¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

Sabemos que todo lo relacionado con la facturación electrónica está atemorizando a contadores y empresarios. Sin embargo, no es necesario inquietarse ya que los recursos para implementarla son múltiples y todas las empresas deben dar este gran salto. Más allá de una obligación, es importante pensar en la emisión de la factura electrónica como una facultad que posibilita un mejor rendimiento en las empresas. A continuación, te contamos quiénes están obligados a facturar electrónicamente, cuál es la reglamentación que da fe de este proceso y los tiempos obligatorios para transitar hacia este nuevo modelo.

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¿Qué es la factura electrónica y cómo se define quiénes están obligados a usarla?

La factura electrónica, según lo especifica la DIAN, es un documento que soporta la venta de bienes o de servicios. Este soporte se elabora gracias a soluciones tecnológicas que respaldan todo el proceso: la expedición, la declinación y el almacenamiento de la factura de venta.

La Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, es la que se encarga de definir quiénes están y quiénes no están obligados a facturar electrónicamente. Esta resolución y otras que se han emitido posteriormente (como, por ejemplo, la 000063 del 30 de julio de 2021) también han establecido el calendario de la DIAN con los plazos para que los obligados ingresen al sistema.

Quiénes están obligados a expedir factura electrónica

Los obligados a facturar electrónicamente por la DIAN, están definidos en la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019 y se clasifican de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el RUT.

Según lo establecido en la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, los obligados a facturar electrónicamente se denominan facturadores electrónicos; esta denominación aplica tanto para quienes expiden factura electrónica de venta, como para quienes emiten notas débito y crédito.

Ten en cuenta que, si tienes actividades económicas adicionales que te obligan a expedir factura electrónica de venta, debes cumplir con la reglamentación establecida según los plazos que correspondan a dicha actividad.

Dentro de quienes están obligados a expedir factura electrónica se encuentran:

1. Responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
2. Responsables del impuesto al consumo.
3. Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, presten servicios relacionados con estas profesiones o enajenen bienes producto de una actividad agrícola o ganadera. Esto independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
4. Comerciantes, importadores o prestadores de servicios; también quienes participen en las ventas a consumidores finales.
5. Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA y que presten sus servicios de acuerdo con lo descrito en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
6. Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado, a través del régimen simple de tributación SIMPLE.

Los plazos para los obligados a expedir factura electrónica, se determinan según su actividad económica principal. Cada actividad económica se encuentra organizada con un código que indica la fecha elegida para que empiecen a facturar electrónicamente.

¿El régimen simplificado está obligado a facturar?

Las personas naturales que no son responsables del IVA y a las que antes se les conocía como régimen simplificado, no están en la obligación de expedir factura electrónica. Esto siempre y cuando, al vender productos o servicios excluidos del IVA, sus ingresos de este año o del año anterior no superen los 3.500 UVT (Unidad de Valor Tributario). Si sobrepasan este monto, deben comenzar a ejercer como facturadores electrónicos.

¿Qué pasa si no soy responsable del IVA, pero quiero facturar? Quienes no están obligados a facturar electrónicamente, pero aun así deciden hacerlo, no tendrán ningún inconveniente y la factura será completamente válida como título valor. Eso sí, deben cumplir con los mismos requisitos que el Estatuto Tributario ha establecido para los obligados a facturar.

¿Quiénes no están obligados a facturar electrónicamente?

Las leyes colombianas han definido algunas excepciones en las cuales la emisión de la factura electrónica no es un deber. El artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de Materia Tributaria (que fue modificado por el decreto 358 del 2020), establece que no están obligados a facturar electrónicamente:

1. Bancos, compañías de financiamiento y corporaciones financieras.
2. Cooperativas de ahorro y crédito.
3. Fondos de empleados.
4. Las personas naturales que cumplan con las condiciones como no responsables del IVA, según lo descrito en el artículo 437 del Estatuto Tributario.
5. Las personas naturales que no sean responsables del impuesto nacional al consumo, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 512-13 del ET.
6. Empresas de transporte público.
7. Personas naturales que estén vinculadas por una relación laboral.
8. Los pensionados.
9. Personas naturales que solo vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, cuyos ingresos brutos totales en el año anterior o en el presente año sean inferiores a 3.500 UVT.
10. Quienes presten servicios electrónicos o digitales desde el exterior.

Como ya lo dijimos antes, quienes no están obligados a facturar electrónicamente, pero deciden hacerlo, deben cumplir con todos los requisitos señalados por la ley.

Requisitos para comenzar a expedir factura electrónica

Además de cumplir con las fechas establecidas para la expedición de la factura electrónica, debes registrarte como facturador electrónico ante la DIAN. Consulta más información para empezar a facturar en: Trámites que hacer en la DIAN para facturar electrónicamente.

¿Qué mecanismos deben implementar los obligados a facturar electrónicamente?

Ten presente que, si estás dentro de los seleccionados por la DIAN, puedes elegir qué mecanismo o software utilizar para facturar electrónicamente y cumplir con lo establecido por la ley. Entre las opciones consignadas en la Resolución 000042 de 2020 se encuentran:

• Generar un mecanismo propio que siga las orientaciones expedidas por la DIAN.
• Utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN como Siigo.

Recuerda que en Siigo tenemos un software de facturación electrónica para ti completamente gratuito. Contamos con toda la reglamentación exigida por la DIAN.