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Inventario automatizado: mejora tu gestión y reduce costos eficazmente

La gestión de inventario es clave para el funcionamiento adecuado de tu empresa. Llevar un registro detallado de la mercancía que entra y sale, así como de las mermas, te permitirá obtener mayor control y un enfoque estratégico que impulse la planificación, productividad y rentabilidad.

En este contexto, un software de inventario automatizado es la mejor opción, ya que no solo te permite controlar, gestionar y optimizar tus inventarios de manera efectiva, sino que aporta una mayor visibilidad y capacidad de análisis para tomar mejores decisiones. En este artículo, profundizaremos en qué es, sus funciones, beneficios y cómo seleccionar el más adecuado para tu empresa.

La importancia de gestionar el inventario

Ninguna empresa puede funcionar correctamente si no mantiene organizado su inventario o al menos no en el largo plazo, puesto que este es uno de los capitales más importantes dentro de una organización y de su correcto manejo depende, en gran medida, la rentabilidad del negocio.

Si bien es cierto que muchas empresas han funcionado durante años sin manejar un software administrativo, también lo es que la manera de consumir de las personas ha cambiado. Ahora cada vez tienen más opciones para elegir servicios más especializados puestos a su alcance; además, es posible encontrar en el mercado precios muy competitivos.

De modo que el servicio que ofrece cualquier empresa debe ser cada vez más ágil, para lo que primordialmente se necesita orden y automatización. Estas características se derivan de la utilización de un software administrativo con el que se pueden conocer las cantidades exactas de un artículo y su ubicación física en las bodegas; el valor promedio por el que fue adquirido y vendido; el porcentaje de rentabilidad y los productos estrella.

Esta información resulta fundamental para tomar decisiones acerca de los pedidos y las estrategias comerciales de un emprendimiento, ya que al visualizar estos datos el usuario puede analizar qué productos realmente vale la pena tener, cuáles se suelen quedar en las estanterías durante más tiempo y cuáles dejan más ingresos.

Ventajas de la gestión de inventarios automatizada

Los sistemas automatizados de control de inventario ofrecen numerosas ventajas que pueden impactar significativamente los resultados de una empresa.

• Aumenta la eficiencia operativa. Atrás quedaron las hojas de cálculo. Al automatizar la gestión de inventarios, agilizas el control y supervisión de los niveles de stock, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad de la empresa.
• Garantiza una mayor precisión. Los procesos manuales de gestión de inventario son propensos a errores humanos, lo que puede provocar desabastecimiento e ineficiencias en la cadena de suministro. Afortunadamente, con la automatización del inventario, las empresas pueden minimizar el riesgo de errores y mejorar la precisión del inventario. A su vez, esto garantiza una visión precisa de la mercadería, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones.
• Facilita el acceso a los datos. Esta es otra de las tareas con la que puedes aprovechar al máximo las ventajas de la gestión de inventarios automatizada. Conocer las ubicaciones, hacer un seguimiento de los envíos entrantes y salientes, y consultar los niveles de existencias en múltiples canales en tiempo real, es clave para mejorar la satisfacción del cliente y garantizar que los productos estén disponibles cuando y donde se necesitan.
• Previsión eficaz de la demanda. Seamos honestos: cuando te quedas sin un determinado producto, no solo pierdes ventas, sino que pones en riesgo la confianza de tus clientes. En este sentido, la gestión de inventarios automatizada resulta clave, ya que se vuelve más sencillo identificar patrones y tendencias, ajustar los niveles de inventario y evitar exceso de existencias. Además, garantiza que tu empresa tenga los productos adecuados en stock para satisfacer la demanda de los clientes y mejorar su satisfacción.
• Gestión optimizada del almacén. Los sistemas de inventario automatizado proporcionan información sobre la distribución y la organización del almacén, lo que te permite optimizar los procesos de preparación y empaquetado, y facilitar la gestión eficiente de los pedidos.

Funcionalidades del sistema de inventario automatizado

1. Escaneo de códigos de barras e identificación de productos. Esta función es crucial para una gestión eficiente del inventario, ya que así vas a poder rastrear la mercancía con rapidez y precisión, actualizar los niveles de inventario y optimizar procesos en tu organización.
2. Actualización de la información. La mayoría de los sistemas de inventario automatizados funcionan en la Nube, facilitando el seguimiento y acceso a los datos en cualquier momento y lugar a través de Internet.
3. Reportes y análisis de datos. El sistema que utilice debe ser capaz de generar informes precisos sobre la rotación de productos, los artículos más vendidos y el valor total del inventario. Así se mejora la toma de decisiones y la planificación estratégica.
4. Notificaciones en tiempo real. Un buen programa de inventario automatizado te permite configurar alertas personalizadas cuando los niveles de stock se acercan a los límites establecidos, permitiéndote tomar medidas proactivas para evitar desabastecimientos o exceso de inventario.

Implementación del sistema de inventario automatizado

Estos son algunos puntos clave para implementar un sistema de gestión de inventarios con éxito:

1. Identifique los objetivos de gestión de inventario que desea alcanzar con el sistema. Por ejemplo, reducir errores, mejorar la eficiencia o minimizar la pérdida de productos.
2. Evalúe sus procesos de inventario actuales y aquellas áreas críticas que necesitan mejoras.
3. Seleccione el software que mejor se ajuste a las necesidades específicas de su empresa.
4. Realice la migración de sus datos de inventario al nuevo sistema. Asegúrese de que la información, los niveles de stock y las categorías sean precisos.
5. Capacite a su equipo sobre las funciones básicas del sistema y su correcto uso.
   Monitorea su funcionamiento y haz los ajustes necesarios para garantizar su perfecto funcionamiento.

No olvides leer: ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

¿Qué se debe tener en cuenta al momento de elegir un sistema de gestión de inventarios?

Integración con otras aplicaciones

Los mejores software de gestión de inventarios se integran con herramientas de contabilidad, Punto de Venta o POS, CRM, herramientas de facturación, plataformas de comercio electrónico y más, para una gestión unificada y eficiente.

Acceso a múltiples usuarios

Otro aspecto fundamental de un sistema de gestión de inventarios es la capacidad de asignar diferentes roles y permisos en función de las responsabilidades y la ubicación de cada colaborador, ya que muchas empresas operan en múltiples ubicaciones o trabajan de manera remota.

Escalabilidad

A medida que tu empresa crece, la gestión de su inventario se vuelve más compleja. Por eso, debes asegurarte de que el software de inventario automatizado que elijas sea lo suficientemente escalable y flexible para satisfacer las necesidades específicas de gestión de inventario.

Ahora bien, si estás buscando un programa que te permita mantener al día tu inventario, generar informes al instante y que se pueda integrar con otros programas empresariales, lo mejor es implementar las soluciones tecnológicas de Siigo.

Nuestro software en la Nube permite a empresas de todos los tamaños controlar el stock en tiempo real, obtener información detallada para la toma de decisiones, definir y agrupar productos con distintos criterios como nombre, código o bodega, y crear diversas categorías personalizadas.

Además, su integración con Mercado Pago te permite cobrar fácilmente, mientras que su interfaz sencilla facilita el seguimiento preciso de las existencias y el registro de las entradas y salidas.

Esperamos que ahora tengas mucho más clara la importancia de implementar un sistema de inventario automatizado y de los beneficios para tu negocio.