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Liquidación de nómina en Excel VS software de nómina en la nube

La liquidación de nómina en Excel tiende a verse obsoleta cuando tienes más de cinco trabajadores; es entonces cuando empieza a cobrar importancia un software que les facilite la tarea a los empresarios; además de conseguir el perfil de la persona que más se ajuste a las necesidades de tu empresa para que ejecute esta labor de nómina, es importante que tengas en cuenta todos los aspectos legales. Por lo general, todos estos requisitos son desconocidos por muchos empresarios, pero sí son de total conocimiento de contadores y de analistas financieros.

Ten presente que la legislación colombiana protege a todos los trabajadores, por medio de instituciones como Colabora, del Ministerio de Trabajo, por lo que debes conocer todo sobre la legislación para que no tengas ningún tipo de problemas al liquidar nómina; por esta y otras cuantas razones, la nómina en Excel puede resultarte insuficiente; sin embargo, resulta de gran utilidad para calcular la nómina de dos o tres trabajadores.

Te contamos lo que debes tener en cuenta a la hora de hacer tu liquidación de nómina en Excel, para que evites sanciones por olvidar el pago de ciertas prestaciones o por si desconoces alguna novedad.

Aspectos generales al momento de contratar a un colaborador

Al momento de pactar un vínculo laboral es importante que tengas un contrato de trabajo en el que especifiques de manera detallada cuáles van a ser las obligaciones que debe cumplir cada una de las partes que se encuentran vinculadas en este contrato. Ten presente que existen diferentes tipos de contrato, y a esto se súmale que estos tipos de contratos pueden ser escritos o verbales y que cada uno tiene un tratamiento diferente en cuanto al pago de prestaciones y presentación de novedades.

En este articulo te ampliamos la información y te contamos todo acerca de las características del contrato de trabajo.

Registros pertinentes de tu empresa

Otro de los aspectos relevantes que no puedes olvidar es el registro de tu empresa en las diferentes entidades prestadoras de salud, ARL, pensión, caja de compensación familiar, ICBF y SENA. Luego de que hayas hecho el debido registro de tu empresa, debes vincular a tus empleados en las diferentes empresas prestadoras de los servicios, esto quiere decir que cuando el trabajador inicia sus funciones laborales dentro de tu empresa ya debe contar con todas las afiliaciones legales.

Es importante que tengas en cuenta lo que establece la Ley 1607 del año 2012 en el Artículo 25, en el que se exonera el pago de parafiscales y de salud para algunas de las empresas. En resumen, esta Ley trata lo que te contaremos a continuación.

Lee también: Qué es la UGPP y por qué es vital para tu empresa para evitar sanciones.

Ley 1607 de 2012

Según esta Ley se exoneran de los pagos de aportes parafiscales a favor del SENA (Servicio Nacional del Aprendizaje) y del ICBF ( Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) a todas aquellas personas jurídicas, sociedades y contribuyentes similares que declaran el impuesto sobre la renta para la equidad (Cree), que se genera para los trabajadores que devengan de manera individual, hasta 10 SMMLV; sin embargo, esto no aplica para todas aquellas personas naturales que vinculen en su empresa a menos de dos trabajadores, estos deberán seguir efectuando los correspondientes aportes.

Ahora bien, es importante que cuando estés definiendo cómo hacer una nómina en Excel, tengas en cuenta los siguientes requisitos; además es fundamental que disminuyas el margen de error y evites cometer equivocaciones que te cuesten grandes sanciones o algún desfalco por consignar con un cero demás. Esto se logra mediante el uso de un software o un programa de nómina que te permita automatizar las funciones y que haga más fácil la gestión de novedades de nómina.

Cesantías

Las cesantías dan cuenta del equivalente de un mes de salario por cada año que haya trabajado el empleado.

Intereses sobre las cesantías

Esto es el 12 % sobre el valor que tienen las cesantías al momento de finalizar el período fiscal.

Prima de servicios

La prima de servicios es igual a medio salario del empleado por cada semestre que haya trabajado en la empresa.

Vacaciones y dotación

Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles remunerados por un año que haya trabajado tu colaborador

Para el caso de la dotación, debes entregarla dos veces en el año para los empleados que hayan prestado su servicio por más de tres meses. 

Aspectos generales para la liquidación de nómina

La nómina de un colaborador debe ser liquidada teniendo en cuenta el período de pago que ha adoptado tu empresa, el período puede ser quincenal o mensual. Debes tener en cuenta que en cada periodo debes liquidar todos los conceptos que se relacionan con la nómina, Incluyendo todos los que se pagan en un tiempo diferente, o que son pagados a terceros, en este caso son liquidados como provisiones un ejemplo de estas son las primas de servicios o la cesantías.

Liquidación de nómina en Excel

Si eliges usar algún programa de nómina en Excel para tu empresa, debes tener en cuenta todos los temas que tratamos con anterioridad y fijarte que la plantilla esté vigente para Colombia, ya que la liquidación de la nómina es un trabajo que se debe realizar con mucha precaución para que evites un posible inconveniente en el futuro con los empleados o con los entes de control, como la Unidad de gestión parafiscal (UGPP) o Colabora, del Ministerio de Trabajo.

Los distintos formatos descargables para el control de nómina en Excel pueden contener diferentes guías y pasos para que sepas cómo hacerlo, pero es importante que si tienes dudas sobre el tema pidas ayuda a un experto en el tema con el fin de evitar futuros problemas.

Software de nómina en la nube

Los software de nómina son programas inventados para facilitar los procesos de tu empresa, con este tipo de software lo único que debes tener presente son los empleados y las novedades generales.

También debes tener en cuenta las novedades individuales y revisar repetidamente cada uno de los registros de tus trabajadores, así no haya novedades, para que tengas certeza de que fueron liquidados correctamente; por esta razón, un software de nómina es un apoyo sólido en tu proceso contable, específicamente en la liquidación de nómina, además puedes tener un soporte constante en el momento que tengas alguna duda para que evites cualquier tipo de error. Este soporte es algo que no puedes tener al realizar tu nómina en una plantilla de Excel.

Software de nómina en la nube Siigo

El software de nómina electrónica está diseñado para que liquides la nómina de tu empresa en cuatro pasos. Un software te permitirá acceder desde cualquier lugar a la información que necesitas liquidar, pero además te permite:

• reportar novedades fácilmente para liquidarlas a fin de mes;
• simplificar el proceso, disminuyendo los errores, ya que cada mes, el 80 % de los datos de liquidación de nómina son iguales.
• disminuir presupuesto en analistas de nómina, pues tu asesor contable o tú pueden liquidar la nómina sin requerir de manos extra.
• tener a tiempo los pagos de nomina  de tus trabajadores, pues un software maneja información precisa que no da lugar a desbalances de información.

Te presentamos uno de los mejores software en la nube de nomina electrónica en Colombia fácil, rápido y que cumple con los requerimientos de la Dian.