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¿Qué es un kardex?

El kardex es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa. Este documento es de tipo administrativo y se crea a partir de la evaluación del inventario registrando la cantidad de bienes, el valor de medida y el precio por unidad, para posteriormente clasificar los productos de acuerdo con las similitudes de sus propiedades.

En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba manualmente, pero ahora existen software administrativos que contienen kardex dentro de sus componentes. De lo cual hablaremos más adelante.

Lo que debes saber sobre los inventarios y el kardex

Por ahora podemos continuar hablando sobre los inventarios en sí mismos, noción que no debe ser entendida únicamente como la suma de las mercancías que se tienen almacenados en una empresa esperando a ser vendidas, sino que también incluyen todos los artículos adquiridos por parte de una compañía con la intención de utilizarlo para su objeto social.

De modo que, dependiendo del tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser tratados de distintas maneras y así mismo serán considerados como parte de clases de inventarios diferentes. Por ejemplo, para una droguería las vitrinas ubicadas en el establecimiento son estimadas como una propiedad de planta y parte del equipo que necesitan para ejercer su actividad comercial. Sin embargo, para una comercializadora de muebles, las vitrinas hacen parte de su inventario de ventas.

Al mismo tiempo, para un supermercado el café instantáneo en su estantería es un producto para la venta, mientras que para una cafetería, este mismo artículo representa un insumo para preparar bebidas, del cual se espera generar ganancias, pero mediante una actividad diferente a la del supermercado.

En contraste, un banco también puede tener café instantáneo dentro de sus bienes, pero con la idea de que sus empleados lo consuman. Es decir que su finalidad no es transaccional, por lo que este hace parte de los gastos de la empresa y, por tanto, es tratado como un inventario particular.

Entender estas diferencias es importante a la hora de pensar en los objetivos de uso del kardex, ya que como mencionamos, existen múltiples tipos de inventarios, y al tener muy claro cuáles son las propiedades materiales de una empresa y en qué categoría deben estar contenidas, se pueden controlar los costos.

Existen dos tipos de sistema de inventarios para ejercer control sobre los mismos: el sistema de inventarios permanente y el sistema de inventarios periódico. El primero, se caracteriza por utilizar kardex como parte fundamental de su operación, que como su nombre lo indica, lleva registro individual y permanente de cada movimiento relacionado con el inventario. Gracias a esto el kardex contribuye al control, la seguridad y la organización del inventario de una empresa.

Adicionalmente permite deducir el costo de la venta en el momento en que se hace, el saldo exacto de los inventarios e idear estrategias para contribuir a la productividad de cada área relacionada al distribuir eficientemente los recursos físicos, humanos y operativos.

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Métodos de valoración de los inventarios o tipos de kardex

Para valuar el inventario o darle valor a los productos, existen diferentes criterios contables que se pueden utilizar, como por ejemplo el UEPS y el promedio ponderado, entre los que se destaca el PEPS que explicaremos a continuación:

• El PEPS

El PEPS, sigla de “primero en entrar, primero en salir” o FIFO en inglés, es un mecanismo de gestión de valoración de activos. En el que básicamente se busca vender o usar los productos que fueron producidos o adquiridos primero.

De modo que el precio de venta depende del valor inicial del producto, independientemente de que ahora ese producto valga más o menos que en el momento que se adquirió. Por ejemplo:

• Yo compré 300 paquetes de papas a $1400 cada uno el 1 de junio, es decir que invertí $420000.
• El 4 de junio compré otros 900 paquetes de papas, pero esta vez a $1.460 cada uno, por lo que pagué $1´314000.
• Luego, el 6 de junio me hicieron un pedido por 450 paquetes de papas, para lo cual despaché los 300 paquetes que adquirí el 1 de junio y 150 de los que pedí el 4 de junio. Para lo cual debo tener en cuenta que los paquetes que compré primero valieron $1400 cada uno y los demás valieron $1460.
• Entonces, el precio que debo considerar es de $420000 por los 300 paquetes más antiguos (1400 x 300 = 420.000) y de $219000 por los 150 paquetes siguientes (1460 x 150 = 219000).

Para entender esta información se usa kardex, donde ingreso los datos de fecha, detalle, valor unitario de compra, las entradas (con cantidad y total), las salidas (con cantidad y total) y el saldo actual (con cantidad y total), tal y como se ilustra en el siguiente ejemplo de kardex:

En el caso que yo deba hacer devoluciones de un producto vendido a un cliente, este se ingresa al sistema de inventario por el valor que se vendió, ya que cuando se hizo la venta el producto fue asignado con un costo de salida, independientemente de las variaciones en el precio del producto los días posteriores.

El kardex en los software administrativos

Una de las ventajas de tener un software administrativo en una empresa es que a través de él se pueden manejar y monitorear numerosas operaciones de todas las áreas; y por supuesto, el inventario debe ser uno de los departamentos más organizados, ya que como vimos anteriormente, muchos aspectos de la empresa dependen de su optimización.

Anteriormente resultaba engorroso y demorado encontrar información relacionada al producto, ya que el kardex se llenaba a mano en hojas de papel, que demandaba un proceso de conservación de documentos y pasar por otro procedimiento para encontrar datos específicos en determinado momento.

Hoy en día, este proceso de control se hace a través de plataformas digitales electrónicas, en las que luego de hacer el ingreso del inventario en el sistema, el mismo mecanismo registra los movimientos de los productos, de manera automática, para que luego el empresario pueda visualizarlo en forma de reporte, como se puede ver en esta imagen del software administrativo de Siigo nube.