Conoce el documento soporte para adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar

Si realizas transacciones comerciales con frecuencia, es posible que te hayas preguntado: ¿qué pasa cuando mi proveedor no está obligado a emitir facturas de venta? ¿Si no hay factura, cómo respaldo mis compras? En ese caso, lo que necesitas es algo llamado Documento soporte para adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. En este artículo te contamos cuáles son las características y beneficios de este soporte, quién está obligado a expedirlo y qué requisitos cumplir para que el documento sea válido.

¿Quién debe emitir el documento soporte?

El Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, debe ser expedido por la persona que paga al proveedor por el bien o servicio.

Si quieres saber quiénes no están obligados a emitir facturas electrónicas, te invitamos a leer este artículo.

Beneficios de expedir el documento

No importa qué tan grande o pequeña sea la compra que lleves a cabo. Lo ideal es que siempre tengas cómo respaldarla y que te asegures de cumplir con todos los requisitos de ley.

El documento soporte que entregas al vendedor no obligado a facturar, te permite contabilizar la transacción y respaldar el cálculo de los impuestos descontables, de los costos y de las deducciones que se puedan aplicar sobre la compra. Recuerda además que este tipo de soportes son indispensables al momento de llevar a cabo tus declaraciones tributarias.

Requisitos para que el soporte sea válido

El artículo 55 de la Resolución 00042 de 2020,  indica que el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, debe cumplir con los siguientes requisitos para que pueda ser aceptado como válido:

• • En su contenido se debe expresar con claridad que se trata de un documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

• • La fecha registrada debe coincidir con el día en que se realizó la transacción comercial.

• • Debe incluir el nombre o razón social, y el NIT de quien vende el producto o presta el servicio. Si el proveedor es un no residente fiscal en Colombia, el NIT se cambia por el número de identificación que tiene el vendedor, de acuerdo con su país de origen.

• • También debe contener los datos de identificación del comprador.

• • Se debe describir en forma detallada cuál fue el bien o servicio comprado y el valor total de la operación.

• • El documento debe estar identificado con una numeración consecutiva autorizada por la DIAN. Además de la numeración, el comprobante debe especificar cuál es la vigencia de la autorización expedida por dicha entidad. Para solicitar la autorización de numeración, puedes ingresar al portal de la DIAN y realizar el trámite de manera virtual.

• • Si la operación que realizaste fue la importación de bienes, el documento que debes utilizar para respaldar la transacción es la declaración de importación. Esto siempre y cuando el intercambio comercial no se haya llevado a cabo con el usuario de una zona franca.

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Emisión del documento soporte a través de un software de facturación electrónica

Si eres un contribuyente que debe facturar electrónicamente, también debes generar de forma electrónica el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. Este trámite se realiza de acuerdo con lo especificado en el artículo 5 de la Resolución 00012 de 2021.

Es muy importante que tengas en cuenta las condiciones y mecanismos tecnológicos establecidos por la DIAN para la emisión de estos documentos electrónicos. ¡Pero no te preocupes! Siigo, como proveedor tecnológico autorizado para prestar el servicio de facturación electrónica, también te proporciona el software que necesitas para expedir el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

El software en la nube de Siigo es la mejor herramienta para llevar el control de tus operaciones comerciales y cumplir con tus obligaciones como contribuyente.