Cómo administrar tu negocio en 5 pasos

Te has preguntado qué es lo que hace falta en tu administración para que tu empresa funcione debidamente y llegue al lugar que sueñas o cómo hacer para atraer más clientes y que tu negocio crezca. Si aún no encuentras respuestas este artículo es para ti.

Conocerás los 5 pasos para administrar tu negocio de forma exitosa sin perder la cabeza, acomódate y toma nota.

¿Por qué es crucial una buena administración para el éxito de tu negocio?

Porque es el esqueleto que sostiene tu empresa, dándole forma, dirección y la fuerza para alcanzar el éxito. En este sentido, saber gestionarla es importante debido a que garantizas:

• Finanzas sanas: una administración eficiente asegura que el dinero entre y salga de manera ordenada. Lo que se traduce en una mejor toma decisiones sobre inversiones, control de costos y aumento de ganancias. Al final del día, un negocio saludable es financieramente estable.
• Crecimiento y generación de empleo: cuando tu empresa tiene una buena gestión, puede crecer y expandirse. Esto no solo significa más ingresos, sino también la creación de nuevos puestos de trabajo. Al contratar y desarrollar talento, contribuyes al crecimiento económico y a mejorar la calidad de vida de las personas.
• Cultura organizacional positiva: al manejar bien tu empresa fomentas ambientes positivos y colaborativos de trabajo. Cuando los empleados se sienten valorados y motivados, son más productivos y comprometidos. Una cultura fuerte atrae a los mejores talentos y garantiza la retención de personal.
• Impacto social: las organizaciones bien administradas son más responsables socialmente. Pueden invertir en iniciativas sostenibles, apoyar a la comunidad y contribuir a un mundo mejor. Al final, el éxito de un negocio no solo se mide en cifras, sino también en el impacto positivo que tiene en la sociedad.

Al invertir tiempo y esfuerzo en gestionar tu empresa de manera efectiva, estarás sentando las bases para un futuro exitoso.

Ahora que entiendes lo indispensable de administrar debidamente tu compañía, es momento de que conozcas los 5 pasos más importantes para gestionarla y alcanzar tus objetivos.

1. Establecer una visión y objetivos claros

Es el primer paso para garantizar el éxito de cualquier negocio. Una visión clara da dirección y propósito, y los objetivos definidos son los pasos que te acercan a esa visión. Usar la metodología SMART para fijar metas te garantiza que sean claras, medibles, posibles, importantes y con un plazo definido.

Así, tendrás un mapa claro de qué quieres lograr y cómo llegar allí. Recuerda que una visión sin objetivos es solo un sueño.

Metodología SMART para establecer metas alcanzables

Es una herramienta efectiva para establecer metas alcanzables en tu empresa. Al seguir este enfoque, tus objetivos serán Específicos, lo que significa que estarán claramente definidos y enfocados. Además, serán Medibles, ello te permitirá evaluar tu progreso y determinar si estás alcanzando tus metas.

También serán Alcanzables, es decir, realistas y fáciles de lograr con los recursos que tienes disponibles. Es importante que tus objetivos sean Relevantes o que estén alineados con la visión y misión de tu negocio. Poner un tiempo límite te ayuda a concentrarte y ser disciplinado para lograr tus metas a tiempo.

Ejemplo práctico

Imagina que tienes una franquicia de café colombiano y productos orgánicos. Ya estás en ciudades como Bogotá, Pereira, Neiva, Villavicencio y Cali. Quieres seguir creciendo y abrir más tiendas en el país. Por eso, tu objetivo es:

Objetivo: Aumentar las ventas en un 15% durante el próximo trimestre.

• Específico: Te enfocaras en aumentar las ventas de café y productos orgánicos, que es un segmento específico dentro de tu negocio.
• Medible: El aumento del 15% en las ventas es una meta cuantificable y fácil de rastrear.
• Alcanzable: Un aumento del 15% es un objetivo ambicioso pero realista, considerando las tendencias actuales de consumo hacia productos más saludables.
• Aumentar las ventas de café y productos orgánicos responde a las tendencias del mercado y a lo que los clientes quieren.
• Tiempo-definido: El objetivo tiene un plazo claro: 3 meses.

Acciones concretas para alcanzar este objetivo:

• Ampliar la gama del café y productos orgánicos: Incorporar nuevas opciones de grano y otros productos orgánicos.
• Crear promociones especiales: Ofrecer descuentos o paquetes especiales en cafés, bebidas con café y productos orgánicos durante un período determinado.
• Capacitar al personal: Asegurarse de que el personal esté bien informado y pueda asesorar a los clientes.
• Implementar una campaña de marketing: Utilizar redes sociales, folletos y promociones en tienda para destacar los productos orgánicos y sus beneficios.
• Realiza un seguimiento semanal de las ventas. Monitorea las ventas para encontrar oportunidades de mejora. Ajusta las estrategias si es necesario.

