EMPRESARIO | 5 MINUTOS DE LECTURA

validar una factura electrónica como validar una factura sistema para validar factura electronica

Las empresas obligadas a facturar electrónicamente tienen la obligación de emitir facturas que puedan ser validadas por sus clientes.  Las facturas electrónicas que emita la empresa deben crearse conforme a los parámetros establecidos por la DIAN. El receptor de la factura (comprador) es responsable de validar que estos soportes electrónicos cumplen con estos requerimientos.

En este artículo te vamos a contar lo necesario para que entiendas cómo funciona la validación de las facturas electrónicas. Así tendrás un control total sobre tus transacciones y podrás verificar que estos documentos estén ajustados a las exigencias legales.

Nueva llamada a la acción

¿Quiénes deben validar una factura electrónica?

Los adquirentes o compradores. La factura es el soporte de la transacción de bienes y servicios entre un vendedor y un comprador. Por ello quienes participen en este proceso, tienen la responsabilidad de validar que el soporte electrónico entregado es verídico y conforme a lo establecido por la ley.  

La empresa que emite las facturas debe cumplir unos criterios para que estas sean válidas ante la DIAN. Pero los que deben validar una factura son los clientes.

Soy adquirente. ¿Cómo validar mi factura electrónica?

Los adquirentes son los clientes que reciben la factura después de haber realizado una compra. Para consultar su factura electrónica deben acceder al sitio web de la DIAN dispuesto para ese fin. Hay un lapso de 48 horas después de que se realice la firma digital de la factura para poder encontrarla en el sitio web. Es importante tener esto en cuenta para evitar reclamos innecesarios antes de tiempo.

Para ello necesitan diligenciar los siguientes campos:

  • Número de documento
  • NIT del facturador electrónico
  • Número de identificación del adquirente

 La DIAN ha dispuesto una página para hacer denunciar en caso de encontrar inconsistencias en la factura.

¿Por qué validar una factura electrónica?

Porque el adquirente debe comprobar que la factura que se le entrega cumple con los parámetros establecidos por la DIAN.

El cliente es responsable de verificar que las facturas que recibe sean correctas. Así evita fraudes y lleva un control más organizado de sus transacciones.

¿Cuándo validar una factura electrónica?

Después de realizar una transacción en una empresa que tenga un sistema de facturación electrónica. El emisor de factura electrónica (la empresa) tiene un período de 48 horas máximo para que la factura se encuentre en el sitio de consulta de la DIAN para ser validada por el adquirente.

Recuerda: Si eres empresa obligada a facturar electrónicamente debes cumplir con los parámetros indicados anteriormente. Los que deben validar una factura son los adquirentes, en este caso tus clientes.

<<Tenemos un software de facturación electrónica gratis para ti. Crea tu  cuenta>>

¿Por qué es importante tener un sistema para validar una factura electrónica?

Porque a través de él tus clientes pueden hacer la verificación de sus facturas mucho más fácil, rápido y directo.

Recuerda que existen dos tipos de adquirentes:

1. Empresas que compran tus productos o servicios.

2. Personas que compran tus productos o servicios.

Un software de facturación es la mejor opción para validar una factura electrónica. Vamos a explicarte poniendo como ejemplo nuestro software de facturación electrónica Siigo Nube.

Es muy fácil:

1. Creas la factura.

2. Das clic en enviar.

3. La factura llega de inmediato al correo electrónico de tu cliente y al mismo tiempo al sistema de la DIAN.

4. Cuando tu cliente lea la factura te llegará una notificación.

5. Para validar una factura electrónica tu cliente sólo necesitará ver el código QR y el CUFE en ella.

Las facturas electrónicas que emitas con Siigo Nube ya lo traen. Así que tus clientes sólo con verlo sabrán que tus facturas son completamente válidas ante la DIAN.

Así de simple es el proceso de validación de factura electrónica con Siigo Nube.

¿Qué otras funcionalidades tiene un software de facturación electrónica?

En principio hacer el proceso de facturación más simple. Y claramente como ya lo mencionamos, facilitar a tus clientes la validación de sus facturas. Además de eso, hay otras funciones que debe tener un sistema de facturación electrónica para que su implementación sea sencilla y rápida.

En el software de facturación electrónica Siigo Nube tienes lo que necesitas y mucho más:

1. Hacer facturas profesionales

Una factura no debe ser aburrida. Al contrario, debe ser muy llamativa para que tus clientes puedan leerla fácilmente y encontrar en ella la información que requieran sobre su transacción.

En Siigo Nube encontrarás varias plantillas para seleccionar. Son formatos diseñados con el fin de facilitar la creación de la factura. Puedes añadir la información que necesites con un look muy atractivo a los ojos de tus clientes. Así ellos conocerán cada detalle de su compra y podrán entender las facturas fácilmente.  

2. Convertir cotizaciones en factura

Las cotizaciones por lo general son demasiado planas. O mejor dicho muy aburridas. En Siigo Nube puedes hacer que tus cotizaciones sean un medio para que tus clientes se sientan atraídos por tus productos.

