Adaptarse a la Reforma Pensional 2025: retos para las pymes

El próximo 1 de julio de 2025 empieza a regir la nueva reforma pensional en Colombia y trae consigo cambios significativos tanto para empleadores como para empleados. Por esta razón, es necesario que las pymes entiendan y se adapten a la nueva normatividad asegurando así, su sostenibilidad y cumplimiento legal.

Pensando en ello, preparamos este artículo en donde conocerás desde los retos que debes afrontar como entidad económica hasta los errores más comunes a la hora de gestionar la nómina con base en esta nueva reforma. Así que acomódate y toma nota, seguro te interesa. Te veo en el camino.

¿En qué consiste la reforma pensional en Colombia?

Esta reforma tiene como propósito crear e implementar el Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, con el fin de garantizar cobertura y seguridad a los colombianos de edades avanzadas, dentro y fuera del país.

Principales cambios introducidos por la reforma pensional 2024-2025

Uno de los principales aspectos que toca la reforma es la competencia entre los dos regímenes actuales, la cual ha generado desigualdades y un desequilibrio financiero que parece ser muy evidente. Según la ministra del Trabajo, Gloria Inés Ramírez Ríos, hoy en día, dos personas con las mismas condiciones de cotización y edad reciben montos de pensión muy diferentes.

Además, los fondos privados reportan la mayoría de los aportes, pero no están pensionando como debería ser, lo que ha obligado al Estado a destinar recursos adicionales para cubrir esas pensiones.

También se corrige el problema de los subsidios desproporcionados a las pensiones más altas en el sistema público. Con la reforma, el subsidio se limitará para quienes cotizan más de 2.3 salarios mínimos, asegurando un reparto mucho más equitativo de los recursos.

Por otro lado, la cobertura de protección a la vejez se ampliará significativamente mediante tres mecanismos clave: renta solidaria, renta vitalicia y pensión. En el primer año, la cobertura aumentará del 24 % al 53.73 % (alcanzando a cerca de 4.6 millones de personas) y, para el 2052, se estima que llegue al 87 % (más de 13.7 millones de adultos mayores).

La reforma también tiene un impacto directo en la reducción de la pobreza extrema en la población mayor. La renta solidaria garantizará un ingreso mínimo a 2.6 millones de adultos mayores, asegurando que ninguno quede por debajo de la línea de pobreza.

Ahora, en términos de equidad de género, la reforma mejora las oportunidades de las mujeres para acceder a pensión, aumentando en un 22 % la probabilidad de que logren pensionarse. Se reconoce el tiempo dedicado al cuidado de los hijos, en línea con fallos de la Corte Constitucional, y se reduce la brecha de pensiones entre hombres y mujeres. Además, en caso de no alcanzar una pensión, se otorgará un subsidio del 30 % para la construcción de una renta vitalicia.

Otro punto clave de la reforma es que garantiza los principios de solidaridad, universalidad y eficiencia, establecidos en el artículo 48 de la Constitución Nacional, que hoy no se cumplen en su totalidad.

Asimismo, incentivará además el ahorro individual pensional, asegurando que todos los colombianos, sin importar su nivel de ingresos, puedan acceder a algún tipo de protección en la vejez. De este modo, quienes tengan menores ingresos recibirán un mayor apoyo del Estado.

Finalmente, la reforma protege el ahorro pensional ya existente, que asciende aproximadamente a 405 billones de pesos, y fomenta la creación de una nueva reserva colectiva pública. Esto evitará la caída del ahorro en el sistema y garantizará que los jóvenes de hoy tengan una pensión en el futuro.

Pilares de la reforma laboral

La reforma pensional se sustenta en 4 pilares que conocerás a continuación:

1. Pilar solidario

Todas las personas nacionales residentes en el país podrán acceder a esta cobertura a partir de los 65 años en el caso de los hombres y 60 años en el caso de las mujeres. Para quienes tienen algún tipo de discapacidad, se aplicará a hombres desde los 55 años y mujeres desde los 50 años, siempre y cuando tengan una pérdida de capacidad laboral igual o superior al 50 % y se encuentren en condición de pobreza extrema o vulnerabilidad (hasta el nivel C3 del Sisbén).

De esta forma, las personas que cumplan con estos criterios se les otorgará una renta de 223.800 pesos, monto que corresponde al umbral de pobreza extrema proyectado para 2024.

2. Pilar semicontributivo

Se otorgará una renta vitalicia a personas que no lograron pensionarse, pero sí tienen semanas cotizadas en Colpensiones o ahorros en su cuenta individual de pensiones. Para acceder a esta renta, los hombres deben tener 65 años o más y haber cotizado mínimo 300 semanas, mientras que las mujeres deben tener 60 años o más y haber cotizado entre 300 y 999 semanas.

La renta vitalicia se calculará con base en los ahorros acumulados más un 3% efectivo anual y un subsidio adicional del 20% para hombres y 30% para mujeres.

También se beneficiarán colombianos mayores de 65 años (hombres) y 60 años (mujeres) que hayan cotizado entre 300 y 999 semanas y sean elegibles para el Pilar Solidario

3. Pilar contributivo

Este pilar del sistema de pensiones permite a los afiliados acceder a una pensión integral de vejez, invalidez o sobrevivientes. Los aportes para los primeros 2,3 salarios mínimos van a Colpensiones, y los que exceden ese monto van a los Fondos de Pensiones. Ambas partes se complementan para formar una única pensión, que debe ser reconocida en un máximo de cuatro meses.

