Empieza a facturar electrónicamente con tu restaurante o bar

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta clave para los restaurantes y bares, ya que permite simplificar los procesos de facturación y cumplir con la normativa vigente. A través de esta modalidad, puedes emitir y enviar facturas de manera rápida y eficiente, evitando el uso de papel y optimizando la gestión de tu negocio.

Para comenzar a facturar electrónicamente con tu restaurante o bar, necesitarás seguir algunos pasos clave que te ayudarán a implementar este sistema de manera efectiva. En este artículo, te guiamos y damos la información necesaria para que facturar electrónicamente no sea un dolor de cabeza.

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¿Están todos los restaurantes obligados a emitir facturas electrónicas?

Sí, en Colombia todos los restaurantes están obligados a emitir facturas electrónicas a partir del 1 de junio de 2024. Esta obligación se aplica a todos los restaurantes o bares, independientemente de su tamaño o ingresos.

¿Qué significa esto?

• Los restaurantes ya no pueden emitir facturas en papel.
• En su lugar, deben emitir facturas electrónicas que cumplan con los requisitos de la DIAN.
• Las facturas electrónicas deben ser generadas a través de un software o plataforma electrónica autorizado por la DIAN.
• Bares y restaurantes deben conservar las facturas electrónicas durante el período de tiempo requerido por la ley.

¿Cómo pueden los restaurantes empezar a emitir facturas electrónicas?

Fácil, solo debes asegurarte de:

• Registrarte en el servicio electrónico de la DIAN como obligado a facturar electrónicamente.
• Adquirir un software o plataforma electrónica que esté autorizado por la DIAN. Si en tu establecimiento ya cuentas con un sistema de facturación POS, debes verificar si a través de este puedes facturar electrónicamente.
• Obtener un certificado de firma digital.
• Capacitar a tu personal sobre cómo utilizar el software o plataforma de facturación electrónica.

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3 pasos para empezar a facturar electrónicamente

Ahora es momento de saber cuáles son los pasos que debes seguir para poder facturar electrónicamente en tu restaurante o bar. Cumplir con la normatividad DIAN no tiene por qué quitarte el sueño. A continuación te contamos cómo hacerlo:

1. Habilitación ante la DIAN:

• Obtén el RUT: si aún no lo tienes, debes inscribirte en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN. Puedes hacerlo en la página web o en persona en una de sus oficinas.
• Solicita el permiso para facturar electrónicamente: una vez tengas el RUT, puedes solicitar, a través del portal web de la DIAN, el permiso para facturar electrónicamente. Elige la opción “Facturación Electrónica” y sigue las instrucciones.
• Elige un método de facturación: tienes tres opciones para facturar electrónicamente:
  • Proveedor autorizado por la DIAN: puedes contratar a un proveedor autorizado por la DIAN para que te gestione la facturación electrónica. Esta es la opción más sencilla, pero puede tener un costo asociado.
  • Software propio de facturación electrónica: desarrollar tu propio software de facturación electrónica, también es una opción; aunque esto requiere de conocimientos técnicos y puede ser costoso.
  • Software DIAN de factura electrónica gratis: la DIAN ofrece un software gratuito de facturación electrónica, pero este sistema puede presentar intermitencias debido al alto flujo de usuarios.

2. Implementación de facturación electrónica:

• Configura el software: una vez hayas seleccionado un método de facturación electrónica, configura el software para que funcione con tu negocio. Esto incluye ingresar los datos de tu empresa, los productos o servicios que ofreces y los impuestos que debes aplicar.
• Empieza a facturar electrónicamente: en cuanto el software esté configurado, puedes empezar a facturar electrónicamente a tus clientes. El proceso de facturación electrónica es similar al d tradicional, pero en lugar de imprimir una factura en papel, generas un documento electrónico que envías al cliente a través del correo electrónico.

3. Cumplimiento con los requisitos legales:

• Conservar las facturas electrónicas: Debes conservar las facturas electrónicas durante el tiempo que exija la ley colombiana.
• Enviar las facturas electrónicas a la DIAN: Debes enviar las facturas electrónicas a la DIAN de acuerdo con los plazos establecidos.
• Responder a los requerimientos de la DIAN: La DIAN puede requerirte que proporciones información adicional sobre tus facturas electrónicas. Debes responder a estos requerimientos de manera oportuna y completa.

Te invitamos a conocer más acerca de cómo empezar a facturar electrónicamente en el siguiente video:

Beneficios de la facturación electrónica para restaurantes y bares

La implementación de la facturación electrónica en restaurantes y bares trae consigo una serie de ventajas que optimizan la gestión del negocio, reducen costos y mejoran la experiencia del cliente. Entre los principales beneficios se encuentran:

1. Ahorro de tiempo y recursos: la facturación electrónica elimina la necesidad de procesos manuales como la impresión, firma y entrega de facturas físicas, liberando tiempo para que tanto tú como tu personal se concentren en atender a los clientes.

Asimismo, al automatizar el proceso, minimizas los errores humanos en la captura de datos, lo que se traduce en menos facturas anuladas y reprocesos. También, los clientes pueden recibir sus facturas de forma inmediata por correo electrónico, eliminando la espera y mejorando la experiencia de servicio en el establecimiento.

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2. Eficiencia y organización: ten un registro organizado y accesible de todas las ventas realizadas, lo que facilita la conciliación de cuentas, el análisis de datos y la toma de decisiones estratégicas.

Con un mejor control de las ventas, puedes optimizar la gestión del inventario, reduciendo mermas y evitando inconvenientes con los platos o existencias de los ingredientes. La facturación electrónica cumple con los requisitos legales y fiscales, así evitas sanciones y problemas con las autoridades tributarias.

3. Reducción de costos: al eliminar las facturas físicas, reduces el consumo de papel, tinta y otros insumos relacionados con la impresión. Además, los archivos electrónicos ocupan mucho menos espacio físico que las facturas en papel, lo que reduce los costos de almacenamiento y organización.

4. Sostenibilidad y cuidado del medio ambiente: la adopción de la facturación electrónica demuestra el compromiso del restaurante con la sostenibilidad y el cuidado del medio ambiente, lo que puede mejorar su imagen pública y atraer a clientes que valoran estas prácticas.

5. Mejoras en la atención al cliente: los clientes pueden acceder a sus facturas electrónicas en cualquier momento y lugar; las facturas electrónicas cuentan con firma digital, lo que garantiza su autenticidad y pueden incluir en las facturas electrónicas información adicional como el nombre del cliente, el número de mesa y los detalles del pedido para garantizar una mejor experiencia del cliente.

Software de facturación para restaurantes Siigo

Siigo ofrece un sistema de punto de venta (POS) y un software de gestión integral para restaurantes, bares y cafeterías, llamado Siigo POS. Este software te permite gestionar todos los aspectos de tu negocio, desde la toma de pedidos y la facturación hasta el inventario y la contabilidad.

Características principales de Siigo POS para restaurantes:

1. Control total

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2. Comunicación efectiva

Garantiza que los pedidos sean precisos y lleguen a la cocina en el momento oportuno, llevando la orden de tus clientes de manera instantánea.

3. Procesos más simples

Simplifica tu operación de ventas, ten tus platillos más populares al alcance de un clic y emite facturas en cuestión de segundos.

Hemos llegado al final, esperamos que esta información sea de ayuda para ti y ahora que sabes cómo funciona la facturación electrónica y que es obligatorio implementarla en tu restaurante o bar, no esperes más y conozcas la solución que Siigo tiene para ti. Ingresa a nuestra web y descubre más