Cómo medir el éxito:

• Comparar las ventas mes a mes: Analizar si se está alcanzando el aumento del 15% proyectado.
• Haz encuestas a los clientes. Pregunta por qué prefieren tu café y productos orgánicos. También sobre qué les gustaría ver en la tienda.
• Analizar el ticket promedio: Verificar si el ticket promedio de compra ha aumentado con tu estrategia de ventas.

Cómo desarrollar un Plan Estratégico

Este proceso implica la elaboración de una hoja de ruta detallada que alinee la visión de la empresa con las acciones diarias. Para comenzar, es importante identificar los objetivos a largo plazo de la empresa y luego desglosarlos en metas más específicas y alcanzables.

El plan estratégico también debe incluir un análisis exhaustivo del entorno empresarial, identificando tanto las oportunidades como las amenazas que puedan surgir. Además, es crucial definir claramente los recursos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos y asignar responsabilidades específicas a los miembros del equipo.

Una forma sencilla de crear tu propio plan estratégico es utilizando una plantilla básica que te guíe en el proceso. Esta plantilla puede incluir secciones como la visión y misión de la empresa, objetivos a largo plazo, metas específicas y acciones concretas a seguir. Al completarla, tendrás una idea detallada que te ayudará a alinear la visión de tu negocio con las acciones diarias. A continuación te presentamos una plantilla ideal para que la personalices según las necesidades y características de tu empresa. ¡Toma nota!

Plantilla Básica para un Plan Estratégico

1. Visión

• ¿Dónde quieres estar en el futuro? Describe de forma clara y concisa la imagen a largo plazo de tu empresa. ¿Qué impacto quieres generar en tu industria y en tus clientes?

2. Misión

• ¿Cuál es tu propósito? Define el por qué existe tu empresa. ¿Qué necesidades del mercado satisfaces? ¿Cuáles son tus valores fundamentales?

3. Análisis FODA

• Fortalezas: ¿Cuáles son las ventajas competitivas de tu empresa?
• Debilidades: ¿Cuáles son las áreas que necesitan mejorar?
• Oportunidades: ¿Cuáles son los factores externos que pueden aprovechar?
• Amenazas: ¿Cuáles son los elementos que pueden afectar negativamente a tu empresa?

4. Objetivos Estratégicos

• ¿Qué queremos lograr? Define los objetivos específicos y medibles que te llevarán a alcanzar tu visión. Asegúrate de que estén alineados con tu misión y análisis FODA.

5. Estrategias

• ¿Cómo vamos a alcanzar nuestros objetivos? Desarrolla las acciones concretas que implementarás para lograr cada objetivo. Sé lo más detallado posible.

6. Indicadores Clave de Desempeño (KPI)

• ¿Cómo vamos a medir nuestro progreso? Define los indicadores que te permitirán evaluar si estás avanzando hacia tus objetivos. Los KPI deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART).

7. Plan de Acción

• ¿Quién hace qué, cuándo y cómo? Detalla las tareas específicas, los responsables, los plazos y los recursos necesarios para ejecutar cada estrategia.

8. Presupuesto

• ¿Cuánto vamos a invertir? Asigna los recursos financieros necesarios para llevar a cabo tu plan estratégico.

9. Control y Evaluación

• ¿Cómo vamos a monitorear nuestro progreso? Establece un sistema de seguimiento y evaluación para medir el desempeño de tu plan y realizar ajustes si es necesario.

2. Organizar las finanzas y recursos

Para garantizar el buen funcionamiento de tu negocio, es fundamental organizar de manera efectiva las finanzas y recursos disponibles. Además, puedes implementar el flujo de caja para asegurar la liquidez de tu empresa. Esto implica tener un registro detallado de los ingresos y egresos en un período determinado para tomar decisiones financieras acertadas y evitar problemas de liquidez.

Uso del Método de Presupuesto Base Cero

Para utilizar el Método de Presupuesto Base Cero de manera efectiva, es fundamental comenzar con la construcción de tu presupuesto, justificando cada gasto de manera detallada. Esto implica analizar minuciosamente las partidas presupuestarias y asegurarte de que estén alineadas con los objetivos y metas establecidos para tu negocio.

Al seguir este enfoque, podrás identificar áreas de oportunidad para optimizar tus recursos y tomar decisiones financieras más acertadas.

