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Liquidación de prima de servicios: fórmulas para calcularla 

Como empresario, sabes que la prima de servicios es uno de los beneficios económicos más importantes y esperados por tus empleados a mitad y fin de año. Sin embargo, no siempre es claro cómo calcularla correctamente o cuánto debes pagar exactamente a cada colaborador. 

La buena noticia es que existen fórmulas sencillas que te permiten determinar el monto que debe recibir cada empleado, según su salario y el tiempo trabajado. 

En este artículo te explicamos cómo liquidarla paso a paso para que cumplas con la norma, evites sanciones y tengas la tranquilidad de estar al día con tus obligaciones laborales. 

¿Qué es la prima de servicios?

La prima de servicios es una prestación social obligatoria que reconoce y compensa a los trabajadores por su dedicación y esfuerzo durante el año. Este incentivo equivale a 30 días de salario por cada año de servicio o proporcional al tiempo trabajado.

El pago se divide en dos periodos: uno a mitad del año, antes del 30 de junio, y otro a final del año, máximo el 20 de diciembre.

No se trata de un bono o una gratificación opcional, sino de un derecho laboral de tus empleados. Por eso, es clave que tengas total claridad al momento de calcularla y pagarla.

Base para liquidar la prima de servicios

Antes de calcular la prima de servicios, ten presente que la base de liquidación debe incluir los pagos salariales que recibe el trabajador como contraprestación directa de su labor. Entre ellos pueden estar: 

• Comisiones
• Horas extras
• Recargos nocturnos, dominicales y festivos
• Otros pagos salariales habituales 

Además, cuando el trabajador tiene derecho al auxilio de transporte, este valor también debe incluirse en la base para liquidar la prima de servicios, aunque no constituya salario. Esto aplica para los empleados que devengan hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes y cumplen las condiciones para recibirlo. 

Por eso, si un trabajador gana salario mínimo o un salario que le da derecho al auxilio de transporte, la prima no debe calcularse solo sobre el sueldo básico, sino sobre la suma del salario más dicho auxilio.

Conoce cuánto vale el día de trabajo en Colombia en 2025 en nuestro artículo especialmente dedicado a este tema.

¿Cómo calcular la prima de servicios en Colombia? 

Para calcular la prima de servicios, debes tener en cuenta tres elementos: los días trabajados, el salario base y el factor de división, que es 360 días del año. 

La fórmula general es: 

• Prima de servicios = salario base × días trabajados / 360 

Cuando el trabajador tiene derecho al auxilio de transporte, la base debe calcularse así: 

• Salario base + auxilio de transporte 

• Ejemplo práctico

Supongamos que un empleado se retira el 18 de julio y necesitas calcular cuánto recibirá por prima de servicios. 

Ingresó el 1 de enero, trabajó 198 días y devenga un salario mínimo de 2026, es decir, $1.750.905. Además, recibe auxilio de transporte por $249.095. 

$1.750.905 + $249.095 = $2.000.000 

Al aplicar la fórmula: 

• Prima = ($2.000.000 × 198) / 360 
• Prima = $1.100.000 

De esta manera, el valor de la prima de servicios proporcional sería de $1.100.000, incluyendo el auxilio de transporte dentro de la base de liquidación.

¿Cómo calcular la prima de servicios en Excel? 

Con una hoja de cálculo puedes automatizar el cálculo de esta prestación social y obtener resultados rápidos para uno o varios empleados. Para hacerlo correctamente, sigue estos pasos: 

Paso 1: Configura la hoja de cálculo

Abre un nuevo archivo en Excel y crea las columnas en la fila 1: 

• A1: Nombre del empleado  
• B1: Fecha de inicio  
• C1: Fecha de corte  
• D1: Salario mensual  
• E1: Auxilio de transporte  
• F1: Días trabajados 
• G1: Prima de servicios 

Paso 2: Ingresar los datos

Ingresa los datos correspondientes en cada columna según el empleado. Asegúrate de tener las fechas en el formato correcto de Excel, por ejemplo, DD/MM/AAAA. 

También recuerda incluir el auxilio de transporte cuando el trabajador tenga derecho a recibirlo, ya que este valor hace parte de la base para liquidar la prima. 

Paso 3: Calcular los días trabajados

En la columna F, calcula los días trabajados usando la siguiente fórmula: 

=DÍAS360(B2, C2) 

Esta función de Excel calcula los días entre la fecha de inicio y la fecha de corte, usando un año de 360 días, es decir, 12 meses de 30 días.

Paso 4: Calcular la prima de servicios

En la columna G, ingresa la fórmula de liquidación: 

=((D2+E2)*F2)/360 

Ejemplo de configuración de fórmula: Suponiendo que tienes los datos de un empleado en la fila 2: 

• B2: 01/01/2026  
• C2: 30/06/2026  
• D2: $1.750.905  
• E2: $249.095 

La fórmula en F2 sería: 

=DÍAS360(B2, C2) 

Y la fórmula en G2 sería: 

=((D2+E2)*F2)/360 

En este caso, la fórmula tomaría como base $2.000.000, correspondiente al salario mínimo más el auxilio de transporte.

