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Mejores prácticas para pasar de la facturación manual a la electrónica

Ahora que la facturación electrónica será obligatoria para muchas empresas en Colombia, varios administradores, gerentes y emprendedores temen hacer la migración de sus datos a esta nueva plataforma y empezar a manejar documentos 100% creados, enviados y recibidos de manera electrónica.

Sin embargo, más allá del temor que produce esta innovación para el sector empresarial que aún no está familiarizado con esta tecnología, es necesario conocer que las ventajas de la facturación electrónica frente a la facturación manual o por computador son bastante significativas. Por esa razón, queremos contarte cómo hacer la transición de manera sencilla, eficiente y económica.

El contexto de la facturación electrónica

Lo primero que debemos señalar es que las facturas electrónicas comprenden un periodo de transición que inicia desde el 2019 hasta el 2020. Es decir, quienes están en la obligación de expedirlas deben tener en cuenta el calendario para su implementación consignado en la Resolución 000042 de 2020.

Aquellos obligados a facturar que pertenecen al grupo 1, tendrán un plazo diferente de acuerdo con la Resolución 000042 de 2020.

Consulta el calendario aquí: Nuevos plazos para factura electrónica en 2020

Además, todos deben estar preparados para recibir las facturas de sus proveedores en formato electrónico, por lo que al menos deben contar con un canal de correo electrónico y un equipo informático en el que puedan visualizarlas y aprobarlas.

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¿Cómo hacer la transición de la facturación manual a la facturación electrónica?

1. Saber cuál es tu situación

Lo primero que debes tener en cuenta es conocer las fechas establecidas en la Resolución 000042 de 2020 para iniciar el registro como facturador electrónico ante la DIAN y conocer cuando debes comenzar a expedir la factura electrónica.

Si estás obligado a facturar electrónicamente y deseas conocer el proceso que debes realizar puedes leer el siguiente artículo: Trámites para hacer en la DIAN para facturar electrónicamente

2. Conocer el proceso para comenzar a facturar electrónicamente:

De acuerdo con los resultados arrojados por la prueba piloto de facturación electrónica realizada en 2016 por la DIAN con la participación de 58 empresas voluntarias de diferentes sectores económicos del país, una empresa puede tardarse, en promedio, hasta seis meses en implementar de manera exitosa y totalmente funcional la facturación electrónica.

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3. Prepararte internamente para la facturación electrónica:

Las empresas deben ajustar sus procesos internos para emprender el proceso de asimilación del sistema de facturas electrónicas, lo anterior mediante el estudio e identificación de las áreas que hacen uso de facturación.

En ese orden de ideas, en esta parte del proceso debes elegir un software que te permita realizar:

• la radicación de facturas
• anulaciones
• notas crédito y débito
• validaciones de factura
• devoluciones de factura

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4. Buscar proveedor tecnológico:

Paralelamente a la preparación interna, como empresario debes buscar a un proveedor tecnológico que te brinde el sistema de facturación electrónica, la plataforma o el software con el que lo puedas lograr. Esta empresa debe haber sido autorizada previamente por la DIAN y ofrecer al menos este servicio, ya que algunas brindan servicios integrales que enlazan la facturación electrónica con la gestión administrativa en un solo programa.

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Recomendaciones para implementar la facturación electrónica

Conociendo el contexto de la facturación electrónica y el proceso para implementarla, los empresarios que en este momento se están documentando para adquirir un sistema con el que puedan cumplir esta obligación deben tener en cuenta lo siguiente:

1. Es momento de evaluar los procesos internos que cambiarán o se adaptarán para adoptar la facturación electrónica.
2. Es necesario que todos tengan claridad del proceso y el lapso de tiempo que les puede tomar hacer la transición para que adquieran con anticipación el software de facturación electrónica.
3. En el momento de la implementación es importante contar con tres meses para realizar pruebas antes de la fecha límite para facturar electrónicamente.
4. Al elegir un proveedor tecnológico debes tener presente que la autorización de la DIAN es dada por periodos de 5 años y se debe renovar cuando se cumple este tiempo, por lo que debes evaluar la capacidad operativa de la empresa para que no corras el riesgo de que esta pueda perder su licencia y en el futuro sufras las consecuencias.

Esto quiere decir que no es lo mismo que una empresa solamente adquiera un sistema para hacer las facturas electrónicas, a una que tiene un programa administrativo como Siigo Nube en el que lleva las facturas y simultáneamente el inventario, de modo que la información se enlaza y muchos procesos se hacen de manera automática, como por ejemplo la descarga de las ventas en la base de datos del inventario.

Adicionalmente, este programa administrativo tiene integrado el sistema de facturación electrónica, lo cual simplifica significativamente la transición de las facturas físicas a las electrónicas, ya que la información está albergada allí de antemano y no se debe pagar por alinear dos software distintos o por parametrizar el nuevo, de modo que el proceso es mucho más rápido y económico.

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En el siguiente ebook descargable conocerás cómo funciona la facturación electrónica con Siigo: