Factura proforma en Colombia: guía legal, tributaria y práctica para empresarios

Las facturas proforma son documentos de uso comercial que ayudan a presentar una propuesta de negocio antes de emitir la factura de venta definitiva.

Sin embargo, hay algo que debes tener claro: carecen de validez fiscal y contable, por lo que no reemplazan a la factura electrónica de venta ni a otros documentos con efectos tributarios.

Por eso, si utilizas una factura proforma en tu negocio, es importante que sepas exactamente para qué sirve, qué información debe contener y en qué momento debe reemplazarse por una factura electrónica de venta validada por la DIAN.

¿Qué son las facturas proforma y para qué sirven?

Una factura proforma es un documento comercial preliminar mediante el cual un vendedor presenta las condiciones de una posible operación de venta. En ella se detallan aspectos como los productos o servicios ofrecidos, cantidades, precios, impuestos estimados, descuentos, formas de pago, condiciones de entrega y demás información relevante para la negociación.

Su objetivo principal no es cobrar ni registrar una obligación contable o fiscal, sino servir como una propuesta formal para que el comprador revise, evalúe y apruebe las condiciones de la operación antes de que se emita la factura de venta definitiva.

En otras palabras, la factura proforma cumple una función informativa y comercial. Por sí sola no tiene efectos fiscales ni constituye un soporte contable para el reconocimiento de ingresos, costos o impuestos.

Suele utilizarse como una cotización con el detalle completo de una venta o prestación de servicios, para aclarar condiciones comerciales, facilitar procesos de aprobación interna o respaldar negociaciones con clientes.

En algunos casos, también puede usarse como referencia para solicitar un anticipo. Sin embargo, desde el punto de vista contable y fiscal, dicho anticipo debe soportarse con los documentos que correspondan según la normativa aplicable, como la factura de venta y los comprobantes de pago respectivos.

Facturas proforma en pedidos, exportaciones y compras internas

• Pedidos: las facturas proforma sirven para que el cliente confirme cantidades, precios, descuentos y condiciones antes de procesar el pedido. Por ejemplo, antes de aprobar una compra de gran volumen, puede utilizarse para dejar por escrito las condiciones acordadas antes de iniciar la producción o el despacho.
• Compras internas: facilita la aprobación de una compra, la solicitud de un anticipo o la formalización de condiciones comerciales que posteriormente se reflejarán en la factura de venta. Es útil, por ejemplo, cuando el área de compras necesita una autorización previa de la gerencia o de la junta antes de confirmar la orden con el proveedor.
• Exportaciones: el uso de la factura proforma también se extiende al comercio internacional, especialmente a las exportaciones, donde suele utilizarse como documento comercial preliminar para presentar información sobre la mercancía, los valores y las condiciones de la operación.Dependiendo del tipo de operación y de los trámites requeridos, pueden existir documentos aduaneros o comerciales adicionales.En estos casos, la factura proforma suele incorporar más información logística, como los Incoterms (Términos Internacionales de Comercio), el puerto de embarque, el medio de transporte y los plazos estimados de entrega, entre otros aspectos. Sin embargo, sigue siendo un documento preliminar: la operación solo se formaliza mediante la factura comercial definitiva.

Naturaleza jurídica y diferencia con la oferta mercantil (Código de Comercio)

Aunque las facturas proforma no tienen validez tributaria ante la DIAN, sí pueden tener efectos jurídicos en el ámbito comercial. Esto ocurre cuando su contenido reúne las características de una oferta mercantil, de acuerdo con el artículo 845 del Código de Comercio, que define la oferta o propuesta como un proyecto de negocio jurídico formulado por una persona a otra, el cual debe contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicado al destinatario.

Por esta razón, si la factura proforma detalla claramente los precios, las cantidades, las especificaciones de los productos o servicios y las demás condiciones de la operación, puede constituir una oferta comercial. Si el cliente la acepta, por ejemplo, mediante una confirmación escrita, una orden de compra que respete las condiciones ofrecidas o el pago de un anticipo, podría surgir un acuerdo vinculante para ambas partes, según las circunstancias del negocio.

Además, el artículo 846 establece que la oferta comunicada es, por regla general, irrevocable, mientras que el artículo 855 señala que una aceptación condicionada se considera una nueva propuesta. Por eso, es importante definir claramente la vigencia de la oferta y verificar que los precios, las cantidades y las condiciones indicadas sean precisos y viables.

En todo caso, que una factura proforma pueda tener efectos contractuales no significa que se convierta en una factura de venta ni que tenga validez fiscal. Su función comercial y sus efectos tributarios corresponden a ámbitos distintos.

Validez legal y tributaria ante la DIAN

El Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN está conformado por documentos electrónicos con efectos fiscales, dentro de los cuales se encuentra la factura electrónica de venta. Las facturas proforma no forman parte de este sistema ni están sujetas a validación por parte de la DIAN.

Por esta razón, una factura proforma no puede utilizarse como reemplazo de la factura electrónica de venta cuando exista la obligación legal de facturar. Su función es exclusivamente comercial e informativa, mientras que la factura electrónica de venta es el documento que soporta la operación para efectos fiscales, contables y tributarios.

¿Por qué carece de valor para costos e IVA descontable?

Las facturas proforma no tienen validez como facturas de venta ante la DIAN. Por esta razón, no puede utilizarse por sí sola como soporte fiscal de costos, deducciones o IVA descontable cuando la normativa exige una factura de venta u otro documento válido para respaldar la operación.

