EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

Software de costos: por qué implementarlo en tu empresa

Los software de costos son una de las herramientas más útiles para calcular cuánto cuesta tu producto, bien sea si trata de su industria o simplemente de su comercialización, pues en algunos casos hay mayor operatividad en la comercialización de un producto que en su creación, por eso es necesario determinar el margen de ganancia y de qué manera puedes generar una propuesta de valor a tus clientes; en algunos casos puedes competir con precios, en otros con años de experiencia y en el mejor escenario, puedes ofrecer una propuesta de valor única. En cualquiera de los casos necesitarás saber cuánto te cuesta lo que vendes y para eso es útil y, en algunos casos necesario, un software de costos.

¿Qué es un costo?

Es una estimación de lo que se necesita para la generación de un bien o un servicio. No siempre es de monetario, sino que también intervienen factores como el esfuerzo, las materias primas y secundarias; insumos y recursos como el tiempo o servicios públicos como la energía, el agua, el gas; algunos riesgos en los que se pueda incidir, así como también posibilidades de pérdida.

Conoce cuál es la rentabilidad de los productos que vendes versus el costo de cada uno con un software:

Clases de costo

Hay diferentes formas de categorizar los costos, debido a que en diferentes contextos de la empresa se utilizan y se analizan, por eso es imposible utilizar una única forma de categorización de los costos; por ejemplo, es diferente la manera en la que se usan en la contabilidad financiera a la que se hace desde la gerencia de proyectos o la administración para calcular la valoración o un presupuesto de capital.

A pesar de lo anterior, las empresas que necesitan tener los costos bien definidos tienen algo en común: el uso de estándares que les permitan tener costos de los bienes o servicios; los software de costos o los centros de costos, por ejemplo, son buenas opciones para disminuir el margen de error de pérdidas a la hora de calcular el costo real de lo que se vende.

Algunas formas en las que se pueden tipificar o clasificar los costos:

• Fijos y variables;
• directos e indirectos;
• asociados al producto y referentes al periodo;
• costos controlables e incontrolables;
• gastos de bolsillo y costos profundos;
• costos incrementales y de oportunidad, y
• costos imputados.

Cómo se calcula el costo de un producto

Si no cuentas con la ayuda de un software de costos es muy importante que determines con exactitud cuánto vale cada elemento que utilizas para la generación de tu producto, desde el momento en que lo planeas, hasta el momento en que lo cedes, por medio de la venta, al consumidor final; es decir que antes de calcular cuánto cuesta tu producto es importante que crees tu línea de producción.

De esta manera, puedes asumir que el costo total resulta de sumar la materia prima más la mano de obra más los costos indirectos de fabricación, en este último debes incluir el pago de los servicios públicos, el costo del transporte de la materia prima; el alquiler de los inmuebles: bodega, oficina o almacén; el pago de seguridad de tus inmuebles y, en general, todo el valor que debes acarrear para que tu producto sea posible; sin embargo, es importante que lo diferencies de los gastos; en el momento en que tu producto se transporta terminado para ser vendido, entonces será un gasto y no un costo.

El costo por unidad

Después de que determinaste cuál es tu línea de producción y de que sabes con exactitud cuántos son los costos totales, debes promediar el número de unidades de venta al mes, esto te permitirá conocer el costo unitario de fabricación y se calcula de esta manera:

El costo general

Un software de costos te ayuda a discriminar los gastos de los costos, ya que esta diferenciación es importante a la hora de calcular, financieramente, qué te genera utilidad y qué no y, en consecuencia, te servirá para tomar decisiones importantes, como saber a qué restarle y a qué invertirle, manteniendo la calidad de tu producto con el ánimo de ser más competitivo o quizá cuando quieras crear una mejor propuesta de valor que tu competencia.

Para calcular el costo general, sigue la siguiente fórmula:

Qué es un software de costos

Como podrás haber visto, es difícil calcular los costos, tanto de tu producción, como de tus servicios, por eso te explicamos qué es un software de costos y cómo puede ayudarte en este proceso:

Un software de costos es un sistema informático que te permite calcular con exactitud los valores que inviertes en la producción del bien que les ofreces a tus clientes.

Por qué es necesario un software de costos

El software de costos es necesario gracias a que permite entender el valor, en muchos casos unitario, del producto o servicio que se presta, además porque otorga valores costos vs presupuesto para la toma de decisiones.

La importancia de un software de costos radica en que mediante su registro se actualiza la información contable y, en general todas las funcionalidades del software para tener la información financiera de la empresa instantáneamente cuando se quiera.

• Es importante que sepas cuál es la utilidad de los servicios y productos que estás generando versus los costos reales que acarreas por hacerlo, pues es necesario optimizar recursos, incluso si no estás en época de crisis.
• Los software de costos te permiten elaborar presupuestos específicos teniendo en cuenta criterios detallados de producción; es decir que si quieres saber cuánto requieres invertir en la materia prima de tu producto estrella, podrás saber cómo optimizar esos recursos para que tengan un mejor rendimiento.
• Suelen utilizar tres formas de registro de producción: real, morosidad y excedente o faltante. Esto te permite ver qué te hace falta, qué tienes y qué debes pagar para que controles las existencias de tu producto y siempre puedas responder a la demanda de tus clientes.

Conocer los costos y la rentabilidad de tu negocio con un software te permitirá tomar mejores decisiones con datos que te respaldan:

¿Es lo mismo un software de costos que uno de presupuestos?

No es lo mismo a pesar de que están relacionados. La información que proporciona el software de costos es un insumo necesario para el análisis de presupuestos, pues con base en el conocimiento de los valores de producción es posible determinar qué presupuestos se requieren para la generación de nuevos productos o servicios y en general, para incurrir en nuevos gastos o para presupuestar nuevas inversiones.

¿Cómo funcionan los centros de costos?

Diferencia los centros y los subcentros de costo. Ambos se consideran como una especificación y análisis del PUC que maneja la empresa y ahí radica su importancia. Los centros y subcentros de costo les permiten a los empresarios ver cómo se está invirtiendo el dinero en las diferentes fases del proceso de producción.

¿Cuándo implementar un software contable para análisis de costos?

En realidad no hay un cuando específico. Teóricamente hablando, el uso de un software de costos debería ser un infaltable en todas las empresas sin importar su tamaño, las pequeñas empresas con proyecciones de crecimiento requieren ordenarse por medio del conocimiento de los costos de producción y las grandes empresas necesitan tener un control exhaustivo de los valores que invierten para fijar proyecciones, precios y determinar las propuestas de valor agregado, usualmente, cada tres o cada seis meses, dependiendo de la rotación de los productos, por eso se recomienda que el momento idóneo en que las empresas deben utilizar un software de costos debe ser justo cuando empiece un proceso de producción.

A modo de conclusión puede deducirse que un software de costos es una herramienta útil para determinar cuáles son las mejores inversiones y para analizar cuál es la rotación de tus productos. Tener esta información con exactitud te permite analizar datos muy importantes como un avalúo aproximado de tu negocio y las posibilidades de quiebra, debido a las existencias versus la demanda del mercado y la fijación de precios unitarios; además puedes articular variables macroeconómicas a tu favor, como el contexto, las tasas cambiarías, el desempleo, entre otras, para aumentar tu rendimiento financiero.

Conoce en el siguiente PDF cómo el software de Siigo ha transformado los negocios de más de 100 mil empresarios de Colombia: