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Licencias remuneradas en Colombia

Las licencias remuneradas en Colombia son permisos laborales que le permiten a un trabajador ausentarse de sus funciones sin perder el derecho al pago de su salario, siempre que exista una causa contemplada por ley o debidamente justificada.

En 2026, este tema es especialmente relevante para empresas, áreas de talento humano y trabajadores, ya que la Reforma Laboral amplió y precisó varios permisos que antes generaban dudas. Entender qué casos aplican, qué soportes solicitar y cómo registrarlos correctamente ayudará a evitar errores en la nómina, descuentos indebidos, conflictos laborales y riesgos de incumplimiento.

En este artículo te explicamos cuáles son las licencias remuneradas vigentes, qué cambió este año y cómo gestionarlas sin afectar la operación de tu empresa.

¿Qué son y cuándo aplican en Colombia?

Una licencia remunerada es una ausencia autorizada en la que el trabajador deja de prestar sus servicios temporalmente por una situación personal, familiar, médica, legal o cívica, sin que esto afecte su salario ni sus prestaciones sociales.

A diferencia de un permiso informal, estas licencias son un derecho: si el trabajador cumple los requisitos, tu empresa está obligada a concederlas. Aplican a cualquier colaborador vinculado mediante contrato laboral (ya sea a término fijo, indefinido o por obra o labor) en casos de luto, maternidad, paternidad, calamidad doméstica, citas médicas, obligaciones escolares, citaciones judiciales, votaciones o participación como jurado.

¿Qué cambió con la Reforma Laboral?

La Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025), vigente en su totalidad desde enero de 2026, introdujo cambios importantes en materia de licencias remuneradas al modificar el numeral 6 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST).

La normativa amplió y dio mayor claridad a situaciones como las citas médicas, las consultas especializadas, las urgencias, los tratamientos, las obligaciones escolares como acudiente y las citaciones judiciales o administrativas.

Para tu empresa, el reto no es solo conceder estos tiempos, sino revisar las políticas internas y dejar trazabilidad digital de cada solicitud, soporte y aprobación. Esto te ayuda a evitar sanciones y mantener un mejor control de la nómina, apoyándote en sistemas especializados.

Para mayor claridad, te explicamos cómo se conforma la nómina electrónica y algunos de sus beneficios más conocidos.

¿Cuáles son los permisos remunerados que debe conceder una empresa?

Con los ajustes normativos vigentes, el listado completo de licencias remuneradas obligatorias en 2026 que tu empresa debe reconocer incluye:

• Licencia por luto
• Licencia por maternidad y paternidad
• Calamidad doméstica
• Citas médicas, urgencias y tratamientos de salud
• Obligaciones escolares como acudiente
• Citaciones judiciales, administrativas o legales
• Matrimonio, votaciones y compensatorio por ser jurado de votación.

Cada caso tiene condiciones distintas: algunos tienen días definidos por ley, mientras que otros dependen del tiempo que tome la diligencia. Por eso, conviene clasificarlos por tipo, soporte requerido, responsable de la aprobación y forma de registro en nómina. Así garantizas el cumplimiento normativo y evitas errores en la nómina.

Permiso por luto: días, familiares cubiertos y soportes

Cuando fallece un familiar, el trabajador tiene derecho a 5 días hábiles, conforme a lo establecido en la legislación laboral. Generalmente, aplica al cónyuge o compañero permanente, familiares hasta segundo grado de consanguinidad (padres, hijos, abuelos, nietos y hermanos), primero de afinidad (suegros) y primero civil (hijos o padres adoptivos).

Para justificar la ausencia, el empleado debe presentar el registro civil de defunción o el acta correspondiente, y cuenta con un plazo de 30 días posteriores al fallecimiento para entregarlo. Aunque tu empresa puede solicitar este soporte, lo recomendable es dar un plazo razonable para completar la documentación y evitar exigir trámites innecesarios en un momento tan sensible.