Personaliza esta plantilla según las necesidades y características de tu empresa, y verás cómo construir un presupuesto base cero sólido y efectivo se convierte en una herramienta clave para la gestión financiera de tu negocio.

Ejemplo práctico:

Imagina que quieres crear un presupuesto base cero para el mes de enero. Aquí te presento una plantilla básica que puedes adaptar a tus necesidades:

Cómo utilizar esta plantilla:

1. Identifica todas tus fuentes de ingresos: Incluye tu salario, ingresos adicionales y cualquier otra entrada de dinero.
2. Categoriza tus gastos: Divide tus gastos en fijos (alquiler, servicios) y variables (alimentación, entretenimiento).
3. Asigna un presupuesto a cada categoría: Empieza desde cero y decide cuánto quieres gastar en cada área.
4. Realiza un seguimiento de tus gastos: Registra todos tus gastos a lo largo del mes para comparar con tu presupuesto.
5. Analiza y ajusta: Al final del mes, compara tus gastos reales con el presupuesto asignado. Identifica áreas donde te excediste y ajusta tu presupuesto para el próximo mes.

https://www.siigo.com/blog/como-llevar-el-presupuesto-de-tu-negocio/

Implementación del Flujo de Caja

El flujo de caja (o cash flow en inglés) es un concepto fundamental en la administración financiera de cualquier negocio. Se refiere al registro de todas las entradas y salidas de efectivo de una empresa. Este flujo puede ser positivo o negativo:

• Flujo de caja positivo: Cuando las entradas de dinero (ventas, inversiones, etc.) superan las salidas (gastos, pagos, etc.).
• Flujo de caja negativo: Cuando las salidas de dinero son mayores que las entradas.

¿Cómo se maneja el flujo de caja?

Para manejar el flujo de caja de manera efectiva, se deben seguir varios pasos:

1. Registro detallado: Mantener un registro preciso de todas las transacciones financieras.
2. Proyección de flujo de caja: Estimar las entradas y salidas futuras para anticipar necesidades de efectivo.
3. Control de gastos: Identificar y reducir gastos innecesarios.
4. Gestión de cobros: Asegurarse de que los clientes paguen a tiempo.
5. Planificación de inversiones: Evaluar cuidadosamente las inversiones para asegurar que no afecten negativamente el flujo de caja.

Agregar enlace: que es el balance general https://www.siigo.com/blog/que-es-un-balance-general/

3. Implementar un proceso administrativo efectivo

Un proceso administrativo efectivo es la columna vertebral de cualquier organización. Permite optimizar recursos, mejorar la eficiencia y alcanzar los objetivos establecidos. A continuación, te presentamos una guía detallada para implementarlo:

Metodología PDCA (Plan, Do, Check, Act)

La metodología PDCA (Plan, Do, Check, Act), también conocida como ciclo de Deming o ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), es una herramienta fundamental para la mejora continua en cualquier ámbito, desde la industria hasta la vida personal.

¿En qué consiste?

Es un ciclo interactivo de cuatro etapas que permite identificar problemas, implementar soluciones y evaluar los resultados de forma sistemática. Cada etapa se complementa con la siguiente, creando un proceso continuo de mejora.

Ejemplo práctico: Cómo aplicar PDCA para mejorar procesos internos

1. Plan (Planificar)

• Identificación del Problema: La empresa ha recibido comentarios negativos sobre el tiempo de respuesta en el área de atención al cliente. Los clientes están insatisfechos con la demora en la resolución de sus problemas.
• Objetivo: Reducir el tiempo de respuesta a menos de 24 horas y aumentar la satisfacción del cliente en un 15% en los próximos 3 meses.
• Plan de Acción:
  • Revisión de procesos: Analizar el flujo actual de atención al cliente y detectar cuellos de botella.
  • Capacitación: Capacitar al equipo de atención al cliente en la gestión eficiente del tiempo y en el uso de herramientas tecnológicas.
  • Implementación de un sistema de tickets: Implementar un software de gestión de tickets para mejorar el seguimiento y la priorización de solicitudes.

2. Do (Hacer)

• Implementación:
  • Se revisaron y modificaron los procesos internos de atención al cliente, eliminando tareas innecesarias y optimizando el flujo de trabajo.
  • Se llevó a cabo la capacitación del personal.
  • Se implementó el nuevo sistema de tickets, y se realizaron pruebas para asegurar su correcto funcionamiento.

