Bancarización en Colombia: clave para la inclusión financiera

Mejora tus procesos contables y cumple con las reglas fiscales. En esta guía te contamos todo lo que necesitas saber sobre bancarización en Colombia, pagos digitales y la importancia del registro y la conciliación, para que tu labor contable sea más eficiente, segura y alineada con las normas vigentes.

¿Qué es la bancarización?

La bancarización es, en pocas palabras, el acceso y uso de servicios financieros como cuentas de ahorro, tarjetas de crédito, préstamos o plataformas de pago electrónico. Refleja qué tan conectadas están las personas y los negocios con el sistema financiero, y también su nivel de formalidad y participación en la economía.

Índice y evolución (BanRep) + implicaciones para personas y empresas

Según el Banco de la República (BanRep), el 96,3% de los adultos colombianos ya cuenta con al menos un producto financiero. Este avance ha sido impulsado principalmente por el crecimiento de las cuentas de ahorro (82,4%) y los depósitos de bajo monto (76,1%). Sin embargo, todavía hay brechas significativas entre regiones y segmentos de la población, especialmente en zonas rurales.

Por su parte, el Reporte de Inclusión Financiera 2024 (BDO), elaborado por la Superintendencia Financiera de Colombia y Banca de las Oportunidades, destaca que el crecimiento reciente se debe al auge de los canales electrónicos y las billeteras o monederos, herramientas que han facilitado que más personas y negocios ingresen al sistema financiero formal.

Beneficios contables

La bancarización en Colombia no solo mejora la gestión financiera de las pymes, sino que también facilita el trabajo del contador al ofrecer información más confiable, trazable y oportuna.

• Trazabilidad de pagos: cada ingreso y egreso queda respaldado en los sistemas de las entidades financieras, lo que simplifica la conciliación contable y evita diferencias entre los registros y los extractos bancarios.
• Menos efectivo: al reducir los pagos en efectivo, disminuyen los gastos sin soporte y los descuadres de caja. Esto te facilita el entregar informes más claros y estar preparado ante una posible revisión de la DIAN.
• Mejor perfil de crédito: el uso constante de canales formales ayuda a tus clientes a construir un historial financiero, lo que mejora su acceso a líneas de financiación empresarial, con lo cual pueden sostener su operación y asegurar el capital para su crecimiento.

Reglas fiscales: medios de pago y límite de efectivo

El artículo 771-5 del Estatuto Tributario (art. 771-5 E.T.) establece que, para que un pago sea fiscalmente aceptado como deducción, costo o gasto, debe realizarse a través de medios bancarios o electrónicos. Esto incluye depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias, cheques y tarjetas.

Además, la norma fija un límite máximo de 100 UVT en efectivo por operación, lo que en 2025 equivale aproximadamente a $4.979.900. Superar ese monto implica que el exceso no podrá ser aceptado.

Ejemplo práctico

Imagina que una empresa de servicios paga $20.000.000 a un proveedor, de los cuales $10.000.000 se entregan en efectivo.

Como el tope permitido es de 100 UVT ($4.979.900), solo ese valor será deducible. Los $5.020.100 restantes se consideran gasto no aceptado fiscalmente, lo que incrementa la base gravable y, en consecuencia, el impuesto a pagar.

Desafíos y oportunidades de inclusión financiera en Colombia

Aunque los avances son significativos, en Colombia todavía persisten brechas importantes en el uso de los servicios financieros, especialmente entre hombres y mujeres, entre zonas urbanas y rurales, y entre regiones con distinto nivel de conectividad y formalización.

La buena noticia es que la interoperabilidad bancaria y el crecimiento de los productos financieros en línea —como cuentas virtuales, pagos con QR y billeteras electrónicas— están ayudando a cerrar esas brechas, facilitando que más personas y negocios ingresen al sistema financiero formal.

De hecho, el Análisis Bancarización en Diferentes Regiones y Sectores (Comercio electrónico y adopción digital (MinTIC/Observatorio)) demuestra que el comercio electrónico ha experimentado un incremento en los últimos años, impulsando la adopción de pagos online y, por consiguiente, reduciendo la dependencia de pago físico en las transacciones comerciales.

Para los contadores, esto representa una gran oportunidad: posicionarse como asesores estratégicos que guían a las pymes en la transición al mundo virtual y que garantizan que cada operación quede correctamente documentada, soportada y conciliada para efectos contables y normativos.

Operación contable: documentar y conciliar pagos electrónicos

La bancarización no solo cambia cómo se paga, sino también cómo se registra y se controla la información contable. Para cumplir con la norma y mantener el orden en los libros, como contador, debes garantizar que cada transacción esté correctamente respaldada y conciliada.

Aquí es donde la tecnología marca la diferencia. Con un software de contabilidad para contadores como el de Siigo, puedes:

• Definir cómo recibirás el dinero (desde pagos online hasta honorarios).
• Conciliar automáticamente los extractos bancarios.
• Generar informes contables y tributarios con trazabilidad total.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de sanciones y mejora la confianza en tu gestión.

Tips para la adopción de pagos digitales

• Etiqueta la transferencia con el número de factura exacto; evita descripciones genéricas como “pago varios”.
  Controla el efectivo por proveedor cuando el acumulado llegue al 70% del tope UVT.
• Pago en partes: si fraccionas, asegúrate de que todos los abonos mantengan trazabilidad y soportes propios.
• POS: si el negocio tiene datáfono, imprime el cierre de lote diario y consérvalo. Es la llave maestra para conciliar las comisiones (MDR) y el depósito final en el extracto.
• Billeteras: descarga el reporte de movimientos y guárdalo junto a la factura. Haz una referencia cruzada en la contabilidad.
• Caja menor: usa una “lista negra” de conceptos no permitidos para caja menor (por ejemplo: combustible, proveedores críticos, honorarios, etc.).
• Terceros nuevos: no pagues hasta tener el RUT y la certificación bancaria verificados y vigentes.
• Capas de evidencia: si una referencia no aparece en el extracto, agrega el correo de confirmación del proveedor o ticket del gateway.
• Cierre mensual: una carpeta “Mes cerrado” en solo lectura, con todos los soportes digitalizados e indexados.

Como ves, la bancarización en Colombia te permite trabajar con mayor seguridad, eficiencia y respaldo documental. No solo facilita acceder a servicios financieros formales, sino que también mejora la administración del dinero y la educación financiera dentro de las pymes en el país.

Como contador, apoyarte en la tecnología es la mejor forma de ofrecer información confiable, optimizar procesos y fortalecer la asesoría que brindas a tus clientes.

Con soluciones tecnológicas como Siigo, puedes automatizar conciliaciones, mantener tu contabilidad actualizada y dedicar más tiempo a lo que realmente importa: tomar decisiones con visión y ayudar a las empresas a crecer con confianza.