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Programas administrativos: ¿En la nube o con instalación local?

A diario escuchamos frases como que la tecnología avanza a pasos agigantados, que ya no existe algo que un computador no pueda hacer o que el internet está volviendo perezosas a las nuevas generaciones; y si bien es cierto que los equipos electrónicos han modificado significativamente la manera en que vivimos, nos relacionamos y trabajamos, la tecnología solo es una herramienta que necesita del criterio humano para ser útil.

Entonces, mientras seamos conscientes de este principio básico, podremos aprovechar al máximo las facilidades que nos brindan estos instrumentos para lograr cosas que las generaciones anteriores no podían alcanzar, o al menos no con la facilidad de ahora, porque los recursos eran diferentes.

Por ejemplo, en el ámbito empresarial colombiano hace 50 años era impensable poder monitorear el inventario de una empresa y sus sucursales desde la pantalla de un celular; y aunque hace 25 años ya era posible sistematizar los inventarios con una instalación local en un computador, comprar la licencia era tan costoso que usualmente las medianas y pequeñas empresas no adquirían estos programas.

Ahora, en cambio, existen programas administrativos que se pueden manejar desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a internet porque toda la información se encuentra en la nube, es decir, en internet. En este artículo te explicamos las principales diferencias entre los antiguos programas administrativos de instalación local y los programas administrativos en la nube.

1. Forma de instalación:

Los programas administrativos de instalación local, como su nombre lo indica, son aquellos que se cargan en los equipos informáticos de una empresa, ya sea en uno o varios computadores de la misma red. En estos programas se pueden manejar herramientas de inventario, contabilidad, logística, ventas, gestión de clientes, entre otras áreas.

No obstante, para instalarlos se deben tener en cuenta los requerimientos técnicos que los programas demandan y que pueden variar dependiendo del proveedor, como por ejemplo la memoria RAM de los computadores y el espacio en el disco, porque el programa administrativo literalmente se alberga en el equipo y necesita de ciertas condiciones para funcionar.

En su lugar, los programas administrativos en la nube no necesitan ser instalados en ningún equipo, por lo que pueden ser utilizados en cualquier computador, tableta o incluso celular que tenga las capacidades estándar que ofrece el mercado, es decir, que no le representa gastos extra al empresario.

La única condición técnica que precisa un programa administrativo en la nube es el acceso a internet, dado que toda la información que se maneja a diario en los establecimientos comerciales se guarda en la nube, es decir, en un conjunto de servidores a los cuales se accede virtualmente.

2. Eficiencia:

En su momento los programas administrativos de instalación local eran tan eficientes como se requería y ofrecían el máximo de su capacidad para atender las necesidades de las empresas y sus clientes, en ellos se podían desarrollar múltiples tareas y con el paso del tiempo se fueron afinando los procesos de modo que los departamentos estaban interconectados.

Sin embargo, y como se esperaba que ocurriera, el ritmo de vida de las personas y las empresas ha cambiado sustancialmente, por lo que estar a la vanguardia y responder a las necesidades de la industria relegaron a los programas administrativos, pues el hecho de ser un programa de instalación local representaba una limitación física que se considera obsoleta teniendo en cuenta las prácticas de consumo modernas.

Por esta razón, el hecho de que un programa funcione accediendo a internet realmente no es extravagante, sino que es un síntoma de adaptación al entorno digital, donde el hábito de navegar en la red es masivo y, por lo tanto, tiene la capacidad de transformar las interacciones de todo tipo; desde el uso del chat para comunicarnos, como la forma en la que una empresa vende un producto o el cliente busca satisfacer una necesidad.

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En ese orden de ideas, las empresas también tuvieron que adaptarse a las nuevas dinámicas comerciales, y quienes lo hicieron primero supieron aprovechar los beneficios que eso les traería frente a la competencia. Pues al colonizar las plataformas de internet estuvieron en la capacidad de ofrecer una mejor experiencia en el servicio a sus clientes y de paso mejorar su imagen corporativa.

Además, como un valor agregado para sí mismos, simplificar los procesos internos se traduce en menos tiempo invertido ejecutando labores operativas que se podrían invertir en hacer crecer a la empresa. Este fenómeno, por ejemplo, es al que hacemos referencia cuando al principio del artículo hablábamos sobre las ventajas que las nuevas generaciones tienen con el uso de la tecnología.

No obstante, hay que tener presente que migrar hacia el uso de recursos digitales no es un proceso difícil y si no lo has hecho, no es tarde, ya que existen muchas plataformas que te pueden ayudar a lograrlo e incluso orientarte de manera especializada.

Un primer paso, sin lugar a dudas, es tomar la decisión de implementar un programa administrativo en la nube con el que se pueden controlar todos los procesos de la empresa, desde los gastos, hasta las ventas; y gestionar los recursos del negocio, ya sean relacionados con las unidades materiales o la planta de personal.

3. Contabilidad:

Llevar la contabilidad, hacer las declaraciones de renta o generar los estados financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) cuyo uso es obligatorio en Colombia, son labores especializadas que deben ser ejecutadas por un profesional contable que cuenta con el conocimiento para lograrlo.

Sin embargo, la calidad de estos documentos y el tiempo que esto puede tomar también es responsabilidad del empresario, pues el le debe facilitar toda la información y los soportes de los movimientos al contador; por lo que entre más organizado y sistematizado se encuentren los datos, más efectivo será el ejercicio.

Al utilizar un programa administrativo en la nube se puede lograr mantener una comunicación directa y eficaz con los contadores, lo que no sucedía al utilizar programas administrativos en la nube, pues estos no contaban con las herramientas para alinear toda la información de un equipo a otro en tiempo real, es decir, existía una brecha entre el emisor y el receptor.

Un programa administrativo o software administrativo como Siigo nube elimina esta brecha y permite que los contadores se sincronicen a la plataforma de la empresa para compartir información solamente conectándose a internet. Teniendo la ventaja de que los datos se encuentran actualizados y organizados, lo que acelera los procesos y mejora la vida, tanto de los contadores, como de los empresarios.

4. ¿Por qué elegir a Siigo?

Siigo es una empresa con más de 30 años de experiencia que conoce bien las actualizaciones normativas en materia de contabilidad que Colombia ha sufrido en las últimas décadas y, de acuerdo con ello, ha diseñado un programa administrativo como Siigo nube que responde a las necesidades de las empresas nacionales y de los contadores que las asesoran.

Además, Siigo ofrece todas las herramientas posibles para simplificar las operaciones relacionadas con el comercio y se divide en módulos independientes por especialidad, como por ejemplo POS, nómina, inventario, centro de costos, facturación, impuestos y cotizaciones; pero que a su vez se conectan para compartir información y brindar una imagen fiel del estado de la compañía en todo momento.

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Adicionalmente debes saber que Siigo ofrece capacitaciones y beneficios para sus clientes, quienes además de satisfacer la necesidad primaria por la que recurren a nosotros, tienen acompañamiento de la empresa en todo momento para aportar a su crecimiento, pues Siigo cree que el crecimiento de la industria en Colombia es directamente proporcional al crecimiento del país.