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Cómo consultar la validez de una factura electrónica en la DIAN

Las empresas obligadas a facturar electrónicamente tienen la obligación de emitir facturas que puedan ser validadas por sus clientes.  Las facturas electrónicas que emita la empresa deben crearse conforme a los parámetros establecidos por la DIAN. El receptor de la factura (comprador) es responsable de validar que estos soportes electrónicos cumplen con estos requerimientos.

En este artículo te vamos a contar lo necesario para que entiendas cómo funciona la validación de las facturas electrónicas. Así tendrás un control total sobre tus transacciones y podrás verificar que estos documentos estén ajustados a las exigencias legales.

A continuación responderemos todas las dudas que puedas tener al consultar la validez de una factura electrónica

¿Quiénes deben validar una factura electrónica?

Los adquirentes o compradores. La factura es el soporte de la transacción de bienes y servicios entre un vendedor y un comprador. Por ello quienes participen en este proceso, tienen la responsabilidad de validar que el soporte electrónico entregado es verídico y conforme a lo establecido por la ley.  

La empresa que emite las facturas debe cumplir unos criterios para que estas sean válidas ante la DIAN. Pero los que deben validar una factura son los clientes.

 ¿Cómo validar mi factura electrónica?

Los adquirentes son los clientes que reciben la factura después de haber realizado una compra. Para consultar su factura electrónica deben acceder al sitio web de la DIAN dispuesto para ese fin. Hay un lapso de 48 horas después de que se realice la firma digital de la factura para poder encontrarla en el sitio web. Es importante tener esto en cuenta para evitar reclamos innecesarios antes de tiempo.

Para ello necesitan diligenciar los siguientes campos:

• Número de documento
• NIT del facturador electrónico
• Número de identificación del adquirente

 La DIAN ha dispuesto una página para hacer denunciar en caso de encontrar inconsistencias en la factura.

¿Por qué validar una factura electrónica?

Porque el adquirente debe comprobar que la factura que se le entrega cumple con los parámetros establecidos por la DIAN.

El cliente es responsable de verificar que las facturas que recibe sean correctas. Así evita fraudes y lleva un control más organizado de sus transacciones.

¿Cuándo validar una factura electrónica?

Después de realizar una transacción en una empresa que tenga un sistema de facturación electrónica. El emisor de factura electrónica (la empresa) tiene un período de 48 horas máximo para que la factura se encuentre en el sitio de consulta de la DIAN para ser validada por el adquirente.

Recuerda: Si eres empresa obligada a facturar electrónicamente debes cumplir con los parámetros indicados anteriormente. Los que deben validar una factura son los adquirentes, en este caso tus clientes.

¿Cómo consultar la Resolución de la resolución de la facturación?

Consultar la resolución de Facturación es un proceso fácil y rápido, aquí te mostramos como:

1. Ingresa al Portal Web de la DIAN.
2. Haz clic en la opción “Nuestros Servicios a tu alcance”.
3. Diligencia  los datos de tu cuenta: si eres persona natural o si representas una personería jurídica.
4. da clic en el gráfico de  ‘Numeración electrónica’.
5. En el menú desplegable deberás hacer clic en “Numeración de Facturación”.
6. Algunos datos aparecen diligenciados por defecto, pero en otras ocasiones será necesario que los digites.

¿Cuánto tiempo tiene de vigencia la Resolución de facturación electrónica?

Tiene una vigencia de 2 años luego  de ser emitida y es una autorización para la utilizar ciertos números  en los consecutivos de las facturas; además, es un trámite que debe pedirse en la DIAN.

¿Cómo saber si una factura es legal en Colombia?

En cuanto a la factura comercial, puedes verificar su legalidad comprobando estos 3 requisitos:

1. Debe tener una fecha de vencimiento,  si no cuenta con ella  se dará por entendido que es  a 30 días calendario, después de su elaboración.
2. Tendrá fecha de recibida, con la información correspondiente de su receptor.
3. Tanto en el original como en las copias de las facturas deberá estar establecido el precio de la prestación del servicio o la venta del producto,  junto con sus condiciones de pago.

Ahora bien, en materia tributaria, son otros los requisitos a tener en cuenta:

1. Tener un encabezado como factura de venta.
2. N° de identificación de la persona quien vende o presta el servicio, así como el nombre o razón social.
3. N° de identificación de quien adquiere el servicio o el producto, junto con su nombre o razón social y el IVA que cancela.
4. Numeración consecutiva.
5. Fecha de expedición.
6. Descripción o concepto del producto o servicio.
7. Total de la transacción.
8. Datos de la imprenta que realizo el documento.
9. Régimen al que pertenece y su calidad de retenedor.

