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Cierre contable: todo lo que debes saber

El cierre contable es un proceso que consiste en cancelar o cerrar las cuentas de los resultados y llevar estos resultados a las cuentas de los respectivos balances luego de haber finalizado un ejercicio contable. Una vez claro este concepto, en este artículo te contaremos todo lo que debes saber respecto a cómo hacer un cierre contable, quédate y descúbrelo:

¿En qué momento se realiza un cierre contable?

El cierre contable es un proceso fundamental en la contabilidad de cualquier empresa y se lleva a cabo al finalizar un período contable específico. Este período puede ser mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo de las necesidades de la empresa y las regulaciones fiscales del país.

6 Pasos para realizar el cierre contable

El cierre contable es un proceso esencial para cualquier empresa, ya que permite evaluar el desempeño y preparar los estados financieros para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones fiscales. A continuación, te presentamos 6 pasos clave para llevar a cabo este proceso:

1. Revisión y conciliación de cuentas:

Asegurarse de que los saldos de las cuentas bancarias en los registros contables coincidan con los extractos bancarios y, verifica que los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar sean correctos y estén alineados con los documentos de soporte.

2. Ajustes contables:

Es importante que registres la depreciación de activos fijos y la amortización de intangibles. Luego reconoce provisiones para cuentas incobrables, garantías, impuestos diferidos, etc, y por último asigna los ingresos y gastos a los períodos contables correspondientes.

3. Valoración de inventarios:

Realiza un conteo físico de los inventarios para verificar las existencias para que más tarde apliques el método de valoración de inventarios adecuado (FIFO, LIFO, costo promedio).

4. Elaboración de asientos de ajuste:

Crea los asientos contables necesarios con los que puedas reflejar los ajustes identificados en los pasos anteriores.

5. Preparación de estados financieros preliminares:

Elaborar el balance general que muestra la situación financiera de la empresa a una fecha determinada:

• Estado de resultados: Prepara el estado de resultados que refleja los ingresos, gastos y resultados netos del período.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: Elabora el estado de cambios en el patrimonio neto que muestra las variaciones en el patrimonio neto durante el período.
• Estado de flujo de efectivo: Dispón el estado de flujo de efectivo que muestra las entradas y salidas de efectivo durante el período.

6. Análisis y revisión:

Identificar tendencias, variaciones significativas y áreas de mejora con el fin de realizar una revisión final de todos los asientos contables y estados financieros para asegurar la precisión y consistencia de tu información.

Ejemplo práctico de un cierre contable

A continuación, te damos un ejemplo práctico de un cierre contable utilizando un caso sencillo, con datos financieros para una pequeña empresa de servicios. Además, incluiré tablas para ilustrar mejor cada paso.

Ejemplo de Cierre Contable: Empresa “Servicios ABC”

Datos Iniciales:

• Periodo: Enero – Diciembre 2023
• Ingresos totales: $120,000
• Gastos totales: $80,000
• Depreciación de activos: $5,000
• Ajuste por cuentas por cobrar incobrables: $2,000
• Inventario al final del periodo: $10,000

1. Se verifican todas las transacciones del año, asegurando que estén correctamente registradas en el sistema contable. Por ejemplo, los ingresos y gastos están completos.
2. Comparamos el saldo bancario con el saldo contable. En este caso:

Detalle	Saldo Bancario	Saldo Contable
Saldo Inicial (Enero)	$15,000	$15,000
Ingresos (Enero-Diciembre)	$120,000	$120,000
Egresos (Enero-Diciembre)	$80,000	$80,000
Saldo Final (Diciembre)	$55,000	$55,000

Resultado: El saldo concilia correctamente.

