La nómina de pago: qué es y cómo hacerla en solo 3 pasos

Si apenas estás comenzando tu empresa o eres dueño de un negocio pequeño, es posible que no tengas muy claro cómo ocuparte de tareas administrativas como la remuneración de tus empleados. Si tienes dudas sobre qué es una nómina de pago y cómo elaborarla, estos consejos son para ti. Te contamos cómo realizar tu nómina sin estrés y sin que te tome mucho tiempo.

¿Qué es una nómina de pago?

La nómina es un documento soporte que te permite llevar el control de los pagos y deducciones que realizas a tus trabajadores, como retribución por los servicios que ellos prestan dentro de tu empresa. Dicho documento se debe generar de forma quincenal o mensual, dependiendo de la forma como programes los pagos a tus empleados.

La remuneración que se detalla en la nómina se realiza de acuerdo con el tipo de contrato que has firmado con cada colaborador, pero en términos generales, debe incluir conceptos como:

• el salario básico
• las prestaciones sociales y los aportes parafiscales
• el pago de vacaciones
• comisiones
• auxilio de transporte
• horas extras
• recargos nocturnos, dominicales y festivos

Por qué es importante el manejo adecuado de la nómina

Liquidar la nómina a tiempo y de acuerdo con normas como el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 1819 de 2016, es una responsabilidad que tienes no solo con tus colaboradores. Este compromiso también lo asumes con el estado colombiano, porque registrar y reportar la nómina de forma correcta, es un paso importante para cumplir con tus obligaciones tributarias.

Por otro lado, el calcular correctamente la nómina de pago te protege de penalizaciones que pueden afectar tus finanzas: los empleadores que no cumplen con los aportes de salud, pensión y parafiscales, son sancionados económicamente por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP).

Qué elementos debe contener la nómina de pago

Para que sea válido, el documento donde registras los pagos y deducciones que realizas a tus trabajadores, debe incluir la siguiente información:

• Datos del trabajador: como el nombre completo, número de identificación, cargo, fecha de ingreso a la empresa y tipo de contrato.
• Información básica de la empresa, como el nombre o razón social y el NIT.
• Periodo de liquidación de la nómina.
• Deducciones
• Salario bruto: es el monto total de la remuneración, antes de llevar a cabo las deducciones.
• Salario líquido: también conocido como salario neto, es el pago definitivo que llega al empleado, luego de hacer efectivos los descuentos.
• La firma del empleador y del empleado.

Qué es la nómina de pago electrónica

Un concepto que es indispensable que conozcas y pongas en práctica como empleador, es el de la nómina electrónica. Este documento digital es la evolución de la tradicional nómina de pago y forma parte de una modernización impulsada por la DIAN que busca optimizar procesos, aprovechando los recursos tecnológicos disponibles.

Si tienes por lo menos 1 empleado vinculado por medio de contrato laboral, estás obligado a generar y transmitir la nómina de pago de forma electrónica. Pero no te preocupes porque esta innovación, que está regulada por resoluciones como la 000063 del 30 de julio de 2021, está diseñada para brindarte múltiples beneficios como:

• La posibilidad de acceder a los datos en tiempo real y desde cualquier lugar, ya que la información está guardada en la nube (online).
• El envío por correo electrónico a tus empleados del comprobante de nómina.
• Descuentos tributarios a partir de los pagos que realices a tus trabajadores.
• Ahorro de tiempo con la automatización de procesos.
• Al disminuir el uso de papel, ayudas a cuidar el medio ambiente y ahorras espacio, porque ya no necesitas un lugar físico para almacenar los documentos.
• Puedes generar al instante los reportes que debes presentar a entidades como la DIAN y la UGPP.
• Con un software en la nube como el de Siigo, obtienes de forma fácil datos que puedes analizar para evaluar cómo estás remunerando a tus trabajadores y qué incidencia tiene la nómina en el estado general de tu negocio.

¿Qué necesito para implementar la nómina electrónica en mi empresa?

El primer paso es conocer los plazos que ha definido la DIAN para implementar la nómina electrónica de manera obligatoria. Estas fechas se han organizado de acuerdo con el número de empleados de las empresas, así que debes tener presente este dato para saber cuándo es tu turno.

Lo siguiente que debes hacer es elegir un proveedor tecnológico como Siigo, que se encuentra autorizado por la DIAN para ofrecerte el software diseñado para emitir nómina electrónica.

Una vez elegido tu proveedor tecnológico, te será mucho más fácil completar los pasos necesarios generar electrónicamente la nómina de pago. En Siigo te guiamos para que cumplas al 100% con lo exigido por la DIAN y te ayudamos a tramitar requisitos como el Código CUNE y el QR, que son indispensables para emitir nómina electrónica.

Cómo realizar la nómina de pago en 3 pasos

Con la evolución de la nómina de pago tradicional a la nómina electrónica, se redujeron considerablemente los trámites que debes realizar para cumplir con este requisito. Ahora solo necesitas estos 3 pasos:

1. Habilitación

Es el trámite que se realiza ante la DIAN para habilitarse como generador del documento soporte de pago de nomina electronica. En esta etapa debes confirmar qué proveedor tecnológico vas a utilizar y realizar una serie de pruebas para asegurarte de que el software cumple con los requisitos de ley.

2. Generación y transmisión

Cuando empiezas a generar la nómina electrónica, debes enviar a la DIAN los documentos soporte del pago realizado a cada uno de tus empleados, acompañado de notas de ajuste, en el caso de ser necesarias.

3. Validación

El último paso es la revisión que la DIAN realiza sobre los soportes que enviaste. Si un documento cumple con los requisitos exigidos por esta entidad, es validado y queda oficialmente registrado. Si es rechazado, el documento se te devolverá indicando la información que debes corregir para emitirlo nuevamente.

¡Listo! Ahora ya sabes qué es una nómina de pago y lo fácil que es realizarla usando los medios electrónicos que simplifican este proceso. Como ya lo dijimos, la elección de tu proveedor tecnológico es el camino más rápido para comenzar a emitir nómina electrónica cumpliendo todos los requisitos.

En Siigo el proceso para generar tu nómina de pago electrónica ¡lo puedes realizar en solo minutos! Elige tu plan ideal y comienza a disfrutar de todos sus beneficios.