Cómo llevar el Inventario de un restaurante en 3 pasos

Gestionar el inventario de un restaurante puede parecer misión imposible, sin embargo, es más fácil de lo que imaginas y sobre todo, es una de las claves del éxito en este competitivo sector. Si alguna vez has sentido que pierdes dinero por alimentos que se echan a perder, pedidos duplicados o por una mala planificación, este artículo es para ti.

Aquí aprenderás cómo optimizar tus recursos y evitar problemas comunes en el manejo de inventarios, todo con un enfoque práctico y adaptable para cualquier restaurante.

¿Por qué es importante un buen control de inventarios en un restaurante?

El inventario es el corazón de un restaurante. Imagina que tienes un carro de carreras, pero no sabes cuánta gasolina le queda o si los neumáticos están en buen estado. Operar un restaurante sin control de inventarios es lo mismo: avanzas a ciegas, arriesgándote a frenar en seco.

Sin control de inventario no sabrás si tienes ingredientes suficientes para la preparación de los platos o si cuentas con las existencias de pedidos requeridas.

Por ende, llevar un buen manejo del inventario te permite:

• Minimizar el desperdicio de alimentos al evitar que productos caduquen o se deterioren.
• Aprovechar cada peso invertido en materia prima, ajustando compras a la demanda real.
• Planificar mejor los turnos de cocina y evitar sobrecargar a tu personal.
• Mantener un registro claro y actualizado, para cumplir con regulaciones de salubridad y auditorías.

En un mercado tan dinámico, donde el consumidor valora cada vez más la calidad y frescura, un control de inventarios adecuado no solo mejora tus márgenes, también construye una reputación sólida

Gestiona tu inventario desde Excel

Aunque existen herramientas avanzadas para gestionar inventarios, Excel sigue siendo una solución práctica, económica y accesible. Vamos a guiarte paso a paso para que estructures tu inventario con ejemplos prácticos.

1. Realiza tu inventario inicial y clasifica los productos

El primer paso es tener un panorama claro de lo que tienes. Haz un inventario inicial y organiza los productos según su categoría:

• Productos frescos: Frutas, vegetales, carnes y pescados.
• Productos secos: Harinas, arroz, pastas, cereales, frutos secos y especias.
• Bebidas: Jugos, gaseosas, vinos y cervezas.
• Otros: Desechables, productos de limpieza, etc.

Ejemplo práctico: Si tienes un restaurante especializado en cocina colombiana, clasifica ingredientes esenciales como el maíz para arepas, plátano para patacones o ají para guisos.

2. Usa Excel para el seguimiento y control diario

Excel es una herramienta poderosa y versátil que, si se utiliza correctamente, puede convertirse en el eje central de la gestión de inventarios de tu restaurante. A continuación, te mostramos cómo sacar el máximo provecho de Excel para gestionar tu inventario.

• Crea una hoja de Excel para tu inventario

Crea columnas básicas como:

Código	Producto	Categoría	Stock Inicial	Ingresos	Egresos	Stock Final	Fecha de Actualización
001	Arroz Blanco	Producto Seco	50 kg	10 kg	5 kg	55 kg	03/12/2024

• Utiliza fórmulas básicas en Excel

Excel destaca por su capacidad para realizar cálculos automáticamente. Aquí tienes algunas fórmulas básicas que simplificarán tu trabajo:

Stock Final: =D2+E2-F2

Así, Excel actualizará automáticamente el inventario cuando registres ingresos (compras) y egresos (uso en cocina).

Punto de Reorden: =SI(G2<10,”Reordenar”,”Ok”)

Esto indicará cuándo es necesario reabastecer un producto.

Porcentajes de uso: =(F2/D2)*100

Esto te ayudará a identificar los productos con mayor rotación.

• Actualiza el inventario diariamente

La clave está en la constancia. Asigna a una persona responsable de registrar cada movimiento, idealmente al final de cada jornada.

• Plantilla Descargable

Para facilitarte el trabajo, aquí te dejamos una plantilla formulada que puedes usar como punto de partida. Descárgala aquí

3. Organiza tu almacén y establece un sistema de reposición

La organización del almacén es crucial para el éxito de cualquier restaurante, pues un espacio desordenado no solo dificulta el acceso a los productos, sino que aumenta el riesgo de pérdidas por caducidad o deterioro. Para optimizar este proceso, es vital establecer un sistema de reposición que garantice que nunca falten los insumos clave.

• Asigna un lugar fijo para cada producto: Divide el almacén en secciones según categorías como productos frescos, secos, bebidas y congelados. Etiqueta claramente cada área para que todo el equipo pueda encontrar lo necesario sin confusiones.
• Establece un sistema de etiquetado: Usa etiquetas que incluyan la fecha de ingreso y la fecha de vencimiento. Aplica la regla FIFO (First In, First Out) para que los productos más antiguos sean utilizados primero.
• Define un sistema de reposición regular: Basándote en los datos de tu inventario, establece un punto de reordenación para cada producto. Por ejemplo, si las ventas diarias de arroz son 10 kg, programa una reposición cuando el inventario llegue a 15 kg.
• Realiza revisiones periódicas: Inspecciona semanalmente el almacén para identificar productos dañados, ajustar cantidades y evitar sorpresas desagradables.

Con estas prácticas, tu restaurante se convertirá en un referente de eficiencia operativa y calidad.

Conoce los tipos de inventarios en restaurantes

No todos los sistemas de inventario son iguales. Conocer las diferencias te ayudará a elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu restaurante.

Inventario Perpetuo vs. Inventario Periódico: ¿Cuál elegir?

Aspecto	Inventario Perpetuo	Inventario Periódico
Frecuencia	Actualización constante	Revisión en intervalos definidos (diaria, semanal, etc.)
Recurso necesario	Mayor inversión en tecnología o personal	Menor inversión inicial, pero más susceptible a errores.
Ideal para	Restaurantes grandes con alto volumen de ventas	Pequeños negocios o locales con menús sencillos.

Clasificación ABC: Optimiza la rotación de productos clave

La clasificación ABC divide tus productos según su importancia:

• A: Productos de alto valor o consumo frecuente (carnes, vinos premium).
• B: Productos de valor medio o consumo moderado (especias, condimentos).
• C: Productos de bajo costo o consumo ocasional (servilletas, palillos).

Este sistema te ayuda a priorizar esfuerzos en lo que realmente impacta tus costos y ventas.

Herramientas y Software para Optimizar tu Inventario

Para quienes buscan ir más allá de Excel, los sistemas POS (Point of Sale) son ideales para llevar el control de inventarios de manera automatizada.

Siigo POS para Restaurantes

En Colombia, Siigo POS se ha posicionado como una de las mejores opciones para restaurantes. Este software te permite:

• Registrar y actualizar inventarios en tiempo real.
• Generar reportes detallados de ventas y costos.
• Integrar el control de mesas y pedidos con el inventario.
• Automatizar alertas de reposición.

Con herramientas como esta, el manejo de inventarios pasa de ser un dolor de cabeza a una ventaja competitiva.

Llevar el inventario de un restaurante puede parecer un reto, pero con los pasos adecuados y las herramientas correctas, es un proceso que transformará tu negocio. Recuerda, cada decisión que tomes en el manejo de tus insumos repercute directamente en tu rentabilidad, eficiencia y satisfacción del cliente.

Ahora, ¿estás listo para llevar el control total de tu inventario? ¡El éxito de tu restaurante está en tus manos!

Descarga GRATIS la plantilla de Excel y pon en orden tu inventario.