3. Se revisan las cuentas de ingresos y gastos, y se asegura que estén correctamente registradas.

Categoría	Monto
Ingresos Totales	$120,000
Gastos Operativos	$80,000
Utilidad Bruta	$40,000

4. Ahora se hacen ajustes de depreciación y provisión de cuentas incobrables.

• Depreciación de activos: $5,000
• Provisión por cuentas incobrables: $2,000

Estos ajustes se reflejan así:

Concepto	Monto
Utilidad Bruta	$40,000
Depreciación de Activos	-$5,000
Provisión de Cuentas Incobrables	-$2,000
Utilidad Neta	$33,000

5. Se elabora el balance general y el estado de resultados del año:

Estado de Resultados (2023):

Concepto	Monto
Ingresos Totales	$120,000
Gastos Totales	$80,000
Depreciación	$5,000
Provisión de Cuentas Incobrables	$2,000
Utilidad Neta	$33,000

Balance General (Al 31 de diciembre de 2023):

Activo	Monto
Caja y Bancos	$55,000
Inventario	$10,000
Cuentas por Cobrar	$5,000
Total Activo	$70,000

Pasivo y Patrimonio	Monto
Pasivo Total	$20,000
Patrimonio	$50,000
Total Pasivo y Patrimonio	$70,000

6. Finalmente, con la utilidad neta de $33,000, la empresa prepara su declaración fiscal. Se tiene en cuenta el pago de impuestos y se generan los informes fiscales requeridos.

¿Qué cuentas se cierran en el cierre contable?

En el proceso de cierre contable, se cierran principalmente las cuentas de resultados (ingresos y gastos), es decir, las cuentas temporales que afectan al patrimonio de la empresa durante el período contable. Estas cuentas se “cierran” para transferir su saldo a las cuentas patrimoniales, permitiendo que el siguiente período contable comience con saldo cero en las cuentas de resultados. A continuación, te detallamos las cuentas que se cierran:

1. Cuentas de ingresos

Todas las cuentas que registran los ingresos obtenidos por la empresa durante el peíodo. Ejemplos comunes incluyen:

• Ventas de productos o servicios
• Ingresos por intereses
• Otros ingresos operativos o extraordinarios

Acción en el cierre: Se debitan las cuentas de ingresos y se transfiere el saldo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

2. Cuentas de gastos

Todas las cuentas de gastos y costos incurridos durante el periodo, como:

• Gastos operativos (salarios, alquileres, suministros)
• Gastos financieros (intereses, comisiones bancarias)
• Gastos de ventas y administración
• Coste de ventas o de bienes vendidos
• Gastos extraordinarios o no operativos

Acción en el cierre: Se acreditan las cuentas de gastos y se transfieren sus saldos a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

3. Cuentas de costos

En empresas que manejan inventarios, se incluyen los costos de producción o adquisición de productos, tales como:

• Costos de manufactura
• Costos de mercancía vendida

Acción en el cierre: Se cierran de la misma manera que los gastos, transfiriendo el saldo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

4. Cuentas de pérdidas y ganancias

Esta cuenta es donde se acumulan los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al final del cierre, su saldo se traspasa a la cuenta de patrimonio o capital contable de la empresa (generalmente a Resultados Acumulados o Utilidades Retenidas).

Acción en el cierre: Una vez que se registran todos los ingresos y gastos en esta cuenta, se transfiere el saldo neto (utilidad o pérdida) a la cuenta de Patrimonio.

5. Cuentas de impuestos

Si se generan impuestos derivados de la utilidad, como el impuesto sobre la renta, también se cierran estas cuentas al final del periodo.

Acción en el cierre: Se traspasa el monto de los impuestos a pagar a las cuentas de pasivo correspondientes o a Impuestos por Pagar en el balance.

Normativa contable en Colombia para el cierre contable

En Colombia, el proceso de cierre contable está regulado por varias normativas que aseguran la correcta presentación de los estados financieros y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Estas normas se basan en los principios contables y las disposiciones emitidas por entidades reguladoras como la Superintendencia de Sociedades, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), y la DIAN para efectos tributarios. A continuación, te mencionamos las principales normativas vigentes:

1. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

En Colombia, desde el año 2013, las empresas deben cumplir con las NIIF, que regulan la presentación de los estados financieros de acuerdo con estándares internacionales. Estas normas son adoptadas de forma obligatoria para todas las empresas en función de su tamaño y categoría:

• Grupo 1: Empresas grandes y multinacionales (aplican NIIF Plenas).
• Grupo 2: Pymes (aplican NIIF para pymes).
• Grupo 3: Microempresas (aplican un marco simplificado de contabilidad).

