¿Cuál es el proceso para emitir la facturación electrónica?

Para empezar es importante que sepas que el proceso de emisión de la factura electrónica se simplificó notablemente con la incursión de las tecnologías y de los proveedores tecnológicos autorizados; sin embargo, recuerda que la factura electrónica no deja de ser una factura y, como tal, debe cumplir los requisitos mínimos legales que estipula las Resolución 000042 de 2020.

Proceso anterior de emisión de la factura tradicional

La factura tradicional debía generarse, imprimirse, archivarse, enviarse en sobre por correo postal. Luego notificarle a quien la recibía, el envío; además era necesario que la persona confirmara que la había recibido y que estaba en su base de archivo, además de contabilizarlo de forma manual.

Nuevo proceso para emitir la factura electrónica

El proceso establecido a partir de la publicación de la Resolución 000042 de 2020, reforma la emisión tradicional. Ten en cuenta que tu actividad económica principal determinada si estás obligado a facturar electrónicamente.

Te invitamos a que leas ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

Cuando debas iniciar el proceso de emisión de factura electrónica ten presente que:

1. Debes habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN, término con el cual se le conoce actualmente a quien expide la factura electrónica.
2. Elige una solución de facturación electrónica: puede ser un software propio o un proveedor tecnológico como Siigo.
3. Genera y transmite la factura electrónica a la DIAN.
4. Espera la validación de la factura electrónica por parte de la DIAN. Esta es una verificación que garantiza cumplir con los requisitos de la factura electrónica.
5. Una vez validada la factura electrónica se hará el envío al adquiriente (el comprador).

No te preocupes por el tiempo de validación que hará la DIAN, pues este es un proceso que demora segundos. Tu mayor atención debe ir encaminada a cumplir los requerimientos exigidos para poder entregar la factura electrónica sin errores y según los términos estipulados por la ley.

A continuación, te contamos gráficamente cuál es el proceso de emisión de factura tradicional y una factura electrónica:

                                                                                                                  Fuente: DIAN – elaboración propia

Oasis es la Organización para el Avance de Estándares de Información Estructurada, por sus siglas en inglés: Organization for the Advancement of Structured Information Standards. Recientemente, categorizó a la DIAN como una, entre tres organizaciones latinoamericanas, promotoras de la autonomía empresarial y la transición hacia la formalización de procesos contables. De este modo, la organización exaltó a la DIAN por su interés en promover a nivel mundial estándares de información financiera, específicamente por la reglamentación de la facturación electrónica y por el amplio marco legal de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Ahora el desafío de la DIAN es masificar la factura electrónica en Colombia, teniendo en cuenta que el proceso se ha simplificado. Al igual que Chile, Colombia ha intentado obligar a los contribuyentes a incursionar en el mercado electrónico, por lo que se cree que en 2020 se cumpla la meta de facturación y que además se logre obtener toda la información que se pretende, respecto a tributos, disminución de la evasión, objeto social de las empresas, entre otras.

¿Cuáles fueron los objetivos de simplificar el proceso de facturación?

Dentro de los principales objetivos del cambio de proceso para la Factura Electrónica está favorecer el comercio electrónico, eliminar costos para el manejo de su documentación interna y minimizar los costos de almacenamiento, de datos y la forma en la que se recupera la información. Este proceso también permite hacer más eficaces los controles aduaneros y, sin duda, uno de los principales objetivos es acceder al procesamiento global de nuevas formas de comercio.

El modelo chileno de facturación electrónica

En septiembre de 2003, el Servicio de Impuestos Internos (SII) empezó con su proceso de masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes; desde entonces y mediante la Resolución No 45 del mismo año, referente a los Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; el Estado chileno se aseguró de que los servicios referentes a trámites de compras, deben realizarse electrónicamente en el portal chile compra; el objetivo de esta iniciativa fue reglamentar digitalmente el ciclo de compras.

Finalmente, podría decirse que el proceso de facturación en Colombia, en gran medida, fue aprendido de Chile y sus lecciones de éxito; sin embargo, es necesario explorar contextos y analizar el desempeño de las empresas piloto que participaron en este tránsito para conocer su percepción y crear medidas e incentivos para las empresas que aún no han logrado transitar hacia la facturación electrónica.

¿Cómo optimizar el proceso de facturación electrónica?

Es importante tener en cuenta que la legislación, no solamente está erigida sobre principios y lecciones de éxito de los países pioneros en el mundo, sino que además cuenta con experiencias satisfactorias de procesos colombianos al respecto, por lo que ceñirse a la legislación y confiar en los estándares legales colombianos evitará los errores durante toda la implementación de la factura electrónica.

Lee acerca del proceso de cambio de una factura manual a una electrónica: Mejores prácticas para pasar de la facturación manual a una electrónica

Es importante mantenerte informado sobre cuáles son las normas y bajo qué marco legal se ampara la facturación electrónica. Por ello, no olvides mantenerte informado con el contenido que nuestro blog te ofrece.