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Requisitos de la factura electrónica DIAN

Para cumplir con la obligación de expedir factura electrónica, es clave que conozcas a fondo los requisitos y los pasos para implementarlos correctamente en tu negocio. Así, podrás evitar sanciones y asegurar la transparencia de todas tus operaciones.

Los requisitos de la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica de venta exigida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene una serie de condiciones diferentes a las señaladas en el artículo 617 del Estatuto Tributario; esto se debe a que tú, como empresario, debes utilizar herramientas tecnológicas para expedir factura electrónica.

1. Indicar que se trata de una factura electrónica de venta.
2. Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
3. Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT, es necesario incluir tipo y número de documento de identidad.
4. Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.
7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
8. Valor total de la operación.
9. Forma de pago, según sea de contado o crédito.
10. Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.
11. Indicar la calidad de retenedor del IVA.
12. Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
13. Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
14. Incluir firma digital.
15. Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
16. Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).

En principio, esta lista parece demasiado extensa y difícil de cumplir; sin embargo, estar al día con las obligaciones que exige la DIAN para la facturación electrónica es muy sencillo y te lo contamos a continuación.

Proceso para cumplir con los requisitos de la factura electrónica

1. Habilítate ante la DIAN para facturar electrónicamente

En la página web de la DIAN cuentas con un servicio informático para:

1. Poner tus datos personales, si eres persona natural, o los de tu empresa, si eres persona jurídica.
2. Registrar el software de facturación electrónica que te facilite cumplir con el proceso. (Para elegir un software tienes dos alternativas: utilizar uno propio o contratar los servicios de un proveedor tecnológico).
3. Realizar una fase de pruebas, es decir, debes elaborar facturas electrónicas con el software elegido para comprobar que es idóneo. Cuando superes esta fase, la DIAN te indicará mediante un mensaje que el proceso ha sido exitoso.
4. Solicitar la autorización de numeración: se trata de un sistema de numeración incluido en tus facturas electrónicas y debe contar con un rango y vigencia autorizada.
5. Indicar la fecha para expedir factura electrónica; la DIAN debe conocer la fecha en la cual entregarás las facturas electrónicas a tus compradores. Recuerda que no debe ser mayor a la fecha máxima estipulada en el calendario de la Resolución 000064 de 2019.

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2. Genera y transmite la factura electrónica a la DIAN

Cuando utilizas un software, debes ingresar los datos de tu empresa, los de tu comprador y los productos que vendiste; luego el programa automáticamente genera una factura electrónica con los siguientes elementos:

• XML: este es el formato estándar que deben tener las facturas; se trata de un metalenguaje utilizado para estructurar la información.
• CUFE: es un código único que permite identificar de manera inequívoca a una factura electrónica.
• Código QR: es el código de barras bidimensional usado para almacenar datos codificados.

En Siigo somos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN y contamos con un software que te da la tranquilidad para cumplir con tu obligación legal de manera sencilla y rápida.

Aquí te mostramos un ejemplo cuando generas facturas utilizando el software de Siigo. La primera imagen corresponde a una factura normal y en la segunda tienes la factura electrónica con los requisitos exigidos por la DIAN.

Las facturas que generes debes transmitirlas a la DIAN para cumplir con el proceso de validación previa, es decir, envías la factura a la DIAN para su aprobación, la entidad verifica que cumplas con todos los requisitos y te remite un mensaje indicando que la factura ha sido validada.

Este proceso se realiza desde tu software de facturación y tarda segundos. Si durante la validación previa la DIAN informa sobre inconvenientes tecnológicos, puedes entregar la factura a tu comprador; sin embargo, ten en cuenta que, una vez se restablezca el servicio, tienes 48 horas para enviarla a la entidad.

3. Expide la factura electrónica 

La entrega de la factura electrónica debe realizarse a través de los medios que indique tu comprador:

Si tu cliente también expide facturas electrónicas: puedes enviarla a través del software o por correo electrónico.

Si tu cliente no expide facturas electrónicas: debe elegir una de las siguientes opciones:

• descargar la factura en la página web de la DIAN o en el sitio de tu proveedor tecnológico.
• recibirla en el correo electrónico, impresa o en formato digital (PDF).

En caso de que el comprador no esté registrado en la base de datos del servicio, el facturador ya no podrá exigir una gran cantidad de datos para generarla. En su lugar, solicitará únicamente el tipo y número de documento de identificación (como la cédula o el NIT) del comprador de bienes o servicios. La DIAN ha implementado incluso un nuevo servicio de consulta que, al ingresar estos pocos datos, permite autocompletar el nombre o razón social y el correo electrónico del adquiriente, agilizando aún más el proceso y reduciendo la posibilidad de errores.

Este ajuste no solo busca facilitar la operatividad para quienes facturan, sino también mejorar la experiencia del cliente al solicitar su factura, eliminando trámites excesivos. El objetivo final es fortalecer la eficiencia y trazabilidad del sistema de facturación electrónica en el país.

Conoce la guía definitiva sobre la facturación electrónica en Colombia.

4. Obtén una firma digital

La firma digital o certificado digital es uno de los mecanismos de seguridad que garantizan la expedición de cada factura electrónica: permiten verificar la autenticidad y la validez de los documentos electrónicos.

En algunos casos debes adquirir la firma directamente con las entidades de certificación digital autorizadas por la DIAN y en otros casos tu software de facturación te da la posibilidad de adquirirla.

En Siigo obtienes tu firma digital ingresando a este enlace. Solo es necesario crear una cuenta para que puedas realizar el proceso.

Plazos para cumplir con los requisitos de la factura electrónica

La DIAN estableció un calendario con fechas definidas para iniciar con la expedición de las facturas electrónicas de acuerdo a la Resolución 000042 de 2020.

Las fechas se establecen de acuerdo a un código de clasificación de actividades económicas denominado código CIIU.

Conocer tu fecha es muy sencillo:

1. Revisa en el RUT los primeros dígitos de tu actividad económica principal; estos te indican cuándo iniciar a facturar electrónicamente.
2. Busca en el calendario los dígitos y verifica la fecha indicada.

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Con la información que tienes puedes empezar a cumplir con tu obligación legal ante la DIAN en los plazos establecidos y evitar inconvenientes futuros. Recuerda que en Siigo tienes un software de facturación electrónica al que puedes acceder sin ningún costo; tienes la posibilidad de generar 25 facturas al mes, personalizarlas y almacenarlas por 5 años.