¿Cómo controlar el registro de tus gastos?

A continuación te contamos cómo registrarlos, los tipos de gastos, lo más importante sobre el registro y algunos consejos que debes tener presentes para que tus gastos estén siempre equilibrados y registrados de forma correcta.

Para saber cómo controlar el registro de tus gastos es importante que sepas qué es un gasto. [Si quieres, puedes leer: ¿Qué son los gastos en contabilidad?].

Como gasto se define la partida que se utiliza para registrar movimientos que reducen el beneficio de tu empresa; también se considera como aquello que se utiliza para realizar una actividad económica. Lo cierto es que el gasto no se recupera. A menudo se confunde con el costo y se debe tener presente que cuando no se recupera se considera como un gasto, ya que de algún modo, un costo implica una inversión que puede retornar en algún momento.

Tipos de gastos

Para tener un buen control de los tipos de gastos, es importante que sepas cuáles son los tipos de gastos, pues los tres tipos que existen se registran de una manera similar con datos diferentes.

• Gastos administrativos

Comúnmente conocidos como gastos administrativos y técnicamente llamados gastos operacionales de administración tienen lugar cuando ocurre la ejecución de la gestión administrativa que respalda el objeto social de la empresa; en otras palabras, estos gastos subyacen del ejercicio de la actividad que lleva a cabo la empresa; las principales áreas que incurren en este tipo de gastos son: la ejecutiva, comercial, jurídica, de finanzas y de administración.

Dentro de los gastos administrativos están contemplados los gastos de personal, los impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, los seguros, servicios, gastos judiciales, honorarios, mantenimientos y reparaciones, adecuación de instalaciones, viáticos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diversos y provisión.

• Gastos de ventas:

Este tipo de gastos son los implicados mientras se llevan a cabo movimientos económicos. Se deben registrar inmediatamente sin importar si existe un ingreso en el momento de la venta.

Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones entre otros.

• Gastos no operacionales:

Comprende los gastos ocasionados mientras se dirige, planea o ejecuta una venta de tu empresa, incluyendo esfuerzos del área ejecutiva, distributiva, de marketing, publicidad, comercial y ventas.

Dentro de las especificaciones del Plan Único de Cuentas (PUC) están algunos gastos no operacionales, como: los gastos de personal, los honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, entre otros.

¿Cómo registrar los gastos?

En las cuentas T los gastos siempre se debitan en el momento en que se generan; por ejemplo, en el momento en que se pagan honorarios es obligatorio debitar el valor y acreditarlo simultáneamente, con una cuenta por pagar o por medio de acreededores varios, lo cual depende de cómo se registra la información.

Recuerda que en todas las partidas contables deben existir las partidas dobles, si no existen, no es un registro coherente ni responde a una necesidad. La importancia de saber cuáles son los tipos de gasto radica en que siempre debe generarse el gasto en las cuentas 51 52 o 53 y van contra una cuenta 2335

¿Qué pasa luego?

Una vez se cancela el gasto, se deben hacer otras cuentas T, de bancos o caja, dependiendo de dónde se obtuvo el dinero para registrar el gasto; entonces se debita en la cuenta T por pagar con otra cuenta T de bancos o caja.

Consejos que debes tener en cuenta a la hora de registrar gastos en una cuenta T.

1. Es importante que tengas todos los documentos no contables [Este artículo te va a interesar: Tipos de documentos contables] que soporten esos gastos, como cuentas de cobro, recibos, comprobantes de pago, entre otros… todo lo que ayude a soportar y validar los gastos para poderlo registrar.
2. No confundas el gasto con un costo. Son netamente diferentes, es decir que el gasto no se puede recuperar, a diferencia del costo.
3. Por cuestiones de orden, ten en cuenta en dónde clasificar el gasto, en qué rubro o en qué cuenta contable.
4. No olvides que siempre debes utilizar contabilidad de causación y no de caja, es decir que siempre debes registrar un gasto contra una cuenta del pasivo y luego cancelar tu gasto contra otra cuenta de bancos o caja.