3. Check (Verificar)

• Evaluación de Resultados:
  • Se midieron los tiempos de respuesta durante un mes.
  • Se encuestó a los clientes para evaluar su nivel de satisfacción con el servicio recibido.
  • Los resultados mostraron una reducción del tiempo de respuesta a un promedio de 20 horas y un aumento del 12% en la satisfacción del cliente.

4. Act (Actuar)

• Acciones de Mejora:
  • Con base en los resultados, se identificaron áreas de mejora adicional, como la necesidad de un mejor soporte técnico en el sistema de tickets.
  • Se decidió continuar con la capacitación del personal y realizar ajustes en el sistema para facilitar aún más la gestión de las solicitudes.
  • Se estableció el PDCA como un ciclo continuo para la mejora constante del proceso de atención al cliente.

Creación de un organigrama y definición de roles

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización. Muestra la jerarquía de autoridad, las relaciones entre los diferentes departamentos y los puestos de trabajo. Es una herramienta visual esencial para entender cómo funciona una empresa y cómo se toman las decisiones. Es una herramienta visual esencial para entender cómo funciona una empresa y cómo se toman las decisiones.

Pasos para crear un organigrama y definir roles:

1. • Identificar los diferentes departamentos y equipos.
   • Determinar la jerarquía de autoridad.
   • Analizar las funciones y responsabilidades actuales de cada puesto.
   • Crear descripciones de puestos detalladas.
   • Utilizar un software especializado o una plantilla.
   • Representar gráficamente la estructura de la organización.
   • Indicar los diferentes departamentos y puestos.
   • Mostrar las líneas de autoridad y comunicación.
   • Presentar el organigrama y las descripciones de puestos a los empleados.
   • Solicitar comentarios y sugerencias.
   • Realizar los ajustes necesarios.

4. Mantener un control constante de las operaciones

Para asegurar el éxito y la eficiencia de tu empresa, es fundamental mantener un control constante de todas tus operaciones. Esto implica monitorear de cerca cada aspecto de tu negocio, desde la producción hasta la atención al cliente, para identificar posibles áreas de mejora y tomar decisiones informadas.

Implementar un sistema de seguimiento y control te permitirá detectar cualquier desviación o problema en tiempo real, lo que te brindará la oportunidad de actuar de manera proactiva y corregir cualquier inconveniente antes de que se convierta en un obstáculo importante.

Además, mantener un control constante de tus operaciones te ayudará a optimizar tus procesos, aumentar la eficiencia y garantizar la calidad de tus productos o servicios.

Implementación de KPIs (Indicadores Clave de Desempeño)

Los KPIs, o Indicadores Clave de Desempeño, son métricas cuantitativas que te permiten medir el progreso hacia tus objetivos estratégicos. Son como un termómetro que nos indica la salud de tu negocio y te ayuda a tomar decisiones más informadas.

Pasos para implementar KPIs

1. Definir objetivos claros:
   • ¿Qué queremos lograr?
   • ¿Cuáles son nuestros resultados esperados?
2. Seleccionar los KPIs adecuados:
   • ¿Qué métricas reflejan mejor nuestros objetivos?
   • ¿Son fáciles de medir y entender?
   • ¿Son relevantes para todos los niveles de la organización?
3. Establecer metas realistas:
   • ¿Qué queremos alcanzar con cada KPI?
   • ¿Son metas desafiantes pero alcanzables?
4. Recolectar datos:
   • ¿De dónde obtendremos los datos?
   • ¿Con qué frecuencia se recolectarán?
5. Analizar los datos:
   • ¿Qué nos dicen los datos sobre nuestro desempeño?
   • ¿Hay tendencias o patrones?
6. Comunicar los resultados:
   • ¿A quién se comunicarán los resultados?
   • ¿Con qué frecuencia se comunicarán?
7. Realizar ajustes:
   • ¿Necesitamos modificar nuestros objetivos o KPIs?
   • ¿Debemos cambiar nuestras estrategias?

Uso de la metodología Lean para mejorar la eficiencia

La metodología Lean, originada en los sistemas de producción de Toyota, es una filosofía de gestión enfocada en la eliminación sistemática de desperdicios en todos los procesos de una organización. Su objetivo principal es maximizar el valor para el cliente utilizando la menor cantidad de recursos posibles.

¿Cómo funciona la metodología Lean para mejorar la eficiencia?

