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Liquidación de contrato de trabajo: qué es y cómo se calcula

La relación laboral con tus trabajadores puede terminar por diferentes causas y en cualquier caso debes cumplir con la liquidación de contrato de trabajo. Este documento debe cumplir con ciertos requisitos para pagarle a tu antiguo empleado lo que por Ley le corresponde.

Para que conozcas los aspectos que debes tener en cuenta al momento de hacer una liquidación laboral en Colombia, te contamos los conceptos que se deben incluir, qué cálculos realizar y los motivos que existen legalmente para dar por terminado un contrato. Si estas liquidando un contrato laboral o necesitas información sobre como liquidarlo quédate.

¿Qué es la liquidación de contrato de trabajo?

Se trata de un documento que debe diligenciar todo empleador al momento de terminar la relación laboral con su empleado. En otras palabras, este documento lo entrega la empresa a su empleado al momento de terminar el contrato laboral, sea cual sea el motivo.

¿Qué se liquida en el contrato de trabajo?

Para quedar a paz y salvo con tu empleado debes incluir los siguientes conceptos de acuerdo al periodo a liquidar.

Salarios adeudados

Al finalizar el contrato de trabajo debes pagar los días laborados por tu trabajador. Si al momento de la liquidación no se le ha hecho el pago del mes o la quincena ésta debe incluirse en la liquidación.

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son los beneficios que debe recibir tu trabajador de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo. Las prestaciones sociales incluyen:

• Vacaciones
• Cesantías
• Intereses sobre cesantías
• Prima de servicios (te enseñamos como se cómo se liquida la prima)

Te enseñamos a liquidar y cómo se calculan las vacaciones en Colombia

Seguridad social

La liquidación del contrato de trabajo incluye los aportes realizados mes a mes de salud y pensión de tus trabajadores.

Recuerda que por ley, toda empresa paga el 8.5% de salud y el 12% de pensión, mientras que el trabajador aporta el 4% en ambos casos; el porcentaje de éste último se deduce del salario devengado.

Parafiscales

Los aportes parafiscales son las contribuciones obligatorias que debes hacer por ley e incluyen:

• Caja de compensación familiar
• Bienestar familiar
• Sena

De acuerdo al salario y tipo de contrato del empleado se deben incluir todos o solo algunos aportes parafiscales. Te contamos mas sobre que son los parafiscales

Indemnizaciones

Este concepto debe liquidarse en el contrato de trabajo solo en los siguientes casos:

• Despido sin justa causa del trabajador.
• Renuncia con causa imputable al empleador.
• Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del empleador.

La indemnización varía según el tipo de contrato y el salario devengado de cada trabajador.

¿Cómo se calcula la liquidación de contrato de trabajo?

Para calcular el valor de la liquidación debes utilizar algunas fórmulas. La siguiente tabla muestra las fórmulas para liquidar las prestaciones sociales de tu trabajador; para realizar el cálculo correctamente debes tener en cuenta el periodo a liquidar, es decir, desde el día en que se firmó el contrato hasta la fecha de su terminación.

Para liquidar los aportes parafiscales y seguridad social debes tener en cuenta los siguientes porcentajes. Recuerda que estos aportes se pagan mes a mes en la nómina de los empleados, de manera que, al momento de la liquidación del contrato de trabajo debe liquidarse el último mes.

Ejemplo de liquidación de contrato de trabajo

Veamos este ejemplo de liquidación de un empleado: esta persona trabajó durante 210 días, del 1 de enero de 2019 al 31 de julio de 2019 y recibió un sueldo por $1.300.000 con un auxilio de transporte por $97.032, la liquidación de sus prestaciones sociales corresponde a lo siguiente:

• Cesantías: (1.300.000+97.032 (auxilio de transporte)) x 20/360= $814.935
• Intereses sobre cesantías: (814.935 x 210 x 0,12)/360= $57.045
• Vacaciones: (1.300.000 x 210)/720= $379.167
• Prima de servicios: (1.300.000+97.032(auxilio de transporte)) x 210/360= $814.935.

La prima de servicios se divide en 2 dos pagos por semestre. Como ya se pagó el primer semestre, en la liquidación se debe incluir la prima del segundo semestre, es decir, $116.419.

• 1 semestre: $698.516
• 2 semestre: $116.419.

Descarga este archivo de Excel para calcular la liquidación de las prestaciones sociales

Para los aportes de seguridad social y parafiscales se tiene en cuenta los porcentajes establecidos:

• Salud: $110.500
• Pensión: $156.000
• Caja de compensación familiar: $52.000
• ICBF: $39.000
• Sena: $26.000

La liquidación de un contrato de trabajo es un proceso que se puede facilitar si utilizas un software de nómina electrónica, el cual ayudaría a automatizar tareas y enviar el documento soporte de nómina electrónica a la Dian, para cumplir lo establecido con esta entidad.

Una nómina en Excel es muy útil para entender como se liquidan vacaciones, parafiscales, contratos, etc. (En este articulo te contamos como puedes liquidar tu nómina en Excel) pero no es algo que a partir del 1 de Septiembre del 2021 te ayude a cumplir lo establecido por la Dian. Para esto, requieres de un proveedor tecnológico y un software de nómina electrónica, todo esto lo encuentras aquí en Siigo programas para nómina de empleados

En Siigo, el software de nómina electrónica viene preconfigurado con los conceptos a liquidar y puedes incluir otros que necesites. Solo debes tener la lista de tus empleados y en 3 pasos realizas la liquidación del contrato de trabajo.

El programa te genera el comprobante de la liquidación y puedes hacer el pago electrónico desde el mismo software.

¿Qué motivos existen para liquidar un contrato de trabajo?

El Código Sustantivo del Trabajo determina en el artículo 61 las causas o motivos para liquidar un contrato de trabajo:

1. Finalización del contrato por obra o labor
2. Finalización por mutuo acuerdo
3. Finalización del plazo fijo pactado en el contrato de trabajo
4. Finalización por muerte del empleado
5. Finalización por decisión del empleado
6. Finalización por liquidación o cierre de la empresa
7. Finalización por suspensión de actividades del empleado durante más de 120 días
8. Finalización por sentencia ejecutoriada en contra del empleado

Si el motivo de la liquidación del contrato de trabajo se da por las casusas 5 y 6 debes solicitar un permiso para liquidar ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social e informar de este hecho a tu trabajador.

Conoce mas detalles sobre el salario mínimo legal vigente

¿Qué tipos de contratos se pueden liquidar?

La relación laboral con tus empleados se da a través de diferentes tipos de contrato que establece la Ley laboral en Colombia. Al momento de realizar la liquidación verifica qué tipo de contrato está establecido:

• Contrato a término fijo: tiene una duración limitada de tiempo y se puede renovar el número de veces que dispongan ambas partes.
• Contrato a término indefinido: este tipo de contrato no define una fecha para la terminación ni el tiempo que durará.
• Contrato por obra o labor: se da por finalizado al momento de terminar la obra o labor determinada.
• Salario integral: para los empleados que ganen más de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

Ene este articulo desmenuzamos mas las clases de contratos laborales en Colombia

Recuerda tener muy claro qué es la liquidación de un contrato y realizar adecuadamente este procedimiento, ya que tu empleado puede verificar que el valor a pagar es el indicado; de no ser así puede emprender acciones legales contra tu empresa.

Para que no incurras en errores de ningún tipo utiliza el software de Siigo con el que facilitarás la liquidación de contrato de trabajo.