¿Qué es el recaudo de cartera en contabilidad?

Vender no siempre significa tener más dinero disponible. Cuando una empresa otorga plazos de pago a sus clientes, las ventas se convierten en cuentas por cobrar que deben gestionarse hasta su recaudo. Si esos pagos se retrasan, la cartera puede afectar el flujo de caja y limitar la capacidad del negocio para atender sus compromisos financieros y operativos.

En este artículo conocerás qué es el recaudo de cartera, cómo se genera, cuáles son sus principales indicadores y qué prácticas pueden ayudarte a optimizar este proceso para fortalecer la liquidez y la gestión financiera de tu empresa.

¿Cómo se genera la cartera en una empresa?

La cartera surge cuando una empresa vende un producto o presta un servicio y acuerda con el cliente un plazo para el pago, por ejemplo, 30, 60 o 90 días, en lugar de recibir el dinero de contado.

Al dar este crédito, se genera una cuenta por cobrar a favor de la empresa que, contablemente, se registra como un activo corriente. Mientras el cliente no realice el pago, ese saldo formará parte de la cartera del negocio.

Ejemplo práctico

Imagina que la empresa Suministros de Aburrá S.A.S. vende $10.000.000 en insumos de oficina a un cliente institucional el 1 de junio y acuerda un plazo de 30 días para el pago.

Ese mismo día se emite la factura electrónica y se entrega la mercancía. Aunque el dinero aún no ha ingresado a la cuenta bancaria, la empresa reconoce el ingreso y registra la cuenta por cobrar correspondiente.

Si el cliente paga dentro del plazo acordado, se registra el recaudo y la cuenta por cobrar queda cancelada. Si no lo hace, el valor pendiente pasa a formar parte de la cartera vencida y requiere una gestión de cobro.

Tipos de cartera en una empresa

Para gestionar el cobro de forma eficiente, es importante clasificar las cuentas por cobrar según su antigüedad y la probabilidad de recaudo.

• Cartera vigente: corresponde a las facturas que aún se encuentran dentro del plazo de pago acordado con el cliente.
• Cartera vencida: incluye las cuentas por cobrar que han superado la fecha de vencimiento. Generalmente, se clasifican por rangos de mora (por ejemplo, de 1 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días o más de 90 días) para definir las acciones de cobro más adecuadas.
• Cartera de difícil cobro: son saldos con un mayor riesgo de recuperación debido a situaciones como problemas financieros del cliente, largos periodos de mora o falta de respuesta a las gestiones de cobro.
• Cartera incobrable: aquellas cuentas sobre las que no se espera recuperar el dinero adeudado, ya sea por insolvencia comprobada del deudor, liquidación de la empresa o prescripción legal de la obligación.

Procedimiento de recaudo de cartera

Para evitar que las cuentas por cobrar se conviertan en un problema de liquidez, es importante contar con un proceso de recaudo bien definido. Estos son algunos pasos que pueden ayudarte a lograrlo:

1. Identifica y clasifica las cuentas por cobrar para conocer con precisión qué clientes tienen saldos pendientes, cuánto debe cada uno, cuáles son las facturas por cobrar y qué pagos están próximos a vencer.
2. Haz seguimiento a las fechas de pago. No esperes a que una factura venza para contactar al cliente. Enviar recordatorios unos días antes de la fecha límite puede ayudarte a reducir retrasos y mejorar las probabilidades de pago oportuno.
3. Gestiona la cartera vencida. Implementa acciones de cobranza como llamadas de seguimiento, acuerdos de pago o refinanciación de saldos. Para las cuentas con mayor antigüedad, define estrategias específicas según el nivel de riesgo y el valor adeudado.  Encuentra aquí tips de cómo cobrarles a tus clientes sin afectar la relación.
4. Registra y controla el recaudo tan pronto como el dinero ingrese a la cuenta bancaria. Esto permite mantener actualizados los saldos de los clientes y evitar inconsistencias en la información financiera.
5. Mide la efectividad del recaudo para identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones más acertadas sobre las políticas de crédito y cobranza.

