Software contable: descubre la importancia de usar uno en tu pequeña empresa

Para garantizar una gestión verdaderamente eficaz de tu negocio y facilitar la creación de valor al interior del mismo, los sistemas ERP cumplen con una serie de requisitos y características que benefician a todas las áreas de la empresa, incluyendo la contabilidad.

La utilización de un sistema contable es esencial para todo negocio, sin importar su tamaño. Por eso, si tienes una pyme, es fundamental que sepas la importancia que un software contable tiene para las empresas pequeñas. Con esta información te va a resultar más sencillo elegir el programa que va a operar tu negocio desde el punto de vista financiero y fiscal.

¿Por qué es necesario tener un software contable?

Para tener al día su contabilidad, es común que las pymes contraten a un contador externo que se encarga de esta labor. Generalmente, este contador presta sus servicios a varias empresas a la vez; por eso necesita tener su propio software, con el objetivo de ser más eficiente y de asesorar más clientes.

El principal inconveniente de la situación descrita anteriormente, es que el sistema contable se encuentra fuera de la pyme, separando el negocio de la información crucial que necesita para seguir creciendo. El asesor externo te proporciona reportes financieros, pero, en el momento en que necesitas tu información financiera y contable para tomar una decisión importante, debes esperar a que el contador te la proporcione; al tener otros clientes, es posible que no te responda con la velocidad que lo requieres. Esto es un riesgo para el buen funcionamiento de tu emprendimiento.

Para evitar esto, deberías ser tú como empresario quien se encargue de implementar un sistema contable para tu pyme. Si el problema son los costos, existen software ERP en la nube cuyos costos son mucho más bajos que los tradicionales programas on premise.

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Beneficios de un sistema contable

Ahora que ya conoces la importancia de un software contable para las empresas pequeñas, te contamos las ventajas que tiene elegir un software contable en la nube para llevar el control de las finanzas en tu negocio.

1. Reducción de costos

Una opción dentro de los sistemas en la nube es el modelo de “pago por uso”, donde se reducen los costos fijos y las inversiones asociadas a los recursos TI. Además, se logra un ahorro de costos en infraestructura.

2. Practicidad

Un software contable en la nube permite que los usuarios puedan acceder a su información desde cualquier parte del mundo. Solo se necesita tener una conexión a internet.

3. Actualización tecnológica

Al tratarse de un software ERP en la nube, con este sistema tu pyme va a tener siempre las últimas actualizaciones en infraestructura, aplicaciones, tarifas de impuestos, normas de contabilidad, entre otros elementos.

4. Más seguridad

Los software en la nube disponen de mejores condiciones de seguridad, que reducen la posibilidad de pérdida de información o de cese de servicio. Esto le brinda al usuario una contención ante posibles desastres y amplía su capacidad de recuperación ante fallos.

5. Escalable

Un sistema ERP contable permite generar reportes que se pueden compartir de manera casi instantánea a cientos de individuos. Esto va a representar para ti un ahorro de tiempo importante, que te permitirá enfocarte en mejorar otras áreas de tu negocio.

6. Ecosistema

Una pyme, sin importar su tamaño, puede necesitar de varias plataformas para llevar a cabo sus actividades. Un software contable puede ser usado junto con otros módulos que facilitan esta integración. Por ejemplo, un programa ERP puede incluir, además de la contabilidad, las funcionalidades de un CRM, una plataforma de e-commerce, y un software logístico o de producción.

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¿Qué tipo de tareas puedes realizar con un software contable?

Los software ERP contables se adaptan a las principales tareas que tu pyme necesita llevar a cabo. Algunas de las funcionalidades que integran son, entre otras:

• Compras y gastos
• Facturación electrónica
• Nómina electrónica
• Inventario
• Reportes

En general, los sistemas ERP producen cambios en la función contable de una pyme. El tiempo que solía perderse en labores tradicionales, se invierte en crear estrategias para aumentar la rentabilidad del negocio. Adicionalmente, contar con un sistema contable dentro de tu empresa mejora el registro de actividades, proporciona información necesaria para la toma de decisiones oportunas, reduce el uso de planillas y disminuye el peligro de perder archivos.

El beneficio principal de un software contable para una pyme es la actualización, que se traduce en una mayor tecnificación y eficacia. Sin duda alguna, un cambio de este estilo va a acelerar el crecimiento de tu pequeña empresa.