¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

Sabemos que todo lo relacionado con la facturación electrónica está atemorizando a contadores y empresarios. Sin embargo, no es necesario inquietarse, ya que los recursos para implementarla son múltiples y todas las empresas deben dar este gran salto. Más allá de una obligación, es importante pensar en la emisión de la factura electrónica como un mecanismo que posibilita un mejor rendimiento en las empresas.

A continuación, te contamos quiénes están obligados a facturar electrónicamente, cuál es la reglamentación que da fe de este proceso y los tiempos obligatorios para transitar hacia este nuevo modelo.

¿Qué es la factura electrónica y cómo se define quiénes están obligados a usarla?

La factura electrónica, según lo especifica la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es un documento que soporta la venta de bienes o de servicios. Este se elabora gracias a soluciones tecnológicas que respaldan todo el proceso de expedición, declinación y almacenamiento.

La Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 es la que en primera instancia definió y reglamentó todo el proceso de facturación electrónica, así como a aquellos quienes están y no están obligados a facturar electrónicamente. Esta resolución y otras que se han emitido posteriormente (como, por ejemplo, la 000063 del 30 de julio de 2021) también han establecido el calendario de la DIAN con los plazos para que los obligados ingresen al sistema.

La Resolución 000165 de 2023 es una norma expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) el 1 de noviembre de 2023, la cual marcó un antes y un después en el sistema de facturación en Colombia. Esta resolución busca modernizar los procesos tributarios y fortalecer el sistema de facturación electrónica en el país, regulando su obligatoriedad para un mayor número de contribuyentes y actividades económicas. Esta norma establece nuevas obligaciones para los sectores que antes no estaban claramente definidos, como servicios digitales, comercio electrónico y entretenimiento online.

Además, la Ley 000165 busca mejorar el control fiscal de la DIAN, reducir la evasión de impuestos y aumentar la transparencia en las transacciones comerciales. También introduce sanciones más estrictas para quienes no cumplan con la obligación de facturar electrónicamente y detalla los procedimientos y plazos de implementación para los diferentes actores del mercado.

Quiénes están obligados a expedir factura electrónica

De manera general, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, están obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente.  

Sin embargo, la DIAN ha establecido la implementación de la factura electrónica, considerando diferentes grupos de contribuyentes:

1. Contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta y Complementarios

• Todas las personas jurídicas (empresas) y naturales (personas) responsables del impuesto sobre la renta están obligadas a expedir facturas electrónicas.
• Esto incluye tanto a grandes contribuyentes como a micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes), que realicen ventas o servicios gravados con IVA o Impuesto Nacional al Consumo.

2. Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA)

• Los responsables del IVA están obligados a expedir factura electrónica por la venta de bienes y la prestación de servicios gravados con este impuesto.
• Aquellos que realicen operaciones con el régimen común o simplificado, siempre que superen los topes establecidos, también deben facturar electrónicamente.

3. Comerciantes y profesionales independientes

• Según la Ley 000165, los comerciantes y profesionales independientes que realicen transacciones económicas de manera habitual y cuyos ingresos superen los límites establecidos por la DIAN deben emitir facturación electrónica.
• Esto incluye actividades como el comercio de bienes, prestación de servicios profesionales, técnicos y administrativos.

4. Régimen Simple de Tributación

• Las personas o empresas que se hayan acogido al Régimen Simple de Tributación también están obligadas a facturar electrónicamente.
• Este régimen simplifica el cumplimiento de las obligaciones tributarias, pero mantiene la obligación de facturar electrónicamente.

5. Entidades sin ánimo de lucro

• Las fundaciones, asociaciones y corporaciones sin ánimo de lucro que realicen actividades gravadas, o que presten servicios o vendan productos que generen ingresos sujetos a IVA o Impuesto Nacional al Consumo, están obligadas a facturar electrónicamente.

6. Instituciones del sector público

• Las entidades del sector público que lleven a cabo actividades comerciales también están sujetas a la facturación electrónica.

7. Nuevos sujetos incorporados por la Ley 000165

• La Ley 000165 de 2023 ha incorporado la obligatoriedad para actividades económicas que no estaban inicialmente contempladas, como los servicios de entretenimiento digital, educación en línea, entre otros, si cumplen con los ingresos o umbrales establecidos.

8. Transacciones internacionales y de comercio exterior

• Para aquellos que exporten bienes o servicios, también es obligatorio el uso de la facturación electrónica.

¿Quiénes no están obligados a facturar electrónicamente?