La metodología Lean se basa en cinco principios fundamentales:

1. Identificar el valor: Se define claramente lo que el cliente valora en un producto o servicio.
2. Mapear el flujo de valor: Se visualiza el camino que recorre un producto o servicio desde su concepción hasta su entrega al cliente, identificando todas las actividades involucradas.
3. Crear flujo: Se busca eliminar interrupciones y demoras en el flujo de valor, optimizando la secuencia de las actividades.
4. Establecer un sistema de “pull”: La producción se inicia solo cuando hay una demanda real del cliente, evitando la sobreproducción.
5. Buscar la perfección: Se fomenta una cultura de mejora continua, donde todos los miembros de la organización buscan constantemente nuevas formas de eliminar desperdicios.

5. Adaptar y optimizar continuamente

Adaptarse y optimizar continuamente es clave para el éxito de cualquier negocio. La capacidad de ajustar y mejorar constantemente tus operaciones, estrategias y procesos te permitirá mantener la competitividad y la eficiencia en un entorno empresarial en constante cambio.

Para lograrlo, es fundamental estar abierto a la innovación y la mejora continua. Esto implica estar dispuesto a adoptar nuevas tecnologías, métodos de trabajo y enfoques para optimizar tus operaciones y alcanzar tus objetivos de manera más efectiva.

Además, es importante estar atento a las tendencias del mercado y a las necesidades de tus clientes, adaptando tu oferta y tu enfoque según sea necesario. La flexibilidad y la capacidad de respuesta son cualidades esenciales para mantener la relevancia y el éxito en el mundo empresarial actual.

Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

Un análisis FODA es una herramienta estratégica utilizada para evaluar los factores internos y externos que pueden afectar a una organización, proyecto o situación específica. Este análisis se divide en cuatro categorías:

1. Fortalezas (F): Son los aspectos internos positivos que distinguen a la organización o proyecto y le otorgan una ventaja competitiva.
   Ejemplos:
   • Recursos financieros sólidos.
   • Una marca reconocida y respetada.
   • Talento humano altamente capacitado.
   • Tecnología avanzada y eficiente.
2. Oportunidades (O): Son los factores externos que pueden ser aprovechados para mejorar la posición de la organización o proyecto.
   Ejemplos:
   • Expansión en mercados emergentes.
   • Cambios en la regulación que favorecen el sector.
   • Alianzas estratégicas con otras empresas.
   • Innovaciones tecnológicas que pueden ser adoptadas.
3. Debilidades (D): Son los aspectos internos negativos que pueden limitar la capacidad de la organización o proyecto para alcanzar sus objetivos.
   Ejemplos:
   • Recursos financieros limitados.
   • Baja visibilidad o reconocimiento de marca.
   • Dependencia excesiva de un solo producto o mercado.
   • Falta de innovación o adaptabilidad.
4. Amenazas (A): Son los factores externos que pueden poner en riesgo la posición de la organización o proyecto.
   Ejemplos:
   • Competencia intensa en el mercado.
   • Cambios desfavorables en la regulación.
   • Crisis económicas o políticas.
   • Cambios en las preferencias de los consumidores

Ciclo de retroalimentación con clientes y equipo

El ciclo de retroalimentación es un proceso continuo que permite a las organizaciones recopilar, analizar y actuar en base a las opiniones y sugerencias de sus clientes y empleados. Es una herramienta fundamental para mejorar productos, servicios, procesos internos y la satisfacción general de todas las partes involucradas.

Fases del ciclo de retroalimentación

1. Recopilación de datos:
   • Crear encuestas para medir la satisfacción del cliente y la opinión de los empleados.
   • Establecer canales para que los clientes y empleados puedan expresar sus opiniones de forma libre y espontánea.
   • Monitorear las redes sociales para identificar menciones de la marca y comentarios de los clientes.
   • Organizar reuniones periódicas con clientes y empleados para obtener feedback directo.
2. Análisis de datos:
   • Buscar tendencias y patrones en los datos recopilados.
   • Determinar cuáles son los problemas más importantes a abordar.
   • Investigar las causas subyacentes de los problemas identificados.
3. Planificación de acciones:
   • Crear planes detallados para abordar los problemas identificados.
   • Designar a personas responsables de implementar cada acción.
   • Definir plazos realistas para la puesta en marcha de las acciones.
4. Implementación de acciones:
   • Comunicar los planes de acción a todos los involucrados.
   • Monitorear el progreso de las acciones.
5. Evaluación de resultados:
   • Evaluar el impacto de las estrategias implementadas en la satisfacción del cliente y el desempeño de la organización.
   • Ajustar los planes de acción si es necesario.

¡Llegaste al final! Esperamos que esta guía haya sido de ayuda para ti y ahora que conoces los pasos más importantes para administrar tu negocio, empieces a optimizar tu gestión. Recuerda que el software en la Nube de Siigo te permite automatizar todos tus procesos, cumplir con la ley y ser más eficiente.