En nuestro software de facturación electrónica, puedes hacer cotizaciones elegantes y seductoras. Puedes añadir vídeos e imágenes de tus productos. Todo lo necesario para despertar desde el comienzo un gran interés en tus clientes potenciales.

Las cotizaciones se convierten en una herramienta de atracción. Y por si fuera poco, cuando tus clientes aprueban una cotización, sólo das un clic y la instante se convierte en una factura. ¡Ahorras tiempo, atraes clientes y vendes más!  

3. Realizar reporte de facturación

Para llevar una buena administración de tu negocio es imprescindible tener una trazabilidad de las transacciones con tus clientes. Esto te permitirá brindar un servicio más personalizado y lograr que ellos se fidelicen contigo.

En el sistema de facturación electrónica, además de validar facturas, estas quedan guardadas como un historial. Cuando lo requieras, puedes consultarlo y sacar un reporte.

En el reporte conocerás el producto más demandado por tus clientes y con ello los productos de menor rotación. También identificarás quiénes son tus mejores vendedores.

Cuando sepas qué productos tienen poca rotación, podrás implementar estrategias para lograr venderlos. Es decir, creas a tiempo las acciones adecuadas para mover tus ventas porque siempre estarás enterado de lo que pasa con tus productos. 

4. Pagar en línea

Además de validar una factura electrónica, tus clientes pueden pagar tan pronto como la reciban. Cada factura trae un botón llamado “pagar en línea”, así ellos no tendrán que moverse de donde están para pagarte. De esta forma se agiliza el recaudo de tu negocio y tus clientes se sienten satisfechos con tu servicio.

Dale clic abajo para descargar el siguiente PDF y resolver todas tus dudas sobre facturación electrónica:

Todo lo que debes saber sobre facturación electrónica 2
Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.

10 Comments

  1. Have you ever thought about adding a little
    bit more than just your articles? I mean, what you say is fundamental and all.

    But imagine if you added some great pictures or videos to give your posts more, “pop”!
    Your content is excellent but with images and clips, this website could certainly be one
    of the most beneficial in its field. Wonderful blog!

    • Mayra Alexandra Barrero Coral 25 Septiembre, 2019 at 8:59 am - Reply

      Hey 🙂
      Amazing! Thanks for your suggestions.

  2. Rocio 5 Junio, 2019 at 6:44 am - Reply

    Hola, buenos días, en el caso en que la factura no tenga la información correcta, cómo se debe rechazar?

    • Laura Valentina Navarro Olaya 10 Junio, 2019 at 10:45 am - Reply

      Hola Rocio. El cliente debe verificar que la factura cumpla con todos los requisitos establecidos en el Decreto 2242, en caso de que deba rechazarla, tendrá un plazo de 3 días hábiles según lo estipulado en el Decreto 1349 de 2016; el rechazo deberá hacerse conforme a lo establecido allí: “la factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de
      los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.”

  3. MARIA CECILIA 13 Diciembre, 2018 at 11:08 am - Reply

    ES OBLIGACIÓN DEL EMISOR DE LA FACTURA ELECTRÓNICA, CONFIRMAR QUE EL CLIENTE LA RECIBA????, NO ME QUEDA CLARO

    • Juan Esteban Rodriguez Peña 5 Marzo, 2019 at 11:17 am - Reply

      Hola Maria Cecilia

      La recepción de facturas se realiza a través el Acuse de Recibido. Este es un mensaje de datos en el cual un adquiriente manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información.

      Saludos!

  4. Mary Luz Figueroa 3 Diciembre, 2018 at 7:18 pm - Reply

    Como adquiero la fscturacion electronica de la dian.

    • Laura Valentina Navarro Olaya 13 Diciembre, 2018 at 12:49 pm - Reply

      Mary, para adquirir el software de facturación electrónica gratuito que maneja la DIAN es necesario que accedas a la página de ellos, de igual forma te contamos que en este momento Siigo permite el manejo de Facturación Electrónica y somos proveedores tecnológicos, por ello estamos ofreciendo una solución donde SOLO se maneja facturación y las primeras 20 facturas mensuales son gratis; para hacer uso de esta herramienta es necesario que realices tu inscripción en el siguiente enlace https://www.siigo.com/facturacion-electronica/ y en solo 4 pasos ya puedes iniciar a facturar. Es una gran herramienta. Saludos!!!

  5. Blanca Stella N. de Castiblanco 17 Noviembre, 2018 at 9:01 am - Reply

    Buenos días. Esta facturación electrónica se puede aplicar en propiedad horizontal . 1- PH. Centros comerciales- 2. PH mixta. 3. PH condominios 4.Ph Propiedad horizonal y OTROS
    Como administrador de propiedad horizontal puede efectuar un control sobre esa facturación que llega

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:22 pm - Reply

      Blanca buen dia, es necesario que revises la normatividad sobre el tema en especial el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 el cual reglamenta y da las directrices para el manejo de facturación electrónica y de todas aquellas nuevas normas, leyes, resoluciones o decretos que la modifiquen o deroguen, te confirmamos que Siigo como proveedor tecnológico solo efectua el control y almacenamiento de toda factura de venta que se expide no de las facturas de compra. Saludos!!

Deja Un Comentario