Si registras una factura proforma en la contabilidad como si fuera el soporte definitivo de una compra, existe el riesgo de que la DIAN rechace el costo, la deducción o el IVA descontable durante un proceso de revisión o fiscalización. Esto podría generar la corrección de las declaraciones correspondientes, el pago de impuestos adicionales y, según el caso, la aplicación de intereses y sanciones.

Exclusión del sistema RADIAN y los títulos valor

La factura proforma no constituye una factura electrónica de venta como título valor. Por lo tanto, no puede registrarse en RADIAN, la plataforma administrada por la DIAN para la circulación y negociación de facturas electrónicas como título valor, ni utilizarse como sustituto de una factura electrónica de venta que cumpla los requisitos para operaciones de factoring.

Qué se puede y qué no se puede hacer

Sí puedes utilizar las facturas proforma para:

• Presentar una propuesta comercial formal con todos los detalles de una posible venta.
• Apoyar procesos internos de aprobación de compras.
• Solicitar o gestionar anticipos, pedidos o créditos.
• Utilizarla como soporte dentro de procesos de comercio exterior, junto con los demás documentos requeridos.

No debes utilizarla para:

• Reemplazar la factura electrónica de venta exigida en Colombia.
• Soportar costos, deducciones o impuestos que requieren una factura de venta u otro documento válido.
• Registrarla como factura electrónica de venta título valor en RADIAN.
• Utilizarla como sustituto de los documentos electrónicos exigidos para soportar la operación.

Modelo de factura proforma

No existe un formato único de factura proforma. Su diseño puede adaptarse a las necesidades de cada negocio. Lo importante es que su contenido sea claro y evite cualquier confusión con una factura de venta.

Una estructura básica puede incluir:

• Encabezado: identificación del documento y numeración interna (por ejemplo, “FACTURA PROFORMA N.° PRO-001”).
• Vigencia: fecha de emisión y fecha de vencimiento de la oferta (por ejemplo, válida por 15 días).
• Datos de identificación del emisor y del cliente: nombre, razón social, datos de contacto y NIT.
• Descripción detallada del pedido: cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos estimados y observaciones relevantes.
• Cláusulas o leyendas: condiciones de pago, plazo de entrega y una indicación de que el documento no constituye una factura electrónica de venta.

Ejemplo de formato

Errores comunes al usar facturas proforma

• Registrar las facturas proforma como si fueran las facturas definitivas: pueden utilizarse como referencia durante la negociación, pero cuando exista la obligación de facturar debe emitirse la factura de venta correspondiente.
• Usar la numeración consecutiva de la DIAN: la numeración de las facturas electrónicas de venta debe corresponder a la autorización otorgada por la DIAN. La factura proforma puede manejar un consecutivo interno independiente, por ejemplo: PRO-000125.
• Causar impuestos en la contabilidad: no debe utilizarse una factura proforma para registrar IVA, retenciones u otros conceptos tributarios antes de emitir la factura electrónica de venta correspondiente.

Preguntas sobre IVA, numeración y modificación

¿La factura proforma lleva IVA?

Puedes incluir un cálculo estimado del IVA para que el cliente conozca el valor aproximado de la operación. Sin embargo, este valor es solo informativo; el impuesto se causa cuando se emite la factura electrónica de venta correspondiente.

¿Debe seguir la numeración oficial de facturación?

No. La numeración autorizada por la DIAN aplica a la factura electrónica de venta y demás documentos electrónicos que la normativa contemple. La proforma es un tipo de factura que puede utilizar una numeración interna diferente, con fines de control y seguimiento comercial.

¿Puedo modificar una factura proforma?

Sí. Como no es un documento fiscal, puedes ajustarlo tantas veces como sea necesario mientras las condiciones de la operación no hayan sido aceptadas formalmente. Sin embargo, es recomendable conservar la trazabilidad de las distintas versiones cuando existan cambios relevantes.

Transición a factura electrónica de venta definitiva

Una vez que el cliente apruebe la factura proforma, debes generar la factura electrónica de venta correspondiente. Para ello, puedes seguir estos pasos:

1. Ingresa a tu software (por ejemplo, Siigo Nube) y elabora la cotización o factura proforma con el detalle de los productos o servicios, cantidades, precios, impuestos y condiciones comerciales.
2. Genera la factura electrónica de venta. Una vez confirmadas las condiciones definitivas, incorpora la información en el sistema y transmítela a la DIAN para su validación previa.
3. Envía la factura al cliente. Después de la validación por parte de la DIAN, el adquirente recibirá el archivo XML y la representación gráfica (PDF) con su respectivo CUFE y código QR, que constituyen el soporte fiscal de la operación.

En resumen, las facturas proforma y la factura electrónica de venta cumplen funciones diferentes.

La primera sirve para cotizar, negociar y documentar las condiciones de una operación antes de facturar. La segunda forma parte del Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN y es el documento que debe utilizarse cuando existe la obligación legal de facturar.

Usar correctamente la factura proforma te permite organizar mejor tu proceso comercial, negociar con mayor claridad y reducir riesgos de cumplimiento. Además, si centralizas tus proformas, cotizaciones, facturas y demás documentos en una solución como Siigo Nube, podrás acceder a información actualizada para apoyar la gestión de tu negocio.

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