¿Cómo llevar la contabilidad de un restaurante? 7 consejos prácticos
A veces, llevar la contabilidad de un restaurante es una tarea supercompleja y, si no tienes buenas prácticas, puede convertirse en un gran problema.
La buena noticia es que, con tecnología y la metodología adecuada, podrás llevar una mejor administración de las finanzas y estados contables del negocio. Por eso, en este artículo te presentamos 7 consejos que sí o sí te van a ayudar a llevar la contabilidad de tu negocio sin que te vuelvas un ocho o mueras en el intento. Acomódate y toma nota.
1. Recopila toda la información o documentos que tengas
Todo restaurante gestiona una gran cantidad de recibos a diario. Desde facturas y tickets de pago hasta cualquier otro documento que respalde las transacciones diarias, como los gastos de suministros y los pagos a proveedores. Llevar un registro detallado de estos comprobantes te ayuda a tomar decisiones eficaces, ya que muestran el flujo de caja, la gestión de activos y las ganancias. Estos debes archivarlos de manera ordenada y accesible para facilitar su consulta y seguimiento.
Afortunadamente, cada vez son más los gerentes y dueños de restaurantes que se suman a la transformación digital y la automatización. Gracias a estas tecnologías están consiguiendo que esta labor tan complicada se haga mucho más rápidamente y en la Nube.
2. Registra todo lo que entra y sale
La gestión de ingresos (lo que entra) y gastos (lo que sale) en un restaurante implica controlar cuidadosamente las finanzas para maximizar las ganancias y asegurar la estabilidad, así como el éxito a largo plazo. Esto incluye la adquisición de materias primas, la gestión del flujo de caja y los pedidos online.
Clasificar cada entrada y salida en diferentes categorías, como ventas diarias (ya sea por mesa, por producto o por canal), compra de suministros y salarios, te ayudará a entender mejor dónde se está generando y gastando el dinero.
Como herramientas útiles para este proceso, puedes utilizar el Flujo de Caja, el Estado Financiero que resume la cantidad de efectivo que entra y sale del negocio en un período contable.
| Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | Mes 4 | |
|---|---|---|---|---|
| Ingresos | ||||
| Ventas de alimentos | $ | $ | $ | $ |
| Pedidos en línea | $ | $ | $ | $ |
| Total Ingresos | $ | $ | $ | $ |
| Egresos | ||||
| Gastos administrativos | $ | $ | $ | $ |
| Pago de impuestos | $ | $ | $ | $ |
| Cuentas por pagar | $ | $ | $ | $ |
| Total Egresos | $ | $ | $ | $ |
| Saldo | $ | $ | $ | $ |
| Caja inicial | $ | $ | $ | $ |
| Caja final | $ | $ | $ | $ |
3. Lleva un registro detallado de tus inventarios
El manejo óptimo del inventario es una de las bases para el desarrollo de un restaurante rentable y financieramente sano. No solo permite evitar las pérdidas y mantener los costos bajo control, sino que también te ayuda a mantener una operación fluida.
Para esta labor, asegúrate de contar, como mínimo, con un sistema eficiente de inventarios, para registrar y hacer un seguimiento de todos los productos, ingredientes y suministros disponibles en el restaurante. Y también con un Sistema de Punto de Venta o Sistema POS, para gestionar menús y crear notificaciones automáticas sobre cualquier escasez o exceso de stock. Ten en cuenta, además, que estos sistemas te permitirán generar diversos reportes útiles para la toma de decisiones.
Si quieres aprender a crear un formato de inventario de restaurante en Excel gratis para que ahorres valioso tiempo, te recomendamos explorar nuestro contenido especialmente dedicado a este tema.
4. Controla la nómina
La gestión de nómina en un restaurante abarca el seguimiento de las horas, las propinas y otros ingresos, el manejo de impuestos, el cumplimiento de las leyes laborales y el mantenimiento de registros precisos.
Para los propietarios o gerentes, este proceso puede resultar agotador, por eso aquí te compartimos algunas recomendaciones para tener una administración inteligente de esta área:
- Ajusta los horarios de tu personal según la demanda real de tu restaurante en diferentes momentos del día y de la semana.
- Monitorea de cerca las horas extras y asegúrate de que estén justificadas y sean necesarias.
- Utiliza un software para restaurantes en Colombia para calcular el salario y las demás deducciones.
5. Planifica tus próximos gastos
Establece un presupuesto detallado que incluya todos los costos fijos (alquiler del local, salarios del personal, servicios públicos, etc.) y variables (empaques y suministros, alimentos y bebidas), así como una estimación de tus ganancias.
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6. Usa las herramientas digitales a tu favor
Para tener una operación más eficiente, maximizar la rentabilidad y asegurar el mejor servicio en tu restaurante, necesitas incorporar herramientas digitales que te ayuden a automatizar y optimizar la mayoría de los procesos operativos.
Una buena opción para la correcta administración de tu restaurante son las soluciones tecnológicas de Siigo. Nuestros sistemas te permiten controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de tu negocio, incluyendo inventarios, clientes, facturación electrónica para restaurantes, cuentas por cobrar, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
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7. Revisa tus números regularmente
Las revisiones periódicas ayudan a identificar tendencias y a realizar ajustes oportunos para mantener la estabilidad financiera. También sirven para detectar y abordar problemas como el aumento de los costos de los alimentos o el incremento de los gastos laborales antes de que se conviertan en problemas importantes.
Establece métricas clave de desempeño y realiza análisis frecuentes para identificar áreas de mejora. Algunos de los KPI más destacados incluyen tiempo medio de espera del cliente, tasa de rotación del personal y margen de beneficios por producto.
En conclusión, llevar una contabilidad organizada y al día es crucial para asegurar el éxito de tu restaurante, cumplir con la normatividad, evaluar su funcionamiento y determinar acciones futuras. Así que, asegúrate de seguir estos prácticos consejos y mejora la rentabilidad de tu negocio.
Recuerda que al incorporar las soluciones tecnológicas de Siigo puedes liberar tu tiempo para que puedas concentrarte en brindar una experiencia gastronómica excepcional a tus clientes mientras mantienes el control de las finanzas de tu restaurante.
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