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¿Qué es un kardex y para qué sirve? Definición y ejemplo con PEPS

El kardex es un registro estructurado de las existencias de mercancías en un almacén o empresa. Este documento administrativo se elabora a partir de la gestión del inventario y registra información como la cantidad de bienes, la unidad de medida y el precio unitario, lo que permite controlar los movimientos de los productos.

En las también llamadas tarjetas kardex se consignan datos generales sobre los bienes para controlar sus entradas y salidas y generar reportes sobre su comportamiento. Esta labor operativa antes se realizaba manualmente, pero hoy existen software administrativos que facilitan su elaboración y actualización.

En este artículo te explicaremos qué es un kardex, cómo ayuda a controlar las entradas y salidas del inventario y cómo se registra mediante un ejemplo con el método PEPS.

¿Qué es un inventario y por qué depende de tu tipo de empresa?

Cuando hablamos de inventarios, nos referimos al conjunto de bienes que una empresa mantiene para la venta, la producción o el desarrollo de su actividad económica.

Por eso, dependiendo del tipo de empresa, un mismo artículo puede clasificarse de forma diferente dentro de la contabilidad y la gestión del inventario.

Por ejemplo, para una droguería, las vitrinas ubicadas en el establecimiento forman parte de la propiedad, planta y equipo necesaria para desarrollar su actividad comercial. En cambio, para una comercializadora de muebles, las vitrinas constituyen parte del inventario destinado a la venta.

Entender estas diferencias es importante al momento de utilizar el kardex, ya que este documento registra los movimientos de entrada y salida de los productos. Saber cuáles son los bienes de la empresa y en qué categoría deben registrarse permite ejercer un mejor control sobre los costos y el inventario.

Si querés conocer más sobre qué es un inventario, te invitamos a profundizar en este artículo.

Sistema de inventario permanente vs. periódico: ¿cuál usa kardex?

Existen dos tipos de sistemas de inventario: el permanente y el periódico. El primero utiliza el kardex como una herramienta fundamental de control y, como su nombre lo indica, mantiene un registro individual y permanente de cada movimiento de inventario.

Gracias a ello, el kardex ayuda a mejorar el control, la seguridad y la organización de los productos dentro de la empresa.

Además, permite determinar el costo de venta en el momento en que se realiza la operación, conocer el saldo actualizado del inventario y tomar decisiones para distribuir mejor los recursos físicos, humanos y operativos.

Por su parte, el sistema periódico suele utilizarse en negocios de menor tamaño. Este método se basa en conteos físicos y no actualiza de manera continua el costo de ventas ni los saldos del inventario después de cada transacción.

¿Qué datos lleva un kardex?

En el formato kardex, también conocido como tarjeta kardex, se registran los siguientes datos:

• Nombre y especificaciones del producto.
• Código SKU (Stock Keeping Unit) para identificar cada artículo.
• Información del movimiento, como fecha, concepto o detalle y documento de soporte.
• Tipo de movimiento (entrada o salida), clasificado mediante columnas de control cuantitativo y valorizado: cantidad, valor unitario y valor total.

¿Qué métodos de valoración se usan en un kardex?

Para valorar el inventario existen diferentes métodos de control y valoración, entre los que destacan PEPS, el promedio ponderado y el método UEPS.

• PEPS

El método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), o First In, First Out (FIFO) en inglés, asume que los productos adquiridos o producidos primero son los primeros en venderse o utilizarse.

De esta manera, el costo de venta se determina con base en el valor de las unidades más antiguas que permanecen en inventario. Por ejemplo:

• El 1 de junio compraste 300 paquetes de papas a $1.400 cada uno, es decir, invertiste $420.000.
• El 4 de junio compraste otros 900 paquetes, esta vez a $1.460 cada uno, por lo que pagaste $1.314.000.
• El 6 de junio te hicieron un pedido de 450 paquetes: despachaste los 300 del 1 de junio y 150 del 4 de junio.

El costo de venta es de $420.000 por los 300 paquetes más antiguos (300 × $1.400) y de $219.000 por los 150 siguientes (150 × $1.460), para un total de $639.000. En el kardex de inventario quedan 750 paquetes valorados a $1.460, es decir, $1.095.000.

• Promedio ponderado

Este método calcula un costo unitario promedio dividiendo el costo total de las unidades disponibles entre la cantidad total de unidades. Cada salida se registra utilizando ese promedio, lo que ayuda a suavizar las variaciones de precio del inventario.

• Método UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)

Este método asume que las últimas unidades que ingresan son las primeras en salir. Aunque suele estudiarse para fines académicos o comparativos, su aplicación puede depender de la normativa contable vigente en cada país.

¿Cómo se registra una devolución en el kardex?

Cuando un cliente devuelve un producto vendido, este se reincorpora al kardex con el mismo costo que tenía al momento de la salida, es decir, con el costo de venta asignado en la operación original, sin considerar las variaciones posteriores del precio.

Kardex manual vs. kardex en software: ¿qué cambia?

Una de las ventajas de utilizar un software administrativo es que permite gestionar y monitorear múltiples procesos de la empresa. Entre ellos, el inventario ocupa un lugar clave, ya que muchas decisiones operativas y comerciales dependen de un control adecuado de las existencias.

Antes, encontrar la información de un producto podía resultar lento y dispendioso: el kardex se diligenciaba manualmente en hojas de papel, era necesario conservar documentación física y buscar cada dato entre distintos registros.

Hoy este control se realiza mediante plataformas digitales. Una vez ingresada la información al sistema, los movimientos de inventario se registran automáticamente y pueden consultarse posteriormente a través de reportes.

Lleva tu kardex automático con Siigo

Un software contable y administrativo como Siigo Nube automatiza el registro y control del kardex, permitiéndote dedicar más tiempo a actividades estratégicas para tu negocio. Con este sistema puedes consultar, para cada producto, los movimientos registrados por bodega, tanto en cantidades como en valores, con cortes mensuales, trimestrales, semestrales o según el periodo que necesites analizar.

Además, al estar en la Nube, puedes acceder a la información de forma segura desde cualquier lugar, una ventaja importante si tu empresa cuenta con varias sucursales o vende mediante e-commerce.