¿Por qué es importante tener un sistema para validar una factura electrónica?

Porque a través de él tus clientes pueden hacer la verificación de sus facturas mucho más fácil, rápido y directo.

Recuerda que existen dos tipos de adquirentes:

1. Empresas que compran tus productos o servicios.

2. Personas que compran tus productos o servicios.

Un software de facturación es la mejor opción para validar una factura electrónica. Vamos a explicarte poniendo como ejemplo nuestro software de facturación electrónica Siigo Nube.

Es muy fácil:

1. Creas la factura.

2. Das clic en enviar.

3. La factura llega de inmediato al correo electrónico de tu cliente y al mismo tiempo al sistema de la DIAN.

4. Cuando tu cliente lea la factura te llegará una notificación.

5. Para validar una factura electrónica tu cliente sólo necesitará ver el código QR y el CUFE en ella.

Las facturas electrónicas que emitas con Siigo Nube ya lo traen. Así que tus clientes sólo con verlo sabrán que tus facturas son completamente válidas ante la DIAN.

Así de simple es el proceso de validación de factura electrónica con Siigo Nube.

¿Qué otras funcionalidades tiene un software de Facturación Electrónica?

En principio hacer el proceso de facturación más simple. Y claramente como ya lo mencionamos, facilitar a tus clientes la validación de sus facturas. Además de eso, hay otras funciones que debe tener un sistema de Facturación Electrónica para que su implementación sea sencilla y rápida.

En el software de facturación electrónica Siigo Nube tienes lo que necesitas y mucho más:

1. Hacer facturas profesionales

Una factura no debe ser aburrida. Al contrario, debe ser muy llamativa para que tus clientes puedan leerla fácilmente y encontrar en ella la información que requieran sobre su transacción.

En Siigo Nube encontrarás varias plantillas para seleccionar. Son formatos diseñados con el fin de facilitar la creación de la factura. Puedes añadir la información que necesites con un look muy atractivo a los ojos de tus clientes. Así ellos conocerán cada detalle de su compra y podrán entender las facturas fácilmente.  

2. Convertir cotizaciones en factura

Las cotizaciones por lo general son demasiado planas. O mejor dicho muy aburridas. En Siigo Nube puedes hacer que tus cotizaciones sean un medio para que tus clientes se sientan atraídos por tus productos.

En nuestro software de facturación electrónica, puedes hacer cotizaciones elegantes y seductoras. Puedes añadir vídeos e imágenes de tus productos. Todo lo necesario para despertar desde el comienzo un gran interés en tus clientes potenciales.

Las cotizaciones se convierten en una herramienta de atracción. Y por si fuera poco, cuando tus clientes aprueban una cotización, sólo das un clic y la instante se convierte en una factura. ¡Ahorras tiempo, atraes clientes y vendes más!  

3. Realizar reporte de facturación

Para llevar una buena administración de tu negocio es imprescindible tener una trazabilidad de las transacciones con tus clientes. Esto te permitirá brindar un servicio más personalizado y lograr que ellos se fidelicen contigo.

En el sistema de facturación electrónica, además de validar facturas, estas quedan guardadas como un historial. Cuando lo requieras, puedes consultarlo y sacar un reporte.

En el reporte conocerás el producto más demandado por tus clientes y con ello los productos de menor rotación. También identificarás quiénes son tus mejores vendedores.

Cuando sepas qué productos tienen poca rotación, podrás implementar estrategias para lograr venderlos. Es decir, creas a tiempo las acciones adecuadas para mover tus ventas porque siempre estarás enterado de lo que pasa con tus productos. 

4. Pagar en línea

Además de validar una factura electrónica, tus clientes pueden pagar tan pronto como la reciban. Cada factura trae un botón llamado “pagar en línea”, así ellos no tendrán que moverse de donde están para pagarte. De esta forma se agiliza el recaudo de tu negocio y tus clientes se sienten satisfechos con tu servicio.

¿Dónde puedes consultar una Factura?

A través del sito web de la DIAN, luego de 48 oras de haber adquirido el bien o servicio.

¿Qué pasa si se te vence la Resolución?

Inmediatamente debes solicitar una nueva, de no ser así incurrirás en una una falta y serás sancionado, en este caso con el cierre de tu establecimiento o negocio.