Paso 5: Aplicar las fórmulas a todas las filas

Luego solo copias las fórmulas de las celdas F2 y G2 hacia abajo para aplicarlas a toda tu lista de empleados. 

Paso 6: Verificar los cálculos

Finalmente, verifica los resultados, asegurándote de que las fechas, salarios, auxilio de transporte y días trabajados sean correctos para garantizar un cálculo exacto.

¿La prima de servicios incluye auxilio de transporte? 

Sí. La prima de servicios debe incluir el auxilio de transporte cuando el trabajador tiene derecho a recibirlo. Aunque este auxilio no se considera salario, sí se suma a la base para calcular prestaciones sociales como la prima de servicios. 

Por ejemplo, si un empleado gana $1.750.905 y recibe auxilio de transporte de $249.095, la base de liquidación será de $2.000.000, valor sobre el cual se realiza el cálculo.  

Esto permite calcular un valor más preciso y evitar errores en la liquidación, especialmente en empleados que reciben salario mínimo o ingresos dentro del rango que da derecho a este auxilio.

¿Cómo liquidar la prima de servicios cuando el salario es variable? 

Cuando la base del salario no es fija y varía mes a mes, es necesario determinar el ingreso promedio devengado durante el respectivo semestre. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el empleado recibe comisiones, horas extras o recargos, que modifican el valor del salario base cada mes.

Para conocer el valor de la prima de servicios en estos casos, toma todos los pagos salariales de los últimos 6 meses, suma los valores y calcula el promedio semestral. Ese promedio será la base para liquidar la prima del semestre.

Una vez tengas este valor, solo debes aplicar la fórmula general de la prima semestral usando ese salario promedio como base.

Aprovecha también para leer nuestro post sobre formato de nómina: lo que debes incluir y cómo generarlo. 

Pago proporcional de la prima en la liquidación final 

Cuando un trabajador termina su contrato antes de las fechas habituales de pago, tiene derecho a recibir la prima de servicios de forma proporcional al tiempo trabajado durante el semestre. 

Esto significa que, si el empleado no laboró todo el periodo, no pierde la prestación. El empleador debe calcularla con base en los días efectivamente trabajados y pagarla dentro de la liquidación final junto con los demás conceptos laborales pendientes. 

La fórmula es la misma: 

• Prima proporcional = salario base × días trabajados / 360 

En caso de que el trabajador tenga derecho al auxilio de transporte, este valor también debe incluirse dentro de la base de liquidación. 

Por ejemplo, si un colaborador se retira antes del 30 de junio o antes del 20 de diciembre, la empresa debe calcular la prima proporcional hasta la fecha de finalización del contrato y pagarla en su liquidación. 

¿Qué pasa si no me pagan la prima de servicios a tiempo? 

Si el empleador no paga la prima de servicios dentro de los plazos establecidos, el trabajador puede reclamar el valor pendiente directamente ante la empresa. En caso de no recibir respuesta o solución, también puede acudir al Ministerio del Trabajo o a las vías legales correspondientes. 

Para las empresas, no pagar la prima a tiempo puede generar reclamaciones, sanciones y problemas en la gestión laboral. Por eso, es importante llevar un control claro de fechas, salarios, auxilio de transporte, días trabajados y novedades de nómina. 

Cumplir con esta obligación en los tiempos establecidos ayuda a mantener una relación laboral transparente y evita errores en la liquidación de los empleados. 

Software para liquidar la prima de servicios

Obtener el valor exacto de la liquidación de la prima de servicios de tus empleados es una tarea que debe ser fácil y sin complicaciones. Aunque muchos recurren a plantillas de Excel para realizar los cálculos, estas suelen ser propensas a errores y dejan de lado la eficiencia de un sistema especializado. 

Con el Software de Nómina de Siigo puedes liquidar la prima de servicios de tus empleados de forma automática. El sistema ya trae preconfigurados los conceptos necesarios para la liquidación y te permite agregar nuevos cuando lo requieras. 

Tienes la flexibilidad de pagar la prima de servicios en la nómina de tus empleados o liquidarla como un documento independiente. Además, el uso del software es intuitivo y te permite calcular la base de la prima por promedio, cuando el salario es variable, o por sueldo más auxilio de transporte, cuando el salario es fijo mes a mes. 

Con nuestro sistema también generas desprendibles para imprimir o enviar por correo electrónico a tus empleados y realizas el envío del Documento Soporte de Nómina Electrónica requerido por la DIAN de forma automática. 

Así que no esperes más y apóyate en el Sistema de nómina electrónica de Siigo para optimizar estas liquidaciones y mantener al día los pagos de tus empleados.