Cómo se liquidan las cesantías en Colombia: guía completa

Las cesantías son una prestación social que busca proteger al trabajador en caso de desempleo o servir como fuente de financiación para vivienda o educación. Sin embargo, muchos desconocen cómo se liquidan. En este artículo, explicaremos todo lo que debe saber sobre su cálculo, plazos para consignar y qué pasa si el empleador no cumple.

¿Qué son las cesantías?

Son un ahorro obligatorio que el empleador debe hacer a favor del trabajador, equivalente a un mes de salario por cada año de servicio o proporcional si el tiempo es menor. Estas se calculan con base en el último salario devengado (incluyendo auxilio de transporte si aplica) al momento de la liquidación.

Su finalidad es brindar protección económica al trabajador. Por esta razón, el dinero no se paga directamente al empleado, sino que se deposita en un fondo de cesantías de su elección, donde genera intereses y puede ser retirado bajo ciertas condiciones legales (desempleo, educación o vivienda).

¿Quiénes reciben las cesantías en Colombia?

Todos los empleados vinculados mediante contrato de trabajo tienen derecho a recibir cesantías, incluyendo aquellos a término fijo, indefinido, ocasional, accidental y los trabajadores del servicio doméstico. También aplica para aprendices SENA, trabajadores de cooperativas y aquellos independientes que se afilien voluntariamente a una administradora de cesantías.

Por el contrario, no tienen derecho a cesantías quienes presten servicios por honorarios, asociados a cooperativas de trabajo asociado, pensionados y aquellos trabajadores que devenguen más de 10 salarios mínimos mensuales y hayan pactado un régimen especial de cesantías.

¿Cómo se liquidan las cesantías?

Para liquidar las cesantías, se debe considerar el salario base y el tiempo trabajado (días). La fórmula utiliza un factor de división de 360 días (año laboral estándar).

Cálculo de las cesantías = (salario base × días trabajados) / 360

Cuando el salario es fijo, es decir, se paga de forma regular y constante (sin comisiones u horas extras habituales), el auxilio de transporte debe incluirse en la base si el trabajador tiene derecho a este.

En cambio, cuando el salario es variable y depende de factores como comisiones, horas extras, bonos u otros pagos irregulares, la base para el cálculo será el salario promedio mensual percibido por el trabajador en el último año de servicio (o durante el tiempo laborado, si es menor).

Salario promedio = (suma de todos los ingresos del año) / 12
Cesantías = (salario promedio mensual × días trabajados) / 360

Conoce en esta publicación cómo quedó el salario mínimo en Colombia.

Ejemplo práctico

Supongamos que eres un trabajador que tiene un salario fijo de $2.200.000 + $162.000 pesos de auxilio de transporte y trabajaste durante todo el año 2024. Por lo que para liquidar tus cesantías se aplica la fórmula:

El salario es $2.200.000 + $162.000 = $2.362.000.
Cesantías = (2.362.000 × 360) / 360 = $2.362.000

El trabajador tiene derecho a recibir un salario completo por concepto de cesantías.

Ahora, imagina que el salario variable promedio de otro trabajador en el último año, sumando todos los ingresos y dividiendo entre 12, es de $2.225.000. Si trabajó los 360 días del año, luego se aplica la fórmula:

Cesantías = (2.225.000 × 360) / 360 = $2.225.000

¿Cuándo se deben pagar las cesantías en 2026?

Las cesantías se deben liquidar anualmente al 31 de diciembre y se deben consignar en el fondo de cesantías elegido por el trabajador, a más tardar, el 14 de febrero del año siguiente. Por ejemplo, las cesantías correspondientes al año 2025 se pagan antes del 14 de febrero de 2026.

El trabajador puede elegir la administradora de cesantías y debe informarlo por escrito al empleador. Si no lo hace, el empleador puede afiliarlo a un fondo.

Para retirarlas, el trabajador debe presentar una solicitud al fondo con los documentos que soporten el motivo (desempleo, educación o vivienda).

Sanciones por no consignar las cesantías

El empleador que no consigne las cesantías en el plazo legal establecido incurre en una sanción moratoria equivalente a un día de salario por cada día de retraso, calculada sobre el último salario devengado y actualizada con la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC).

Además, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) puede imponer multas que ascienden hasta el 200% del valor de las cesantías no pagadas, o ser objeto de una acción de tutela por parte del trabajador para que se ordene el pago inmediato de las cesantías.

En resumen, las cesantías son un derecho laboral obligatorio. Si quieres evitar errores en el cálculo o en los plazos, lo mejor es apoyarte en el Software de Nómina de Siigo, que automatiza estas labores y te mantiene al día con las leyes y normativa.

Esperamos que este artículo te haya sido útil para entender cómo se liquidan las cesantías y cumplir con todas tus obligaciones.