Todo sobre la propina en Colombia

Administrar un restaurante o un bar no solo implica ofrecer buena comida y servicio, sino también cumplir con las normas que regulan tu operación. Una de las más comunes —y a veces confusas— es la relacionada con la propina: cuándo debe cobrarse, cómo debe informarse al cliente y de qué manera debe repartirse entre los empleados.

Aunque parece un detalle menor, hacerlo mal puede traerte reclamos, sanciones o incluso perder la confianza de tus clientes. Por eso, en este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre el tema, cómo notificarla y configurarla en tu POS para que cumplas sin esfuerzo y sin complicaciones.

¿La propina es obligatoria?

No. En Colombia, dejar propina no es obligatorio, aunque sí está regulada por la Ley 1935 de 2018.

Esta norma la define como un reconocimiento voluntario que el cliente entrega al personal del servicio por la buena atención recibida. Es decir, el cliente puede decidir si pagar propina, si la modifica o si no la incluye.

Los establecimientos pueden sugerir una propina, pero nunca puede superar el 10% del valor total de la cuenta, excluyendo impuestos.

Cuando entregues la cuenta, tus empleados deben preguntar si el cliente desea aceptar, rechazar o cambiar el monto de la propina sugerida. Nunca debe sumarse de manera automática sin consulta previa.

Cómo informar precios y propina sin infringir la norma (SIC 2022)

Para evitar problemas y eventuales multas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), la información sobre la propina debe ser clara, visible y oportuna.

Según los lineamientos de la SIC sobre propinas, las condiciones y precios deben estar disponibles en cualquier medio de comunicación físico, como avisos en la entrada del establecimiento, cartas, menús o listas de precios. Esto garantiza que el cliente conozca la política de propina antes de recibir el servicio y promueve la transparencia al gestionar un restaurante.

Ejemplo:

“Este establecimiento comercial sugiere a los consumidores una propina del 10% del valor de la cuenta, la cual es voluntaria y destinada al personal de servicio.”

Ahora bien, si el cliente acepta la propina, esta puede aparecer en la factura, diferenciándose claramente de los valores correspondientes al consumo y los impuestos. Si el cliente no fue consultado o no desea pagarla, debes corregir la cuenta.

Calcula la propina para tu negocio

El proceso para el cálculo de la propina en Colombia es sencillo, pero debe ser preciso y cumplir con el porcentaje que señala la ley.

Fórmula:

Propina = total del consumo × 10%

Mira este ejemplo práctico para que puedas calcular y registrar las propinas correctamente.

Subtotal (sin impuestos): $120.000
Propina (10%): $120.000 × 0.10 = $12.000
Total a pagar: $120.000 (subtotal) + IVA (19%) + $12.000 (propina)

Cálculo y operación en un Sistema POS

Si quieres optimizar la gestión de tu negocio y reducir errores en el manejo de propinas, Siigo POS Gastrobar es tu mejor aliado. Nuestro software para restaurantes te permite automatizar el cálculo y configurar la propina sugerida directamente en el proceso de facturación, garantizando precisión, agilidad y cumplimiento normativo.

Pero esta no es la única cualidad con la que cuenta este sistema. Entre sus ventajas se encuentran:

• Configura las propinas según lo que mejor se adapte a tu operación: por porcentaje o monto fijo.
• Visualiza totales, subtotales, descuentos e impuestos de manera clara y detallada.
• Consulta en segundos los informes de facturas electrónicas con propina.
• Realiza de forma automática el registro contable de las propinas, manteniendo todo en orden y al día.
• Crea y envía comandas para restaurantes o locales de comida directamente desde el punto de venta a la cocina, barra u otras estaciones con un solo clic.

Paso a paso: configura fácil las propinas en Siigo

Si quieres cumplir con tus obligaciones y llevar un control claro de las propinas en tu establecimiento, Siigo POS Gastrobar es tu mejor solución. En pocos pasos puedes configurar esta opción y asegurarte de que cada cobro quede correctamente registrado en tu sistema.

• Inicia sesión y dirígete a la sección «Ventas», ubicada en el menú lateral, y desde ahí sigue la ruta: «Punto de Venta POS» → «Configuración sucursales y cajas» → «Editar».

• Secciona «Otras configuraciones» y activa la opción «Propinas» deslizando el botón hacia la derecha. Al hacerlo, se activarán los siguientes campos:- Porcentaje sugerido: por defecto es del 10%, aunque puedes definir el porcentaje que desees sin superar esta suma.
  – Cuenta contable: el sistema recomienda una cuenta contable por defecto.

• Haz clic en el botón «Guardar» para aplicar la configuración.

¡Listo! Así de fácil podrás configurar la opción de propina voluntaria en POS Gastrobar. También puedes ver el proceso en nuestro Portal de Clientes.

¿Cómo se contabiliza?

Desde el punto de vista contable, la propina no constituye un ingreso para el restaurante, ya que pertenece a los trabajadores que prestan el servicio. Por esta razón, no genera IVA, no se incluye en la liquidación del Impuesto al Consumo y no está sujeta a Retención en la Fuente.

Se registra como un pasivo (pasivo por ingresos para terceros) y puede pagarse junto con la nómina del trabajador.

¿Cómo se reparte la propina entre los trabajadores?

De acuerdo con el artículo 5 de la Ley 1935 de 2018, el dinero recolectado por concepto de propinas debe distribuirse entre todos los trabajadores que participan en la atención al cliente, no solo los meseros. Esto incluye a cocineros, auxiliares o cualquier colaborador que contribuya directamente con el servicio, según la estructura de tu establecimiento de comercio.

Además, los empleadores cuentan con un plazo máximo de 1 mes para realizar la distribución de las propinas recaudadas. Esta puede hacerse por porcentaje, turnos, área (cocina, servicio, barra, etc.) o cualquier método acordado internamente, siempre que exista transparencia.

¿Qué hacer ante reclamos del consumidor?

Si un cliente considera que se le cobró una propina sin su autorización o con un valor diferente al informado, debes corregir la factura y anular el cobro de inmediato.

En caso de reclamos ante la autoridad, el cliente puede acudir directamente a la SIC a través de su portal www.sic.gov.co, por los canales de atención telefónica o escribiendo al correo institucional [email protected].

Recuerda que incumplir las normas puede acarrear sanciones de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), según lo establecido en la Ley 1480 de 2011 y la Circular Externa 007 de 2022 de la SIC. La mejor forma de prevenirlo es con comunicación clara, procesos automatizados y registros precisos.

En conclusión, la propina en Colombia es un reconocimiento al esfuerzo de quienes hacen posible una buena experiencia en cada servicio. Sin embargo, es fundamental considerar las disposiciones que la regulan para garantizar transparencia, equidad y cumplimiento. Recuerda que dejar propina es una decisión voluntaria del cliente y que su correcta gestión no solo fortalece la confianza en el negocio, sino que también promueve la protección del consumidor.

Esperamos que este artículo haya sido útil para ti y que sigas disfrutando de todo nuestro contenido en redes sociales. Te invitamos a visitar nuestro sitio web: ¡aprovecha todos los planes que tenemos para que comiences a administrar tu negocio con orden y eficiencia!