Bodega y almacén no son lo mismo. Descubre el concepto adecuado para tu empresa

En las actividades cotidianas de una empresa, bodega y almacén son dos conceptos que se suelen utilizar como si significaran lo mismo. Aunque ambos son espacios destinados al almacenamiento de productos y materias primas, hay diferencias en su operatividad interna que los convierte en elementos distintos dentro de la cadena de producción. Te invitamos a conocer estas diferencias para que les saques el mejor provecho y manejes tus recursos de manera óptima.

¿Qué es una bodega?

En general, el término bodega es utilizado para nombrar a un lugar destinado al almacenamiento de productos comestibles. En la definición ofrecida por el diccionario de la Real Academia Española, se describe a la bodega como un espacio para:

• Criar y guardar vinos.
• Almacenar cereales: en este caso, a la bodega también se le llama troj.
• Guardar comestibles: cuando se usa con este fin, a la bodega se le dice despensa.

Como podemos ver, el concepto tradicional de bodega está estrechamente relacionado con alimentos, pero no con productos manufacturados. Esta es una característica fundamental al momento de establecer la diferencia entre bodega y almacén.

Ahora bien, es posible encontrar sitios denominados como bodegas, que son destinados al almacenamiento de artículos terminados y materias primas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que dentro de estos espacios no existe ningún tipo de proceso organizativo; esto porque la bodega no se considera como parte de una cadena de abastecimiento o aprovisionamiento. Su única función es guardar y proteger los productos.

¿Qué es un almacén?

Como lo vimos anteriormente, una bodega puede cumplir su labor sin que dentro de ella se organicen o clasifiquen los elementos. El almacén, por el contrario, necesita unos procesos operativos mejor establecidos, ya que está planificado y constituido para:

1. Guardar, categorizar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de una empresa; estos procesos se realizan en el momento anterior a la producción y venta de mercancías.
2. Regular los flujos de entrada y salida de mercancía: es decir, la recepción de materiales por parte de proveedores y fábricas; y el envío de dichos elementos a las etapas posteriores de producción o venta final.

Además de requerir un espacio físico para operar dentro de una empresa, un almacén necesita de equipos de almacenamiento y recursos humanos que los manipulen.

La relación entre el almacén y el inventario

Cuando se tiene claridad sobre cuáles son las necesidades de producción de cada negocio, se puede establecer la forma ideal de organizar y administrar los inventarios y, por consiguiente, los almacenes.

Por esta razón, es fundamental que cada negocio haga un ejercicio de autoevaluación y genere una política de inventario que sea funcional, sencilla y coherente con sus recursos. Como sabemos, el inventario es el insumo más importante dentro de una empresa; entre mejor se organice y se sincronice su funcionamiento con las demás áreas de tu negocio, mayor será tu productividad.

Para conocer más te invitamos a leer: ¿Qué es una política de inventario?

Funciones que puede desempeñar un almacén en tu empresa

Teniendo en cuenta lo dicho hasta ahora, se puede afirmar que una política de inventarios bien elaborada puede aclarar las labores a desempeñar en cada momento del proceso productivo. En el caso de un almacén, las funciones que cumple y las actividades que se desarrollan dentro de él son las siguientes:

1. Recibir los materiales.
2. Registrar las entradas y salidas de cada producto.
3. Decidir la disposición de los elementos.
4. Almacenar apropiadamente los productos de acuerdo con sus características.
5. Coordinar la comunicación entre los funcionarios del almacén, y las áreas de inventario y contabilidad.

Tipos de almacenes: ¿Cuáles tienes en tu negocio?

Ahora que ya sabes si para tu negocio aplica el concepto de bodega o almacén, es importante que conozcas los tipos de almacenes que existen y cuáles son sus características.

 Almacén de materias primas

Como su nombre lo indica, este almacén es utilizado para resguardar las materias primas (también llamadas partes componentes), para posteriormente despacharlas a las zonas de producción. Un ejemplo del tipo de elemento que se puede albergar este almacén, es la leche utilizada para la producción de yogurt.

Almacén de materiales auxiliares

En este espacio se depositan aquellos materiales que no forman parte directamente de la fabricación del producto, pero que son necesarios para su terminación; por ejemplo, los envases y etiquetas para empacar yogurt.

Almacén de productos en proceso

Aquí se guardan productos que no han sido terminados, porque se requiere de tiempo para su preparación o maduración.

Almacén de productos terminados

Este tipo de almacén tiene una estrecha relación con el departamento de ventas, ya que en él se organiza el inventario del que se dispone para atender la demanda de los clientes.

Almacén de herramientas

Allí se guardan las herramientas que se pueden necesitar en cualquier área de la empresa para ayudar con su mantenimiento.

Almacén de materiales de desperdicio

Estos son los elementos que no han pasado el control de calidad, por lo que no se pueden utilizar y deben ser desechados.

Almacén de materiales obsoletos

Cuando un producto se retira de la venta por baja demanda, caducidad, deterioro o descomposición, es llevado a un almacén especializado para evitar que tenga contacto con los productos que sí son aptos para la venta.

Almacén de devoluciones

En este lugar se reclasifican los productos que han sido devueltos por los clientes, para decidir si deben ser movidos al almacén de productos terminados o al almacén de desperdicios.

La principal diferencia entre bodega y almacén

En conclusión, las bodegas y los almacenes son espacios físicos adecuados para:

• Resguardar los productos de posibles daños por las condiciones meteorológicas, o por un traslado inadecuado e innecesario de los mismos.
• Garantizar las condiciones de seguridad de los productos.

Sin embargo, las bodegas solo se limitan a cumplir con las labores descritas anteriormente. En cambio, el encargado de un almacén debe además ejercer control sobre las existencias físicas del inventario, para categorizar y tener una información más detallada.

También puede interesarte leer: Cómo prevenir que se pierda tu inventario

La conexión entre el almacén y los demás departamentos de tu empresa debe ser muy eficiente, para que este espacio funcione de la menor manera. Por eso lo ideal es que implementes un sistema de gestión de inventarios.

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