Sistema de facturación electrónica: qué es y cómo funciona

¿Tienes un negocio y debes facturar electrónicamente pero aún te cuesta familiarizarte con el tema? Pierde cuidado, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre un sistema de facturación electrónica; desde qué es hasta cuáles son los beneficios que trae para tu negocio implementarlo.

Así será más fácil para ti elegir la opción que mejor para tu pyme. Así que toma nota.

¿Qué es un sistema de facturación? 

Es un software en la Nube que permite agilizar, optimizar y digitalizar tus procesos de venta a través de documentos electrónicos fiscales. Esto con el objeto de que sirvan como soporte de costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables para que la DIAN tenga mejor interacción con sus contribuyentes y estos a su vez brinden a sus clientes una mejor experiencia.

Asimismo, un sistema de facturación electrónica permite centralizar tus procesos de gestión y manejar la contabilidad de tu pyme siempre que lo necesites, incluso si no estás en el negocio. La creación de facturas por medio de este sistema es totalmente estructurada, se realiza de forma digital y debe cumplir con requisitos calve como código QR, CUFE, NIT del vendedor y Datos del comprador.

Por otro lado, el sistema de facturación electrónica no solamente se compone por facturas, sino es todo un ambiente digital que busca facilitar la administración tributaria.

Documentos y servicios que componen el Sistema de Facturación Electrónica

Dentro de los documentos que hacen parte del ambiente digital de la factura electrónica se encuentran:

• Facturas electrónicas
• Documento soporte
• Facturas electrónicas de ventas como título valor
• Talonarios o facturas POS
• Documento soporte de pago de Nómina Electrónica

Cada uno de ellos cumple la labor de soportar la trazabilidad de las transacciones y procesos organizacionales de una pyme. Por lo general y, como se mencionaba anteriormente, estos documentos promueven la centralización de la información así como, una mayor productividad.

¿Cuáles son los sistemas de facturación?

Son aquellos creados por los diferentes proveedores tecnológicos quiénes brindan una o más soluciones para el adecuado desarrollo empresarial con el fin de otorgar a los empresarios herramientas que no solo les ayuden a mejorar sus procesos, sino que también les permitan cumplir con todas las obligaciones de ley.

Hoy existen gran variedad de sistemas de facturación con diferentes planes y funcionalidades que se adaptan a la necesidad de cada empresa; lo más importante es que antes de elegir el tuyo verifiques que esté avalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Cómo funcionan los sistemas de facturación?

Si bien los sistemas de facturación funcionan de manera similar, hay unos que tienen más o diferentes funcionalidades, esto depende del proveedor electrónico y de cómo se componen los planes que ofrece.

En general, estos softwares de facturación electrónica basan su funcionalidad en capturas y recepción de facturas, almacenamiento, generación de CUFE y CUDE así como funcionamiento en la Nube, siendo esta última característica una de las más determinantes a la hora de escoger un sistema de facturación; debido a que al funcionar en la web promueve seguridad y confianza tanto para el empresario como para sus clientes ya que se disminuye el margen de error y la pérdida de información.

¿Cuál es el mejor sistema de facturación?

En el mercado digital existen muchos sistemas de facturación para cumplir con lo que la DIAN determina. El software que Siigo ofrece te permite adquirir un sistema de facturación completo el cual además de regirse con la normativa de ley también ofrece un abanico de funcionalidades que harán de tu gestión una tarea mucho más consiente, eficaz y productiva.

El sistema de facturación electrónica de Siigo te ofrece:

• Generación y envío de facturas
• Reportes inteligentes
• Gestión de contabilidad
• Indicadores financieros
• Control de gastos
• Cotizaciones
• Control de inventarios
• Generación de eventos
• Documento soporte para quienes no estén obligados a facturar electrónicamente
• Certificado digital
• Siigo App
• Soporte técnico y capacitación 24//7

En Siigo encuentras planes a precios súper accesibles, incluso cuentas con la posibilidad de adquirir un plan gratis que te ofrece la posibilidad de generar cinco documentos electrónicos sin costo al año; es ideal si estás iniciando con tu negocio.

¿Cuáles son los proveedores autorizados por la DIAN?

Ahora con el boom tecnológico, la transformación digital y la obligatoriedad de la DIAN de que todos los negocios deben facturar electrónicamente, cada vez hay más empresas proveedoras de sistemas de facturación electrónica para pymes y mipymes en Colombia; sin embargo, debes prestar atención porque no todos están avalados por la DIAN y elegir uno pirata o ilegal puede ocasionarte posibles inconvenientes o sanciones. A continuación, te presentamos el listado de aquellos proveedores autorizados por la Dirección de Impuestos Nacionales y Aduanas

• Siigo S.A.S
• Acepta SAS
• Aliaddo A.S
• Avancys S.A.S
• BCN CONSULTORES
• Britek Tributo S.A.S
• Carvajal Tecnología y Servicios S.A.S
• COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S
• CONTROLTECH SERVICES S.A.S.
• Data Express Latinoamérica S.A.S.
• DELCOP COLOMBIA S A S
• EDICOM S.A.S
• Ekomercio Elecrónico SAS
• F1 TOP POINT LTDA
• FACTURE S.A.S
• Gestión De Seguridad Electrónica S.A
• Globaltek Development S A
• INDIGO TECHNOLOGIES S.A.S
• INTELITECH S.A.S.
• Jaime Torres C y CIA S A
• LEXCO S.A
• Makro Soft SAS
• NEIA S.A.S
• Nova Corp SAS
• OASISCOM SAS
• Opentecnología S.A
• PACO SOLUCIONES TECNOLOGICAS SAS
• PLATAFORMA COLOMBIA S.A.S.
• Q10 Soluciones S.A.S.
• SAVE COLOMBIA COMPANY S.A.S.- EN REORGANIZACION
• SIGNATURE SOUTH CONSULTING COLOMBIA S.A.S
• SOLUCIONES ALEGRA S.A.S
• Technokey SAS
• THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S.
• VISUALSOFT COLOMBIA SAS
• WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de facturación?

Dentro de los beneficios que trae a tu empresa un sistema de facturación están:

• Ahorro de costos y tiempo en los procesos de gestión documental
• Seguridad en la información.
• Aplicar a través de los documentos a deducciones a impuestos descontables, activos o pasivos en las declaraciones tributarias para que pagues solo lo justo.
• Facilitar la consulta y cobranza de las facturas y cuentas pendientes.
• Acceder a mejores servicios como devoluciones automáticas y declaraciones tributarias sugeridas.
• Mantener actualizada la información contable y tributaria sobre costos, deducciones, impuestos descontables.
• Generar y registrar facturas electrónicas de venta como título valor – RADIAN, genera confianza para los tenedores de estos títulos y para los inversionistas sobre la trazabilidad del documento, facilitando la generación de liquidez de forma inmediata.

¡Hey, llegaste al final! Esperamos que este contenido sea de ayuda para ti y puedas empezar a transformar tu vida y la de tu negocio. Dile sí a facturar con Siigo y goza de todas las ventajas. Te invitamos a que nos visites en nuestro sitio web, consultes nuestros planes y te comuniques con un asesor.