que es un comprobante de egreso

Para mantener el equilibrio en las finanzas de tu negocio, es fundamental que tengas en cuenta todos los movimientos de dinero que realizas y que utilices los documentos indicados para respaldarlos. Esto es aún más importante cuando se trata de salidas de dinero; el registro adecuado de tus pagos va a facilitar que cumplas con tus obligaciones y que tengas un control más preciso de tus gastos.

En este artículo te contamos qué es un comprobante de egreso, para qué sirve y qué requisitos debe cumplir para que sea un soporte válido. Además, te mostramos cómo hacer un comprobante de egreso en unos cuantos pasos, utilizando el software en la nube de Siigo.

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Qué es un comprobante de egreso

Es un documento contable que permite registrar el pago o abono de las diferentes obligaciones que adquiere un ente económico. Estas obligaciones pueden ser cuentas por pagar a proveedores, deudas laborales, cancelación de los diferentes gastos operacionales (como servicios y papelería), transacciones comerciales, anticipos, entre otras.

¿Para qué sirve un comprobante de egreso?

En términos generales, un comprobante de egreso (también llamado comprobante de pago) sirve como prueba para corroborar que entre dos partes se llevó a cabo una transacción económica.

Así, por ejemplo, se puede elaborar para confirmar que una factura está aprobada y que se puede proceder con su pago; también puede utilizarse para respaldar un cheque o como un sustituto del dinero en efectivo durante una transacción.

Al utilizar un comprobante de egreso no solo estás llevando un mejor control de tus gastos. También cuentas con una herramienta fundamental al momento de analizar e identificar el origen de cualquier inconsistencia en tu contabilidad.

Requisitos para que un comprobante de egreso sea válido

Para que tus comprobantes de egreso sean aceptados al momento de respaldar las salidas de dinero en tu negocio, debes asegurarte de que incluyan la siguiente información:

  • Los datos del tercero, es decir, de la persona natural o jurídica que se va a beneficiar con el pago (como un proveedor, un empleado o un cliente).
  • La fecha en que se elabora el comprobante de egreso.
  • El valor a pagar.
  • Además, debes detallar de dónde va a salir el dinero, indicando el método de pago elegido para cubrir la obligación.
  • También es importante dejar claro si se va a realizar el pago total de la deuda, o si se trata de un abono o anticipo.
  • Se debe especificar qué factura de compra está siendo respaldada con el comprobante de egreso.
  • Opcionalmente, en este documento contable puedes indicar si aplica el cobro de impuestos o descuentos. Esta información es importante sobre todo si no la pusiste en tu factura de compra.

Además de los requisitos anteriores, es importante que te asegures de incluir códigos de cuentas (por ejemplo, el código del método de pago). Esto va a facilitar el registro de los movimientos económicos en tus libros contables.

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Cómo crear fácilmente tus comprobantes de egreso

Elaborar un comprobante de egreso es una tarea bastante sencilla, gracias al software administrativo y contable de Siigo. Cuando organizas las operaciones de tu negocio con este sistema, tu información se almacena en la nube; por eso es posible cargar los datos de forma automática, siguiendo unos cuantos pasos.

Ruta para elaborar un comprobante de egreso a través de Siigo Nube

Para comenzar a elaborar un comprobante de pago o egreso en tu Siigo Nube, tienes dos opciones:

1. En la página principal, busca el botón Crear. Después, en el menú Proceso de compras, selecciona la opción Comprobante de pago/Egreso.

Cómo crear un comprobante de egreso

2. En el menú de la izquierda, da clic en Transacciones – Proceso de compras. Luego, en la parte superior derecha de la página, da clic en el botón Crear – Comprobante de pago/Egreso.

Cómo crear un comprobante de egreso

Siguiendo una de estas dos rutas, vas a acceder a la pantalla donde debes ingresar toda la información.

¿Qué datos se incluyen en este documento contable?

Esta es la información que debes diligenciar:

Tipo: selecciona la opción que te aparece: RP-1-Recibo de pago/Egreso

Tercero: en esta casilla puedes buscar los terceros que tienes creados en tu Siigo Nube, usando el NIT, la cédula o el nombre. Si el tercero al que vas a dirigir el comprobante aún no existe, lo puedes agregar usando el botón +Crear nuevo.

Realizar un: en esta casilla, escoge una de estas 3 opciones:

  • Abono a deuda: te permite realizar un abono o pagar el total de una factura de compra que tengas pendiente.
  • Anticipo: es la opción indicada si lo que quieres es hacer un adelanto sobre un bien o servicio que vas a adquirir en el futuro.
  • Avanzado: te sirve para registrar impuestos, descuentos o ajustes que no hayas incluido en la factura de compra.

De donde sale el dinero: selecciona en esta casilla la forma en la que vas a pagar la transacción. Aquí puedes elegir uno de los medios de pago previamente guardados o crear uno nuevo.

Fecha de elaboración: es la fecha en la que se va a contabilizar el comprobante de egreso o pago.

Valor pagado: aquí indicas el valor por el que se va a realizar el documento.

Observaciones: escribe en este campo cualquier comentario o explicación que consideres pertinente.

Adjuntar archivo: utiliza esta opción para anexar un archivo que respalde la transacción; por ejemplo, la imagen de la consignación bancaria.

¡Importante! Si tienes un centro de costos o tu empresa realiza operaciones en moneda extranjera, en este formato también vas a poder configurar estas opciones.

Guarda y envía tu comprobante de egreso

Cuando hayas terminado de ingresar los datos requeridos, ubica en la parte superior o inferior derecha de la pantalla los botones que te van a permitir guardar y enviar el comprobante.

Vas a tener la posibilidad de solo guardar el comprobante dentro del programa, guardarlo y enviarlo por correo electrónico, o descargarlo para almacenarlo en tu equipo e imprimirlo.

Si después de guardar necesitas cambiar alguna información o deseas anular el recibo de pago, haz clic en el botón de color azul llamado Más, que vas a encontrar arriba del comprobante.

¡Listo! Así de fácil es elaborar un comprobante de egreso a través de tu Siigo Nube, el software contable y administrativo con todas las funcionalidades que necesitas para llevar el control de tu empresa de manera ágil y sencilla.

Si quieres saber más sobre documentos contables, visita este articulo: Tipos de documentos contables

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