Indicadores de recaudo de cartera

Medir el desempeño de tu cartera te ayuda a identificar problemas de liquidez, evaluar la efectividad de tu gestión de cobro y tomar decisiones oportunas para mejorar el flujo de caja. Algunos de los indicadores más utilizados son:

• Rotación de cartera

Mide cuántas veces, durante un período determinado, las cuentas por cobrar se convierten en efectivo.

Fórmula:
Rotación de cartera = Ventas a crédito ÷ Promedio de cuentas por cobrar

• Período medio de cobro (DSO)

Indica el número promedio de días que tarda tu empresa en recuperar las cuentas por cobrar.

Fórmula:
Período medio de cobro (días) = 365 ÷ Rotación de cartera

• Índice de retardo de cartera actual

Muestra qué porcentaje de la cartera total se encuentra en mora.

Fórmula:
Índice de cartera vencida = cartera vencida ÷ cartera total × 100

• Índice de recaudo de cartera vencida

Mide qué porcentaje de la cartera vencida se logró recuperar durante un período determinado.

Fórmula:
Índice de recaudo = valor recuperado de cartera vencida ÷ cartera vencida gestionada × 100

¿Cómo se registra la cartera en el Libro Mayor?

La cartera se reconoce como un activo financiero dentro del grupo de Cuentas por Cobrar (Deudores). Al momento de realizar una venta a crédito, se debita la cuenta de Clientes y se acreditan las cuentas de Ingresos, junto con los impuestos que correspondan según la operación.

Posteriormente, cuando el cliente realiza el pago, se debita la cuenta de Bancos o Caja y se acredita la cuenta de Clientes, disminuyendo el saldo de la cuenta por cobrar y reflejando el recaudo de la obligación.

¿Qué es el deterioro de cartera?

El deterioro de cartera corresponde a la pérdida de valor de las cuentas por cobrar cuando existe riesgo de que la empresa no pueda recuperar total o parcialmente el dinero adeudado.

Para su cálculo, se debe considerar la metodología definida por la empresa y el marco contable aplicable. En el caso de las NIIF para las Pymes (Sección 11), es necesario evaluar factores como la antigüedad de la cartera, el comportamiento histórico de pago, la situación financiera del cliente y cualquier otra información disponible que permita estimar el riesgo de incumplimiento.

¿Cartera y cuentas por cobrar son lo mismo?

Aunque suelen utilizarse como sinónimos, cartera y cuentas por cobrar no son exactamente lo mismo. Las cuentas por cobrar corresponden al conjunto de derechos de cobro que tiene una empresa frente a terceros, incluyendo clientes, empleados, proveedores, socios o entidades gubernamentales.

La cartera, por su parte, es una categoría dentro de las cuentas por cobrar y se refiere específicamente a los valores que los clientes adeudan por la venta de bienes o la prestación de servicios a crédito.

¿Cómo realizar el recaudo de cartera de mi empresa?

La clave está en automatizar la gestión del recaudo. Una herramienta como Siigo Nube puede facilitar este proceso al registrar y conciliar automáticamente en la contabilidad cada pago realizado, actualizar el estado de cuenta del cliente y ofrecer información oportuna sobre el flujo de tu empresa.

Además, con la funcionalidad de Siigo Pay, integrada en Siigo Nube, tus clientes pueden realizar pagos en línea y el recaudo puede reflejarse en el proceso contable, facilitando el control de los ingresos y la actualización de las cuentas por cobrar.

Así, empresarios y contadores pueden dedicar menos tiempo a buscar información dispersa o a cómo se hace un recibo de caja y más tiempo a analizar la cartera, priorizar las cuentas que requieren atención y tomar decisiones oportunas sobre el flujo de caja.