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Liquidación de contrato de trabajo: qué es y cómo se calcula

La relación laboral con tus trabajadores puede terminar por diversas causas. En cualquier caso, es obligatorio cumplir con la liquidación del contrato de trabajo, un documento que garantiza pagar al antiguo colaborador lo que le corresponde.

En este artículo te contamos qué conceptos abarca, qué cálculos realizar y cuáles son las razones para terminar un contrato laboral en Colombia. Así, si estás liquidando un contrato o necesitas saber cómo hacerlo, tendrás una guía clara para hacerlo bien.

¿Qué se liquida en el contrato de trabajo?

Para quedar a paz y salvo con tu empleado, en la liquidación necesitas incluir, según el periodo trabajado:

Salarios adeudados

Al finalizar el contrato, debes pagar los días efectivamente laborados. Si la última quincena o el mes aún no se han pagado, ese valor debe ir en la liquidación.

Prestaciones sociales

Son los beneficios obligatorios que el trabajador debe recibir según el Código Sustantivo del Trabajo (CST), e incluyen:

• Vacaciones
• Cesantías
• Intereses sobre cesantías
• Prima de servicios

Si quieres aprender cómo se calculan las vacaciones en Colombia, no dejes de acceder a este artículo. ¡Te lo contamos todo!

Seguridad social

Considera los aportes a salud y pensión realizados mes a mes.

Por norma, la empresa paga el 8,5% de salud y el 12% de pensión; el trabajador aporta el 4% en cada uno, valor que se descuenta de su salario.

Parafiscales

Son las contribuciones obligatorias a la Caja de Compensación Familiar, ICBF (Bienestar Familiar) y SENA. La aplicación de estos aportes depende del salario y el tipo de contrato del trabajador. Aquí te compartimos un artículo completo en el que te contamos más sobre qué son los parafiscales.

Indemnizaciones

Este concepto solo se liquida en los siguientes casos:

• Despido sin justa causa del trabajador.
• Renuncia con causa imputable al empleador.
• Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del empleador.

La indemnización varía según el tipo de contrato (fijo o indefinido) y el salario devengado por el trabajador.

¿Cómo se calcula la liquidación del contrato de trabajo?

El cálculo debe abarcar el periodo comprendido desde el día en que se firmó el contrato hasta la fecha de su terminación. Los pasos a seguir son:

1. Calcula la suma de todo lo que se le debe al trabajador: sueldos, prestaciones proporcionales, horas extra y cualquier otro concepto que aplique según la norma y el contrato.
2. Resta los aportes a seguridad social, impuestos y otros descuentos autorizados.
3. Elabora la liquidación por escrito, detallando cada valor. Incluye cargo, fechas de ingreso y retiro.
4. Entrega el documento junto con el pago que corresponde, respetando los tiempos legales.
5. Registra la operación en la contabilidad de la empresa y cumple con los reportes a las entidades correspondientes.

Ejemplo

Una persona trabajó 210 días (del 1 de enero al 31 de julio), con sueldo de $1.423.500 y auxilio de transporte de $200.000. La liquidación laboral sería:

• Cesantías = (salario mensual × días trabajados) / 360
  (1.423.500 + 200.000) × 210/360 = $947.041
• Intereses sobre cesantías = (cesantías × días trabajados × 0.12) / 360
  (947.041 × 210 × 0,12)/360 = $66.292
• Vacaciones = (salario × días trabajados) / 720
  (1.423.500 × 210) / 720 = $415.187
• Prima de servicios = (días trabajados en el semestre × salario) / 360
  210 × 1.623.500 / 360 = $947.041

La prima se paga por semestres. Si ya se pagó la del primer semestre, en la liquidación solo se incluye la parte correspondiente al segundo.

Para los aportes de seguridad social y parafiscales se tienen en cuenta los porcentajes establecidos:

• Salud: 12%
• Pensión: 16%
• Caja de compensación: 4%
• ICBF: 3%
• SENA: 2%

Ahora bien, la liquidación de contrato puede ser compleja si la haces manualmente. Con un Software de Nómina Electrónica como el de Siigo puedes automatizar cálculos, generar soportes y enviar el documento soporte de nómina electrónica a la DIAN, cumpliendo fácilmente con la normativa.

No dejes de consultar nuestro artículo especial sobre cómo se liquida la prima.

¿Qué motivos existen para liquidar un contrato de trabajo?

El artículo 61 del Código Sustantivo del Trabajo establece las causas para terminar y liquidar un contrato, entre ellas:

• Finalización del contrato por obra o labor.
• Finalización por mutuo acuerdo.
• Finalización del plazo fijo pactado en el contrato de trabajo.
• Finalización por muerte del empleado.
• Finalización por decisión del empleado.
• Finalización por liquidación o cierre de la empresa.
• Finalización por suspensión de actividades del empleado durante más de 120 días.
• Finalización por sentencia ejecutoriada en contra del empleado.

Si el motivo se da por causas 5 o 6, como empleador debes solicitar un permiso para la terminación ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, e informar de este hecho a tu trabajador.

Conoce más detalles sobre el salario mínimo legal vigente en 2025.

¿Qué dice la ley sobre la liquidación?

La ley colombiana, a través del CST, señala que el empleador debe liquidar y pagar todas las acreencias laborales al terminar el contrato, sin importar el motivo (renuncia, despido, vencimiento de plazo, etc.).

Por eso, es clave que tengas claro qué es la liquidación y cómo hacerla correctamente: el trabajador puede revisar los valores y, si encuentra inconsistencias, iniciar acciones.

Para evitar errores y reprocesos, apóyate en herramientas especializadas como el software de Siigo, que te ayuda a liquidar contratos de trabajo de forma más sencilla, confiable y en cumplimiento de la normativa vigente.