Implicación en el cierre contable: Los estados financieros deben ser preparados bajo los principios de las NIIF, lo que implica la correcta presentación del balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Las partidas deben ajustarse según lo establecido por las normas para la correcta presentación de activos, pasivos, ingresos y gastos.

2. Decreto 2649 de 1993

Aunque este decreto fue reemplazado parcialmente por la adopción de las NIIF, sigue siendo una referencia importante para los principios y reglas contables aplicables en Colombia. Establece conceptos clave como:

• Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) en Colombia.
• Reglas para la preparación de los estados financieros.
• Reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos.

Implicación en el cierre contable: El decreto establece que las cuentas de ingresos y gastos deben cerrarse y trasladarse a las cuentas patrimoniales, garantizando una correcta estructuración contable.

3. Decreto 2420 de 2015 (y sus modificaciones)

Este decreto consolida la reglamentación para la aplicación de las Normas de Contabilidad e Información Financiera y los Estándares Internacionales de Aseguramiento de la Información (NIIF). Se actualiza periódicamente para incorporar las nuevas versiones de las NIIF que emite el IASB (International Accounting Standards Board).

Implicación en el cierre contable: Las empresas deben seguir este marco normativo en la preparación de los estados financieros, asegurando que se cumplan los criterios de reconocimiento y medición de ingresos, gastos, activos y pasivos al momento del cierre contable.

4. Normativa Fiscal: Decreto 1625 de 2016 (Estatuto Tributario)

Este decreto compila todas las disposiciones del Estatuto Tributario que regula la presentación de las declaraciones de impuestos en Colombia, como el Impuesto sobre la Renta, el IVA, y otros tributos. La DIAN es la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de estas obligaciones.

Implicación en el cierre contable: Durante el cierre contable, las empresas deben calcular correctamente el impuesto sobre la renta y hacer los ajustes necesarios para cumplir con las disposiciones fiscales, incluyendo las provisiones para impuestos por pagar.

5. Código de Comercio (Artículos 19, 50, 52, 200)

El Código de Comercio de Colombia también establece reglas para la contabilidad de las empresas, incluyendo la obligatoriedad de llevar libros contables y preparar los estados financieros al final de cada periodo contable (normalmente al 31 de diciembre).

Implicación en el cierre contable: Las empresas deben cerrar sus cuentas anualmente y presentar los estados financieros ante las autoridades, asegurándose de que reflejan fielmente la situación económica de la compañía.

6. Ley 1314 de 2009

Esta ley regula la convergencia hacia las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), promoviendo la armonización de los estándares contables con prácticas internacionales.

Implicación en el cierre contable: Establece la obligatoriedad de aplicar las NIIF y las NIA, con el fin de que los informes financieros de las empresas colombianas sean comparables a nivel global.

7. Resolución 000042 de 2020 (DIAN)

Esta resolución regula aspectos relacionados con la facturación electrónica, la cual juega un papel importante en el proceso de cierre contable, ya que permite la verificación y conciliación de las ventas y los ingresos reportados a la DIAN.

Implicación en el cierre contable: Todas las facturas electrónicas emitidas deben estar registradas y conciliadas con los libros contables para asegurar que los ingresos estén correctamente reflejados.

Cierre contable manual vs. cierre contable con software

El cierre contable manual puede ser una opción en pequeñas empresas con pocas transacciones, pero es susceptible a errores y lleva mucho tiempo. Sin embargo, con el Sistema contable y administrativo de Siigo, el proceso se vuelve mucho más eficiente, ya que automatiza tareas clave como la conciliación de cuentas, generación de informes financieros y el cálculo de impuestos, garantizando mayor precisión y seguridad.

Además, Siigo está siempre actualizado con las normativas vigentes, lo que facilita el cumplimiento tributario y contable, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y evitar errores costosos.

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