Maternidad y paternidad: tiempos, requisitos y pago

Estas licencias garantizan el tiempo de cuidado y adaptación ante el nacimiento o adopción de un hijo. En Colombia, la licencia de maternidad tiene una duración de 18 semanas. El padre, por su parte, tiene derecho a 2 semanas (14 días calendario) de licencia, según lo establece la Ley 2114 de 2021.

Para su reconocimiento y posterior cobro, se requiere el certificado médico o el registro civil de nacimiento, además de cumplir con los requisitos establecidos por la EPS. Aunque el pago económico está a cargo del sistema de seguridad social, tu empresa debe registrar correctamente la novedad en la nómina para garantizar la continuidad del vínculo laboral y evitar confusiones en la gestión.

Calamidad doméstica: cuándo aplica y cómo justificarla

La licencia por calamidad doméstica aplica cuando el trabajador enfrenta una situación grave, imprevista o de fuerza mayor que afecta su bienestar o el de su núcleo familiar y le impide asistir normalmente al trabajo. Puede tratarse de una enfermedad grave, un accidente, una hospitalización, un incendio o una inundación en el hogar, entre otros eventos que comprometan su seguridad.

A diferencia de otros permisos, la ley no fija un número exacto de días: el tiempo concedido debe ser razonable según la gravedad del caso. Como empresario, esto significa evaluar cada situación de manera objetiva, pidiendo un soporte que demuestre el hecho sin exigir más documentación de la necesaria.

Citas médicas, urgencias y tratamientos: qué debe permitir el empleador

Este es uno de los puntos clave en este 2026. Ahora debes permitir que el trabajador asista a citas médicas, tratamientos o controles especializados, procedimientos diagnósticos y atenciones de urgencia, siempre que estén debidamente soportados.

Si la cita es programada, el colaborador debe avisarte con anticipación; si es una urgencia, debe informarte tan pronto como sea posible. Puedes solicitar constancia de asistencia, órdenes médicas o certificaciones de la EPS, IPS o el profesional tratante, pero no debes exigir información clínica sensible para validar el permiso.

Obligaciones escolares y deberes de cuidado familiar

Los trabajadores que actúan como acudientes de hijos menores de edad o que tienen personas bajo su cuidado pueden solicitar tiempo para atender citaciones formales, reuniones obligatorias o actividades académicas en instituciones educativas, así como situaciones relacionadas con el cuidado de familiares dependientes.

El requisito clave es que la institución educativa emita la citación o la constancia que certifique que la asistencia era obligatoria. Aunque la ley fija un límite de horas o de eventos al año para estas ausencias, conviene contar con un procedimiento interno claro que defina cómo pedir, registrar y aprobar este permiso, sobre todo si tu empresa tiene muchos colaboradores o turnos operativos.

Citaciones judiciales, administrativas o legales

Cuando un trabajador recibe una citación de una autoridad judicial, administrativa o legal, tiene derecho a la licencia remunerada. Este permiso aplica para diligencias ante juzgados, fiscalías, comisarías, entidades públicas u otros organismos que exijan su comparecencia personal.

El tiempo concedido debe corresponder al necesario para cumplir con la citación, considerando desplazamientos y duración de la diligencia. Para mantener el proceso en orden y evitar que se registre como una ausencia injustificada, el trabajador debe notificarte con anticipación y entregarte la constancia de asistencia.

Matrimonio, votaciones y otros permisos especiales

Entre los permisos que responden a situaciones personales o cívicas están la licencia por matrimonio y los beneficios asociados a la participación en procesos electorales. Para matrimonio, la reforma fijó en 3 días hábiles de licencia remunerada.

Por ejercer el derecho al voto, el trabajador tiene derecho a medio día de descanso compensatorio remunerado (media jornada), que puede disfrutar dentro de los 30 días siguientes a la jornada electoral. Si además participó como jurado, tiene derecho a 1 día compensatorio dentro de los 45 días posteriores.

Estos beneficios requieren soportes como el registro civil de matrimonio, el certificado electoral o la constancia de jurado. En todos los casos, conviene llevar un control de las fechas para evitar acumulaciones que afecten la operación.

¿Qué documentos debe presentar el trabajador?

