¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que respalda la compra de un bien o la prestación de un servicio. En ella se detallan las condiciones de la transacción: datos del vendedor y del comprador, descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, impuestos aplicables y la forma de pago.

En Colombia, la factura está regulada por el Estatuto Tributario, que establece la obligación de facturar y sus requisitos para efectos fiscales. Cuando cumple las condiciones para constituirse como título valor, también aplican las disposiciones del Código de Comercio (artículos 772 a 774). La normativa sobre las facturas de venta también contempla excepciones y condiciones específicas según el tipo de contribuyente y la operación realizada.

La factura no solo es un comprobante de venta. También cumple funciones comerciales, contables y tributarias que ayudan a mantener el control del negocio:

Entre sus principales usos están:

• Respaldar las operaciones comerciales: deja constancia de los bienes vendidos o los servicios prestados, así como de sus valores y condiciones.
• Facilitar el control contable: sirve como soporte para registrar ingresos, costos y gastos. Además, permite contabilizar cuentas por cobrar (cartera) o por pagar y mantener la trazabilidad de los movimientos financieros.
• Apoyar el cumplimiento tributario: documenta las transacciones y proporciona información para cumplir las obligaciones fiscales correspondientes.
• Facilitar reclamaciones y garantías: junto con otros documentos, puede servir como soporte para solicitar garantías, devoluciones o servicios de soporte técnico.

Tipos de factura

Los principales tipos de factura en Colombia incluyen:

Factura de venta

La factura electrónica es el documento obligatorio que deben expedir quienes se encuentran obligados a facturar. Actualmente, se emite principalmente en formato electrónico (XML), se transmite a la DIAN para su validación previa y se entrega al comprador mediante su representación gráfica (PDF).

Debe cumplir con los requisitos de factura electrónica, entre ellos:

• Denominación como Factura Electrónica de Venta.
• Datos del emisor y del adquirente.
• Fecha y hora de expedición y generación.
• Numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Valor total de la operación, discriminando subtotal, impuestos (IVA, Impuesto Nacional al Consumo –INC) y retenciones aplicables.
• Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y código QR.

¿En qué se diferencian las facturas electrónicas de las facturas en papel?

En Colombia, ambas modalidades pueden tener validez como factura de venta cuando su uso está permitido y cumplen con los requisitos aplicables. Sin embargo, presentan diferencias en su generación transmisión y gestión:

Notas de crédito y débito

En el ecosistema electrónico de la DIAN, las correcciones se hacen mediante Notas Crédito o Notas Débito, vinculadas a la factura original.

• Notas Débito: se usan para incrementar valores, cobrar intereses o ajustar conceptos omitidos.
• Notas Crédito: se utilizan para anulaciones, devoluciones, descuentos o correcciones que disminuyen el valor de una operación.

Factura recapitulativa

Algunas empresas utilizan documentos comerciales para reunir información sobre varias entregas o despachos realizados a un mismo cliente. Sin embargo, estos documentos internos no sustituyen la factura electrónica de venta ni los demás documentos exigidos por la normativa tributaria.

Factura proforma

La factura proforma es un documento informativo que funciona como una propuesta comercial formal o una cotización detallada.

Incluye información sobre los bienes, servicios, cantidades y valores que podrían formar parte de una futura operación.

No es un título valor, no se transmite a la DIAN y, por sí sola, no sirve como soporte fiscal de costos, deducciones o IVA descontable.

¿Cuándo se utiliza la factura proforma?

Una factura proforma puede utilizarse entre otros casos:

• Para que el comprador revise las condiciones de una oferta antes de confirmar un pedido.
• En operaciones de exportación para presentar información preliminar sobre la mercancía y la operación comercial.
• En procesos de compras empresariales que requieren revisión y aprobación interna..
• Como cotización formal para presentar una propuesta comercial detallada.

¿Cuándo debes mostrar el IVA por separado en una factura?

Cuando una operación está gravada con IVA, la factura debe discriminar el impuesto indicando la tarifa aplicable y su valor correspondiente.

Esto permite que el comprador conozca cuánto corresponde al valor del bien o servicio y cuánto al impuesto. También facilita los registros contables y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Ten presente que no todas las operaciones tienen el mismo tratamiento. Algunas están gravadas con la tarifa general del 19 %, otras con tarifas especiales, como el 5 %, y otras pueden estar exentas o excluidas. Las operaciones exentas están gravadas con tarifa del 0 %, mientras que las excluidas no están sometidas al impuesto.

Por eso, antes de emitir una factura, es importante verificar la clasificación tributaria del producto o servicio y las responsabilidades fiscales del negocio, incluida su condición de responsable o no responsable de IVA. No se debe agregar IVA de manera automática a todas las ventas.

¿Cómo se contabiliza la factura?

La contabilización consiste en registrar la operación económica en las cuentas contables correspondientes.

Su tratamiento dependerá de si se trata de una factura de venta o de compra, así como de los impuestos.

La operación se registra aplicando el principio de devengo o causación y la partida doble. En términos generales, el reconocimiento contable se realiza en el período en que ocurre el hecho económico, independientemente del momento en que se reciba el pago. La factura y los demás documentos relacionados sirven como soporte del registro.

¿Cómo facturar con Siigo?

Emitir facturas no tiene por qué ser un proceso complejo. Las soluciones tecnológicas de Siigo automatizan la generación, validación y envío de documentos electrónicos cumpliendo al 100 % con los estándares de la DIAN.

El proceso para crear una factura en Siigo Nube es el siguiente:

1. Ingresa al portal de clientes y crea una factura: accede a tu cuenta de Siigo Nube, dirígete al módulo de Ventas y selecciona Crear factura.
2. Selecciona o registra al cliente: busca al cliente y verifica sus datos. Si es un cliente nuevo, registra su información antes de continuar.
3. Agrega los productos o servicios: selecciona las referencias; el sistema calcula de forma automática los precios subtotales e impuestos, como el IVA, según la operación.
4. Define la forma y medio de pago: indica si la venta es de contado o a crédito (configurando cuotas y fechas de vencimiento) y asigna el medio de pago (efectivo, transferencia, tarjeta)
5. Revisa y transmite a la DIAN: verifica los datos del cliente, los productos o servicios, confirma los totales y haz clic en Guardar y Enviar. Siigo transmite el archivo XML en segundos a la DIAN para su validación previa.
6. Comparte la factura: una vez validada, utiliza las opciones disponibles para enviar el documento electrónico o compartirlo por los canales habilitados. Así, el cliente podrá consultar la factura y conservar el soporte de la compra.

Además de facilitar la emisión de facturas electrónicas, Siigo Nube cuenta con funcionalidades como:

• Pago de facturas en línea: con Siigo Pay, la funcionalidad de gestión de cobranza 100 % integrada en el software de Siigo Nube, puedes agregar un botón de pago en la factura electrónica o cotización para que tus clientes paguen por PSE o tarjeta, acelerando el recaudo.
• Causación automática: conecta la facturación con la contabilidad en tiempo real, reduciendo reprocesos y mejorando la trazabilidad de la información con Siigo Nube causación de facturas.
• Reportes de facturación: consulta y analiza la información sobre las ventas y utiliza los datos disponibles para tomar decisiones y hacer seguimiento a los resultados.

En Siigo contamos con las herramientas que ayudan a conectar la facturación con otros procesos del negocio, mantener la información organizada y dedicar más tiempo al análisis y la gestión estratégica. Conoce nuestras soluciones y simplifica la administración de tu negocio.