Se mantienen los requisitos de edad, semanas cotizadas y tasa de reemplazo. El Estado garantiza los ahorros y el componente complementario en caso de incumplimiento de las entidades administradoras.

4. Pilar de ahorro individual voluntario

Cubre a las personas con capacidad de pago que puedan realizar ahorros adicionales para mejorar su pensión sin que se vean condicionadas por algunas de las modificaciones de la reforma pensional. Los fondos se mantienen en las AFP y se trasladan a Colpensiones solo al momento de la jubilación.

¿A quiénes cobija la nueva reforma pensional?

La reforma afecta a todos los trabajadores y empleadores en Colombia. Específicamente, aquellos empleados que devengan más de 2,3 SMMLV deberán distribuir sus aportes entre Colpensiones y una ACCAI. En este sentido, las personas a quienes cobija dicha normatividad son:

• Mujeres que al 30 de junio de 2025 tengan menos de 750 semanas cotizadas.
• Hombres que al 30 de junio de 2025 tengan menos de 900 semanas cotizadas.

¿Cómo afecta la reforma pensional al sistema de nómina?

Para las pymes, la reforma implica ajustes en la gestión de nómina. Será necesario calcular y distribuir los aportes pensionales entre Colpensiones y las ACCAI para aquellos empleados con salarios superiores a 2,3 SMMLV.

Esto requiere una actualización en los procesos y sistemas de nómina para asegurar el cumplimiento con las nuevas regulaciones, garantizar el correcto ahorro y evitar posibles sanciones.

Implicaciones legales y fiscales de la reforma pensional para pymes

Dentro de las principales consecuencias de regirse a la nueva reforma laboral se encuentran:

1.     Obligaciones para empleadores en la nueva reforma pensional

Los empleadores deberán:

• Actualizar contratos laborales: Incluir cláusulas que reflejen las nuevas disposiciones sobre aportes pensionales.
• Informar a los empleados: comunicar claramente a los trabajadores sobre los cambios en sus aportes y las opciones disponibles en las ACCAI.
• Mantener registros precisos: llevar un control detallado de los aportes realizados a Colpensiones y a las ACCAI.

2.     Ajustes en los aportes pensionales según la reforma 2025

Las pymes deberán ajustar sus sistemas de nómina para calcular correctamente los aportes que correspondan a Colpensiones y a las ACCAI, según el salario de cada empleado. Lo que implica la necesidad de actualizar o adquirir software de nómina en la Nube que contemple las nuevas variables.

3.     Costos adicionales y su impacto en la sostenibilidad de las empresas

Aunque la reforma busca una mayor equidad y sostenibilidad del sistema pensional, las pymes podrían enfrentar costos adicionales relacionados con la implementación de nuevos sistemas de nómina, capacitación del personal y posibles incrementos en las contribuciones. Es esencial entonces, que las empresas realicen un análisis financiero para anticipar y mitigar estos impactos.

Retos específicos para la gestión de nómina empresarial

Ahora que ya sabes qué es, cómo funciona y cuáles son las principales implicaciones de la reforma pensional, hablemos un poco sobre qué retos podrías enfrentar como pyme al cumplir con esta nueva normativa.

¿Cómo ajustar la nómina para cumplir con la reforma?

Las empresas deben:

• Revisar y actualizar sus sistemas de nómina: asegurarse de que puedan manejar la dualidad de aportes entre Colpensiones y las ACCAI.
• Capacitar al personal de recursos humanos y nómina: garantizar que estén al tanto de las nuevas regulaciones y procedimientos.
• Establecer procesos de auditoría interna: verificar que los aportes se realicen correctamente y a tiempo.

¿Cómo ajustar la nómina para cumplir con la reforma?

Las empresas deben:

• Revisar y actualizar sus sistemas de nómina: asegurarse de que puedan manejar la dualidad de aportes entre Colpensiones y las ACCAI.
• Capacitar al personal de recursos humanos y nómina: garantizar que estén al tanto de las nuevas regulaciones y procedimientos.

Establecer procesos de auditoría interna: verificar que los aportes se realicen correctamente y a tiempo.

Software y herramientas para implementar cambios en la nómina

Invertir en software de nómina actualizado que contemple las nuevas disposiciones es una solución práctica. Ya que este tipo de herramientas automatizan el cálculo y distribución de aportes, reduciendo errores y asegurando el cumplimiento legal.

Errores comunes en la gestión de nómina frente a la reforma

Algunos errores a evitar incluyen:

• Utilizar un software obsoleto que no contemple las nuevas regulaciones.
• No informar adecuadamente a los trabajadores sobre los cambios en sus aportes.
• No distribuir correctamente los aportes entre Colpensiones y las ACCAI.

La reforma pensional en Colombia representa un desafío significativo para las pymes. Sin embargo, con una planificación adecuada, actualización de sistemas y capacitación del personal, las empresas pueden adaptarse exitosamente, asegurando el cumplimiento legal y la sostenibilidad financiera.

Hey, llegaste al final, qué bueno que nos hayas acompañado hasta aquí. Ahora que sabes cómo funciona la reforma pensional y cuáles son los retos que trae para tu pyme, es momento de que encuentres el mejor software para automatizar tu nómina y cumplir con los requisitos estabecidos en la nueva reforma.

Por eso te invitamos a que visites nuestra página web y conozcas la mejor solución para ti; anímate y recibe tu asesoría gratuita.