (8.000.000 ÷ 100.000.000) x 100 = 8 %

En este caso, el 8 % del inventario corresponde a productos obsoletos o con baja probabilidad de venta, lo que puede generar costos de almacenamiento y afectar la rentabilidad del negocio.

¿Cómo interpretar los indicadores de inventarios?

Calcular los indicadores es solo el primer paso. Para que realmente aporten valor, es necesario analizar los resultados teniendo en cuenta las características del negocio y factores como el sector, el tipo de producto, la demanda, la estacionalidad y los tiempos de reposición. A partir de esta información, es posible comparar resultados con períodos anteriores, identificar desequilibrios, evaluar la eficiencia operativa y optimizar la gestión de los recursos.

¿Cómo interpretar un índice de rotación alto o bajo?

En la mayoría de los casos, una rotación alta puede indicar que el inventario se vende y se renueva con rapidez. Sin embargo, también puede ser una señal de que el stock es insuficiente para atender toda la demanda. Por el contrario, una rotación baja suele asociarse con exceso de inventario, capital inmovilizado y riesgo de obsolescencia. Esto puede deberse a compras excesivas, productos con baja demanda, efectos de la estacionalidad o estrategias comerciales que requieren ajustes.

¿Qué significa tener muchos días de inventario?

Este resultado indica que la empresa mantiene más mercancía de la necesaria para cubrir la demanda habitual. Como consecuencia, pueden aumentar los costos de almacenamiento y el riesgo de deterioro u obsolescencia. En general, se recomienda mantener los días de inventario ligeramente por encima del tiempo promedio de reposición.

¿Qué nivel de exactitud debe tener el inventario?

La meta debe definirse de acuerdo con las características y necesidades de cada negocio. Sin embargo, suele recomendarse mantener una exactitud superior al 95 %. Valores inferiores pueden indicar problemas de control, diferencias en los procesos de recepción y despacho, pérdidas de mercancía o inconsistencias en los registros del software de inventario.

¿Cómo identificar sobrestock y quiebres de stock?

Las principales señales de sobrestock son la acumulación de mercancía y el incremento de los días de inventario sin un crecimiento proporcional de las ventas. Por su parte, los quiebres de stock se presentan cuando la demanda no puede atenderse debido a la falta de existencias disponibles.

¿Cómo detectar inventario muerto u obsoleto?

Para identificar productos con riesgo de convertirse en inventario muerto, conviene analizar el tiempo transcurrido desde su última venta o movimiento, su nivel de rotación y el comportamiento de la demanda. Una práctica habitual consiste en establecer rangos de seguimiento, por ejemplo: 30 días (comportamiento normal), 90 días (punto de atención) y 180 días o más (riesgo de obsolescencia o acumulación innecesaria).

Considera también aspectos como el sector, el tipo de producto, la demanda, la estacionalidad y los plazos de reposición.

¿Cómo usar los indicadores de inventarios para tomar decisiones?

¿Qué debe incluir un reporte de inventario?

Un reporte de inventario reúne información sobre las existencias, sus movimientos y su valor durante un período determinado. Aunque su contenido puede variar según las necesidades de la empresa, es recomendable incluir datos como la ubicación o bodega, las entradas y salidas de mercancía, los ajustes de inventario y el costo unitario de los productos.

Esta información puede organizarse en diferentes tipos de reportes para facilitar el análisis y la toma de decisiones, entre ellos:

Reporte de existencias

Muestra la cantidad de unidades disponibles de cada producto en una fecha determinada. Al generarlo en Siigo Nube, es posible consultar el detalle por bodega, facilitando el control de existencias, la identificación de faltantes o sobrantes y la planificación de compras y ventas.

Reporte de movimientos de inventario

Detalla las entradas y salidas de productos durante un período determinado. Puede incluir compras, ventas, devoluciones, ajustes por conteos físicos y traslados entre bodegas.

En Siigo Nube, este reporte puede generarse por bodega y consultar información como categorías, fechas, productos, estado de los movimientos y existencias disponibles. Gracias a ello, es posible rastrear los cambios en el inventario, identificar diferencias y mantener un historial de los movimientos realizados.