La documentación depende del tipo de licencia solicitada. Entre los soportes más comunes se encuentran:

• Luto: registro civil de defunción.
• Maternidad o paternidad: certificado médico, registro civil de nacimiento y soportes de la EPS.
• Citas médicas: soporte o constancia de asistencia suele ser suficiente.
• Obligaciones escolares: citación o certificación de la institución educativa.
• Citaciones legales: documentos emitidos por la autoridad correspondiente.
• Votaciones o jurado: certificado electoral o constancia oficial.

Conservar estos documentos de forma ordenada te ayuda a respaldar correctamente las novedades de nómina y facilita cualquier proceso de auditoría.

¿Cuáles son los plazos y las fechas límite que no se deben pasar por alto?

Para la licencia de paternidad, el registro civil debe presentarse ante la EPS dentro del término establecido para el reconocimiento. En el caso de las votaciones, el medio día compensatorio debe disfrutarse dentro del mes siguiente a la elección, de común acuerdo. Si tu trabajador fue designado como jurado de votación, podrá tomar el día compensatorio dentro de los 45 días hábiles siguientes.

Para los demás permisos, aunque no siempre hay una fecha exacta en la norma, sí debe existir aviso oportuno por parte del trabajador y entrega razonable de los soportes.

¿Cómo registrar estos permisos sin afectar la liquidación de nómina?

La clave está en clasificar cada novedad correctamente desde el inicio. No es lo mismo una licencia remunerada, una incapacidad o una ausencia injustificada: cada novedad debe tener una solicitud, aprobación y soporte definidos para evitar que el sistema de nómina descuente el salario por error.

En este proceso, la tecnología es tu mejor aliada. Soluciones como el Software de Nómina Electrónica autorizado por la DIAN de Siigo te permite registrar novedades laborales de forma organizada, automatizar cálculos, mantener trazabilidad de los permisos, asegurando que la información reportada coincida con la liquidación.

Es tu mejor opción para cumplir con la normativa y emitir comprobantes legales en minutos, sin depender de estructuras complejas ni labores manuales.

Preguntas frecuentes sobre permisos remunerados en Colombia

¿La empresa puede descontar el tiempo de una licencia remunerada?

No. Si el permiso está contemplado en la ley, o corresponde a una licencia remunerada debidamente justificada, no puedes descontar el salario ni afectar las prestaciones sociales del trabajador.

Lo importante es que la ausencia cumpla con los requisitos legales y esté soportada con la documentación correspondiente.

Si te preocupan las deducciones de nómina, aquí te contamos qué son y cómo funcionan.

¿Cuántos días corresponden legalmente por cada tipo de licencia?

La duración varía según la situación establecida en el CST y las reformas de 2026:

• Luto: 5 días hábiles.
• Matrimonio: 3 días hábiles.
• Maternidad y paternidad: 18 semanas para la madre y 2 semanas para el padre.
• Votaciones: medio día de descanso por votar y 1 día completo por ser jurado.
• Citas médicas, obligaciones escolares y diligencias legales: el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la actividad o la citación.
• Calamidad doméstica: no tiene días fijos en la ley; debes otorgar un tiempo razonable según la gravedad de la emergencia.

¿Qué pasa si el trabajador no presenta los soportes?

Puedes solicitar la documentación necesaria para verificar que la licencia cumple con los requisitos legales. Si el trabajador no la entrega sin una justificación válida, como empleador puedes analizar el caso conforme a la normativa laboral y a tus políticas internas, siempre respetando el debido proceso antes de aplicar cualquier sanción o descuento.

¿Cómo puede una empresa gestionar estas licencias de forma más eficiente?

Lo recomendable es contar con un procedimiento interno claro que defina cómo se solicita el permiso, quién lo aprueba, qué documentos se requieren y cómo se registran estos conceptos en nómina y prestaciones sociales. Apoyarte en el Software de Nómina Electrónica de Siigo te facilita el control de las novedades laborales, reduce errores en la liquidación y mantiene la información organizada para auditorías y reportes.