Mejores prácticas para pasar de la facturación manual a la electrónica - Siigo

EMPRESARIO| 10 MINUTOS DE LECTURA

Mejores prácticas para pasar de la facturación manual a la electrónica

Ahora que la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en Colombia, muchos administradores, gerentes y emprendedores temen hacer la migración de sus datos a esta nueva plataforma y empezar a manejar documentos 100% creados, enviados y recibidos de manera electrónica.

Sin embargo, más allá del temor que produce esta innovación para el sector empresarial que aún no está familiarizado con esta tecnología, deben saber que las ventajas de la facturación electrónica frente a la facturación manual o por computador son bastante significativas. Por esa razón, en este artículo queremos contarte cómo hacer la transición de manera sencilla, eficiente y económica.

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El contexto

Lo primero que debemos señalar es que las facturas manuales ya no serán, de ninguna forma, válidas para la DIAN o para los clientes, por los que el segundo semestre de 2018 debe ser el periodo de transición hacia la facturación electrónica para todos los empresarios pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las ventas, es decir, quienes recaudan IVA.

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Quienes no están obligados, es decir las personas del régimen simplificado, se pueden despreocupar por el cambio de paradigma ya que los afecta en una medida muy mínima. No obstante, ellos también deben estar preparados para recibir las facturas de sus proveedores en formato electrónico, por lo que al menos deben contar con un canal de correo electrónico y un equipo informático en el que puedan visualizarlas y aprobarlas.

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¿Cómo hacer la transición de la facturación manual a la facturación electrónica?

1. Saber cuál es tu situación:

Lo primero que debes tener en cuenta es si quieres postularte como facturador electrónico voluntario o si la DIAN ya te está requiriendo para que lo hagas antes del 1 de enero de 2019 y te ha enviado una carta comunicándotelo e indicando la fecha en la que debes estar usando el sistema de manera efectiva.

En el caso de que quieras postularte como voluntario porque deseas adelantarte unos meses a la obligatoriedad y a la congestión en los últimos meses de 2018 cuando la mayoría de empresas van a estar haciendo la transición, puedes empezar el proceso ingresando a la página de la DIAN: www.dian.gov.co, registrarte y hacer la solicitud siguiendo los pasos explicados en este enlace.

Para lo cual, lo más recomendable es hacer la implementación del sistema de facturación electrónica en el mes de junio de 2018, ya que en el mes de septiembre de 2018 habrá congestión en los diferentes canales de atención de la DIAN, pues ese momento será el tiempo límite para comenzar el procedimiento.

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2. Conocer el proceso para comenzar a facturar electrónicamente:

De acuerdo con los resultados arrojados por la prueba piloto de facturación electrónica realizada en 2016 por la DIAN con la participación de 58 empresas voluntarias de diferentes sectores económicos del país, una empresa puede tardarse, en promedio, hasta seis meses en implementar de manera exitosa y totalmente funcional la facturación electrónica.

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2.1 Si eres seleccionado:

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2.2 Si eres voluntario:

proceso facturacion electrónica voluntarios

3. Prepararte internamente para la facturación electrónica:

Independientemente de si has sido seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente antes de enero de 2019 o si eres voluntario, las empresas deben ajustar sus procesos internos para emprender el proceso de asimilación del sistema de facturas electrónicas.

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En ese orden de ideas, en esta parte del proceso debes hacer un estudio al interior de tu empresa para diseñar las estrategias relacionadas con la migración hacia este paradigma tecnológico respondiendo a las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo se hará la radicación de facturas?
  • ¿Qué haremos con las anulaciones?
  • ¿Cómo haremos la notas crédito y debido?
  • ¿Cómo validaremos las aceptaciones de la factura?
  • ¿Cómo informaremos a nuestros proveedores y clientes?
  • ¿Cómo devolveremos las facturas que no sean aprobadas?

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4. Buscar proveedor tecnológico:

Paralelamente a la preparación interna, como empresario debes buscar a un proveedor tecnológico que te brinde el sistema de facturación electrónica, la plataforma o el software con el que lo puedas lograr. Esta empresa debe haber sido autorizada previamente por la DIAN y ofrecer al menos este servicio, ya que algunas brindan servicios integrales que enlazan la facturación electrónica con la gestión administrativa en un solo programa.

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Recomendaciones para implementar la facturación electrónica

Conociendo el contexto de la facturación electrónica y el proceso para implementarla, los empresarios que en este momento se están documentando para adquirir un sistema con el que puedan cumplir esta obligación deben tener en cuenta varias cosas:

  1. Es momento de evaluar los procesos internos que cambiarán o se adaptarán para adoptar la facturación electrónica.
  2. Si bien no es necesario que adquieran el sistema de facturación de manera inmediata, con excepción de los empresarios que sean requeridos explícitamente por la DIAN, si es necesario que todos tengan claridad en el proceso y en el lapso de tiempo que les puede tomar hacer la transición.
  3. En el momento que se decida hacer la implementación, lo más prudente es tomarse entre 6 y, mínimo 3 meses antes de la fecha límite en la que deban empezar a facturar electrónicamente para hacerlo, lo que para los no requeridos por la DIAN debería suceder en junio de 2019.
  4. Al elegir un proveedor tecnológico debes tener presente que la autorización de la DIAN es dada por periodos de 5 años y se debe renovar cuando se cumple este tiempo, por lo que debes evaluar la capacidad operativa de la empresa para que no corras el riesgo de que esta pueda perder su licencia y en el futuro tu sufras las consecuencias.
  5. Si tu empresa no cuenta con un sistema de administración aún, esta es la oportunidad para hacerlo, ya que facturar electrónicamente solamente es una parte de la digitalización de procesos empresariales y esto es mucho más aprovechable para una empresa con entorno sistematizado.

Esto quiere decir que no es lo mismo que una empresa solamente adquiera un sistema para hacer las facturas electrónicas, a una que tiene un programa administrativo en el que lleva las facturas y simultáneamente el inventario, de modo que la información se enlaza y muchos procesos se hacen de manera automática, como por ejemplo la descarga de las ventas en la base de datos del inventario.

Adicionalmente, un programa administrativo que tienen integrado el sistema de facturación electrónica simplifica significativamente la transición de las facturas físicas a las electrónicas, ya que la información está albergada allí de antemano y no se debe pagar por alinear dos software distintos o por parametrizar el nuevo, de modo que el proceso es mucho más rápido y económico.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 
2018-10-10T15:10:42+00:00Mayo 28th, 2018|Empresario, Facturación electrónica|0 Comentarios

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