Reporte de stock crítico

Permite identificar los productos que alcanzaron su nivel mínimo de existencias o el punto de reposición, alertando al área de compras sobre la necesidad de realizar nuevos pedidos.

Siigo Nube facilita la identificación de artículos con saldo cero o cantidades negativas, ayudando a tomar decisiones oportunas sobre abastecimiento y reposición.

Reporte de valoración de inventario

Muestra el valor total del inventario disponible en una fecha determinada, calculado según el método de valoración adoptado por la empresa, como PEPS o Promedio Ponderado, y de acuerdo con los criterios contables aplicables.

Al generarlo en Siigo Nube, es posible analizar el valor de las existencias, fortalecer el control del inventario y contar con información útil para la toma de decisiones financieras y operativas.

Indicadores de inventarios en Colombia: aspectos contables y fiscales

En Colombia, la gestión de inventarios también tiene implicaciones contables y fiscales. Además de controlar las cantidades disponibles, las empresas deben realizar una adecuada clasificación de inventarios, mantener registros confiables de sus existencias, determinar correctamente su costo y evaluar si corresponde reconocer pérdidas por deterioro de valor.

Las obligaciones y los criterios aplicables dependen del marco contable y de las disposiciones tributarias vigentes que correspondan a cada empresa. Por ello, es importante que la información operativa del inventario esté alineada con los registros contables y los soportes de compras, ventas y demás movimientos.

¿Cómo se relacionan los inventarios con las NIIF y la NIC 2?

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o International Financial Reporting Standards (IFRS, por sus siglas en inglés) establecen los criterios para la elaboración y presentación de los estados financieros. En Colombia, los marcos técnicos contables se encuentran incorporados a la normativa vigente mediante el Decreto 2420 de 2015 y sus modificaciones, entre otras disposiciones.

La NIC 2 (Inventarios) establece los principios para la medición, valoración y registro de los inventarios. También contempla la medición al menor valor entre el costo y el Valor Neto Realizable (VNR), las fórmulas de asignación del costo, como PEPS y Promedio Ponderado, y los criterios para reconocer deterioros cuando el valor en libros deja de ser recuperable.

Métodos de valoración de inventarios: PEPS y promedio ponderado

Los métodos de valoración permiten asignar un valor económico tanto a las unidades vendidas como a las que permanecen en inventario. Los más utilizados son:

• PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir): como su nombre lo indica, los primeros productos que ingresan al inventario son los primeros en venderse. En consecuencia, el costo de las unidades vendidas se determina con base en los costos más antiguos, mientras que el inventario final queda valorado con los costos más recientes.
• Promedio Ponderado: consiste en calcular un costo unitario promedio a partir del costo total de las unidades disponibles y la cantidad total de unidades. Es uno de los métodos más utilizados por su simplicidad y facilidad de aplicación.

¿Qué relación tienen los inventarios con la DIAN?

Los inventarios tienen una relación directa con las obligaciones tributarias de las empresas, ya que sus costos, movimientos y valoración pueden influir en la determinación de los resultados contables y fiscales.

Entre los aspectos que conviene revisar se encuentran la deducibilidad de mermas y faltantes, así como los soportes de compras y ventas. Además, los movimientos de entrada y salida de inventario deben estar respaldados por los documentos electrónicos correspondientes, garantizando la trazabilidad de los costos y de la información reportada a las autoridades tributarias.

Por esta razón, es recomendable mantener actualizados los registros de inventario, conservar los soportes de cada movimiento y revisar periódicamente la información. Estas tareas se facilitan mediante herramientas como Siigo Nube, que permiten centralizar las existencias, registrar movimientos y generar informes de inventario de acuerdo con las necesidades de cada negocio.

De esta manera, los indicadores de inventarios o KPIs no solo ayudan a controlar las existencias, sino también a mantener una información financiera más confiable, reducir costos innecesarios y mejorar la disponibilidad de productos para los clientes.