¿Cómo habilitar Nómina Electrónica en la DIAN? El paso a paso que necesitas

Si debes emitir nómina electrónica pero aun no sabes cómo hacerlo, este artículo es para ti; hemos preparado un paso a paso súper sencillo para que puedas habilitarte como emisor de nómina electrónica, cumplir con la ley y empezar a mejorar la experiencia de tus colaboradores.

Primero recordemos que la nómina electrónica es un documento digital que soporta el pago de los salarios y prestaciones sociales que haces a tus trabajadores, el cual debes emitir y reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Hace parte de la estrategia de transformación digital de la DIAN mediante la cual se busca mejorar el control fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de las empresas y personas, pero para empezar a emitir este tipo de documentos es necesario, primero habilitarse, sigue los pasos y empieza ahora:

1.    Regístrate en el Sistema de Facturación electrónica

Regístrate en el Sistema de Factura Electrónica (Sistema FE) de la DIAN, ingresando a la página web oficial y seleccionando la opción “Habilitación” en la sección Factura Electrónica. Luego completa los campos solicitados (tipo y número de identificación), el correo electrónico registrado en el RUT y el token de acceso que llega al correo. Si no se tienes el token, puedes solicitar uno nuevo.

2.    Elige la opción registro y habilitación

Una vez ingreses al Sistema de Factura Electrónica en el ambiente de habilitación, tienes varios módulos en el menú principal, entre ellos elige la opción “Registro y habilitación” y luego haz clic en “Documentos Electrónicos” para continuar con el proceso.

3.    Selecciona el módulo de nómina electrónica

Elige una de las opciones según el tipo de participante que seas, debes asociar el modo de operación para emitir la nómina electrónica, que puede ser a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN o mediante la solución gratuita que ofrece la entidad para emisores.

Debe ingresar al catálogo del Sistema Facturación Electrónica y seleccionar la opción “Asociar modo de operación”; luego elige el tipo de documento “Nómina electrónica” y el modo de operación deseado. Si seleccionas la solución gratuita, debes aceptar los términos y condiciones y firmar el contrato de prestación del servicio.

4.    Solicita el certificado digital

Solicita el certificado digital para firmar los documentos electrónicos, que es un requisito obligatorio para garantizar la autenticidad e integridad de la información. Para esto, se ingresa a la solución gratuita del Sistema Facturación Electrónica y selecciona la opción “Solicitar certificado digital”. Llena el formulario, luego adjunta una copia del documento de identidad. La DIAN verificará la información y enviará el certificado digital a tu correo electrónico registrado.

5.    Configura los parámetros generales

Configura los parámetros generales para emitir la nómina electrónica, como el tipo de documento, el prefijo, el rango numérico, la periodicidad, el tipo de moneda, entre otros. Para esto, se debes ingresar a la solución gratuita del Sistema Facturación Electrónica y seleccionar la opción “Configuraciones”. Se debe llenar el formulario con los datos requeridos y guardar los cambios.

6.    Genera y envía nómina electrónica

Generar y enviar la nómina electrónica a la DIAN, siguiendo el formato establecido por la resolución 000037 de 2021. Ingresa a la solución gratuita del Sistema Facturación Electrónica y seleccionar la opción “Generar nómina electrónica”. Llena el formulario con tus datos, los trabajadores, los conceptos de pago, las deducciones, las retenciones, entre otros; firma el documento con el certificado digital y envíalo a la DIAN. La entidad validará el documento y enviará una respuesta con el estado de aceptación o rechazo.

7.    Genera y envía notas ajuste

Generar y enviar las notas de ajuste para corregir o anular las nóminas electrónicas enviadas previamente, en caso de que se presenten errores o inconsistencias. Selecciona la opción “Generar nota de ajuste”; diligencia el formulario con los datos del documento original y los datos del documento de ajuste; firma el documento con el certificado digital y envíalo a la DIAN. Allí validarán el documento y enviarán una respuesta con el estado del mismo

Estos son los pasos básicos para habilitar la nómina electrónica en la DIAN mediante la solución gratuita. Sin embargo, existen otras opciones más cómodas y eficientes para emitir y reportar la nómina electrónica, como el software de Nómina Electrónica de Siigo que integra esta funcionalidad con otras herramientas para gestionar la contabilidad, los impuestos, las facturas, entre otros aspectos de tu negocio.

Si quieres conocer más sobre estas opciones, te invitamos a visitar nuestra página web y recibir tu asesoría gratis.

Esperamos que este artículo te haya sido útil y que puedas habilitar la nómina electrónica en la DIAN de forma exitosa. Recuerda que la nómina electrónica es una oportunidad para optimizar tus procesos, mejorar tu relación con tus trabajadores y contribuir al desarrollo del país.