Aunque la Resolución 000165 de 2023 ha extendido significativamente la obligación de facturar electrónicamente en Colombia, existen algunas excepciones. Es importante destacar que estas excepciones pueden variar y siempre es recomendable consultar la normativa vigente o a un asesor tributario para obtener información precisa en cada caso particular.

1. Bancos, compañías de financiamiento y corporaciones financieras.
2. Cooperativas de ahorro y crédito.
3. Fondos de empleados.
4. Las personas naturales que cumplan con las condiciones como no responsables del IVA, según lo descrito en el artículo 437 del Estatuto Tributario.
5. Las personas naturales que no sean responsables del impuesto nacional al consumo, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 512-13 del ET.
6. Trabajadores informales que no están registrados como responsables de IVA o que no superan los ingresos requeridos para la obligación de expedir factura.
7. Personas naturales que estén vinculadas por una relación laboral.
8. Los pensionados.
9. Personas naturales que solo vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, cuyos ingresos brutos totales en el año anterior o en el presente año sean inferiores a 3.500 UVT.
10. Quienes presten servicios electrónicos o digitales desde el exterior.
11. Los pequeños productores del sector agropecuario que vendan productos sin transformación industrial y cuyos ingresos no superen los topes establecidos por la DIAN.
12. Aquellas personas naturales que no desarrollan actividades económicas de manera habitual, como la venta ocasional de bienes muebles o inmuebles.

Como ya lo dijimos antes, quienes no están obligados a facturar electrónicamente, pero deciden hacerlo, deben cumplir con todos los requisitos señalados por la ley.

Requisitos para comenzar a expedir factura electrónica

Para comenzar a expedir factura de venta en Colombia, es necesario cumplir con los siguientes requisitos, de acuerdo con la normativa de la DIAN:

1. Estar inscrito en el RUT

• El contribuyente debe estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) y actualizado, con las responsabilidades tributarias correspondientes que lo habiliten para facturar electrónicamente.

2. Seleccionar un software de facturación electrónica

• Es necesario utilizar un software autorizado por la DIAN para generar las facturas electrónicas. Esto puede ser un proveedor tecnológico autorizado o un software propio que cumpla con los estándares técnicos de la DIAN.
• Si se opta por un software propio, este debe estar habilitado y certificado por la DIAN.

3. Registro como facturador electrónico

• El contribuyente debe realizar el registro como facturador electrónico en el portal de la DIAN, utilizando su firma electrónica o Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
• Este proceso implica el diligenciamiento del formulario de inscripción y la aceptación de las condiciones para facturar electrónicamente.

4. Obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE)

• Para firmar digitalmente las facturas, es necesario contar con el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), que es otorgado por la DIAN y permite garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.

5. Realizar pruebas técnicas

• Es obligatorio realizar pruebas técnicas en el sistema de la DIAN para validar que el software de facturación seleccionado esté correctamente configurado y cumpla con los requisitos de seguridad y estandarización.
• Estas pruebas permiten garantizar que las facturas se envíen correctamente a la DIAN y que el contribuyente esté habilitado oficialmente para comenzar a facturar electrónicamente.

6. Generar el Código Único de Factura Electrónica (CUFE)

• Cada factura electrónica debe tener un Código Único de Factura Electrónica (CUFE), que es un código alfanumérico generado automáticamente para identificar de manera única cada documento.

7. Conservar las facturas electrónicas

• Las facturas electrónicas deben ser conservadas digitalmente por el tiempo que establece la ley, lo cual implica almacenar los archivos XML que se generan en cada emisión de factura, de manera segura y accesible.

8. Envío a la DIAN y al cliente

• Una vez emitida la factura, se debe enviar electrónicamente a la DIAN para su validación. Posteriormente, debe enviarse una copia al cliente en formato XML o PDF con el CUFE correspondiente.

Al cumplir con estos requisitos, los contribuyentes quedan habilitados para expedir facturación electrónica conforme a la normatividad vigente en Colombia.

¿Qué mecanismos deben implementar los obligados a facturar electrónicamente?

Ten presente que, si estás dentro de los seleccionados por la DIAN, puedes elegir qué mecanismo o software utilizar para facturar electrónicamente y cumplir con lo establecido por la ley. Entre las opciones consignadas en la Resolución 000042 de 2020 se encuentran:

• Generar un mecanismo propio que siga las orientaciones expedidas por la DIAN.
• Utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN como Siigo.

Recuerda que en Siigo tenemos un Software de Facturación Electrónica para ti completamente gratuito. Contamos con toda la reglamentación exigida por la DIAN.