¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica tiene efectos similares a la firma manuscrita, por lo menos en lo que compete a lo jurídico.

La firma electrónica, en la Resolución 00070 de 2016, se define básicamente como la combinación entre una serie de datos en forma electrónica, es decir, de la mezcla entre una identidad electrónica y un código electrónico.

Gracias a que fue una iniciativa legislativa, tiene efectos y parámetros legales que debe cumplir para que sea válida como tal y para que sea válida en diferentes procesos legales. Con la expedición de la Resolución 000022 de 2019, el trámite para poder gestionar la firma electrónica se optimizó y ahora es posible habilitarla a través de la página web de la DIAN.

Características de la firma electrónica

Es necesario que la firma electrónica tenga ciertas características, con el fin de que sea confiable y tenga respaldo legal. Al momento de la creación de una firma electrónica esta será conocida como Instrumento de Firma Electrónica (IFE) que tiene las siguientes características de acuerdo a la Resolución 000070 de 2016:

• Identidad electrónica: identificación que se verifica acorde con la información consignada en el RUT.
• Contraseña de la identidad electrónica: la combinación de una serie de caracteres alfanuméricos.
• Código electrónico: se refiere a la serie de caracteres numéricos que tendrá el IFE.
• Vigencia: el IFE tendrá una vigencia de tres años contados a partir de la emisión o renovación.
• Gratuidad: no genera costo alguno para el contribuyente.

¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica?

Entre los beneficios podemos mencionar los siguientes:

1. Reconocer como firmante autorizado a quien firma, en muchos casos, el contribuyente.
2. Ratificar que el documento que se firma es legal.
3. Asegurarse de la veracidad y originalidad del documento.
4. Los datos de creación de la firma en el contexto en que son utilizados y corresponden exclusivamente al firmante.
5. Cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos hecha después del momento de la firma será fácil detectarla.
6. Dar una mayor seguridad y respaldo a los procedimientos que se hacen en internet.

¿Cómo obtener la firma electrónica?

Obtener la firma electrónica es un proceso que ya no necesita gestionarse de manera presencial, sino que puede hacerse de manera virtual. Gracias a las modificaciones consignadas en la Resolución 000022 de 2019, los contribuyentes pueden realizar este trámite de manera sencilla y con todos los requisitos legales exigidos por la DIAN.

Dado que el trámite se puede realizar por internet, es necesario tener un correo electrónico en la información suministrada en el RUT. Después de esto, lo que debes hacer es:

1. Renovar tu mecanismo digital a una firma electrónica. Esto lo puedes hacer consultando aquí.
2. Configurar las preguntas de identidad electrónica, proceso necesario para establecer que la información consignada en el RUT es verídica.
3. Finalmente, habilitar la firma electrónica y comenzar a usarla. Puedes conocer más sobre el paso 2 y 3 aquí.

¿La firma electrónica se usa en las facturas electrónicas?

La firma electrónica no es un requisito para expedir facturas electrónicas. Caso contrario sucede con la firma digital, que si es un requisito obligatorio para poder entregar las facturas electrónicas al adquiriente. La firma digital se obtiene a través de una entidad autorizada por la ONAC para expedirlas.

¿Qué normas regulan la firma electrónica en Colombia?

En Colombia a través de la Resolución 000070 de 2016 se establecieron las características técnicas y el procedimiento para emitir la firma electrónica. En los artículos 6, 7 y 8 se señalan los efectos jurídicos, la confiabilidad y seguridad de la firma.

• Tiene igual validez y efecto jurídico que la firma manuscrita.
• Es confiable puesto que cualquier entidad puede detectar alguna alteración no autorizada luego de haberse firmado.
• Es segura gracias a los procedimientos utilizados para emitirla.

La DIAN facilitó para todos los contribuyentes la emisión de la firma electrónica a través de la Resolución 000022 de 2019. Gracias a esto es posible solicitar y renovar la firma en portal de la DIAN, evitando filas y ahorrando tiempo para realizar otros trámites de los contribuyentes.

Si eres uno de los obligados a facturar electrónicamente recuerda no confundir la firma electrónica con la firma digital, así ganas tiempo en realizar los trámites necesarios para empezar a expedir factura electrónica.