EMPRESARIO | 8 MINUTOS DE LECTURA

METODO-JAPONES para organizar empresa

Muchos se preguntan cuál es el método japonés usado por los empresarios de este país que de alguna manera ha promovido el fortalecimiento de su economía y si es posible adoptarlo en el contexto colombiano, teniendo en cuenta que los mercados son tan distintos.

Y aunque esta afirmación es cierta, es válido señalar que el éxito de los asiáticos no depende tanto de los factores externos como de su modo de trabajar, no por nada se caracterizan en el mundo por ser personas organizadas y disciplinadas.

En este artículo quisimos recopilar los valores centrales de dos métodos japoneses que se han vuelto populares en el sector administrativo para organizar empresas y que cualquier persona puede implementar para hacer más eficiente sus labores diarias y las de su equipo.

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El método Kanban

Este sistema se divide en 6 partes o principios pensados para combatir dos problemas ignificativos a los que se enfrenta toda empresa, impidiendo que se reconozca cuál es el flujo de trabajo y se identifiquen las prioridades diarias, estos son la procrastinación y la desorganización.

1. El mejor momento para empezar es ahora:

Este primer principio se relaciona directamente con el mal hábito de la procrastinación, ya que se pueden tener muchos proyectos y buenas ideas, pero comenzar a trabajar en ellas muchas veces es lo más difícil. Hacerse la pregunta acerca de ¿cómo? es un ejercicio complicado y por esa razón es común dejar todo a última hora y luego, por falta de tiempo, no obtener los resultados deseados.

Por eso lo más sabio es empezar a trabajar en el momento preciso, porque, aunque se avance poco, es un paso que se está dando para alcanzar el resultado. Progreso por el que muy seguramente luego será más fácil continuar con el proceso y te sentirás aliviado de haberlo hecho.

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2. Cambia progresivamente:

No puedes cambiar a tu empresa de un día para otro, por eso debes pensar en adoptar practicas pequeñas que sean fáciles de asimilar en la cotidianidad y continuar de esta manera hasta poder visualizar la transformación deseada.

Ten en cuenta que los cambios radicales no son tan favorables como a veces se piensa y son mucho más difíciles de implementar, ya que intervenir las costumbres de los seres humanos, en cualquier ámbito, es un proceso lento que solo es exitoso si se hace paulatina y correctamente.

3. Promueve el liderazgo y la autonomía:

Cuando se les brinda confianza a los colaboradores y estos sienten que tienen independencia para tomar ciertas decisiones, tienden a ser más productivos y a contribuir efectivamente con el crecimiento de la empresa, ya que se les está dando la oportunidad de ser propositivos y explotar su creatividad.

Ahora bien, esta permisividad debe ir acompañada de supervisión por parte de los gerentes o líderes de la organización, quienes también pueden sacar provecho de esta práctica, pues ya no tienen que enfocarse en responder preguntas sencillas o autorizar todo tipo de actividades.

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4. Monitorea el flujo de trabajo:

Este es uno de los fundamentos más importantes de éste mecanismo, ya que al tener claridad en las tareas que se deben realizar, se pueden organizar y diseñar estrategias para ejecutarlas metódicamente. Lo primero que debes identificar son las acciones concretas que debes realizar para materializar un proyecto y luego ordenarlo en un cuadro dividido por las siguientes columnas: backlog, to do, doing y done.

método japonés para organizar tu negocio

El backlog es el listado completo de todas las tareas pendientes, la columna to do se refiere a lo que se debe hacer de forma más inmediata, en doing se señalan las labores que se están ejecutando en el momento y en done se escribe lo que ya se finalizó. Esto lo puedes hacer de manera manual o utilizando una aplicación, como por ejemplo el planner de Office 365 de Microsoft.

5. Sé realista:

Calcula cuantas tareas y en cuánto tiempo puedes ejecutar junto tu equipo, ya que de nada sirve comenzar muchos proyectos y no terminar ninguno, o finalizarlos con un margen de calidad intermedio. Ten presente que trabajar con ansiedad no es la mejor forma para alcanzar metas y siempre intenta preguntar a tus colaboradores qué necesitan para ser más eficientes antes de exigirles resultados.

6. Divulga el modelo de trabajo:

Todas las personas de la empresa deben conocer el modelo de trabajo, por eso la labor del líder es explicarles a todos cuáles son sus funciones y cómo se mueve la empresa, ya que, si una sola persona no tiene claro el proceso, esto va a generar tropiezos en el flujo de trabajo y la comunicación entre las diferentes áreas.

El método japonés de las “5s”

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  • Clasificar: esto se refiere a identificar los objetos que son absolutamente necesarios para ejecutar el trabajo diario y eliminar los que, aunque se utilizan, no son tan indispensables.
  • Organizar: todas las cosas deben tener un lugar y las personas deben procurar mantenerlos allí luego de usarlos. Además, como parte del proceso de organización, se deben determinar los límites en los espacios de trabajo y etiquetar lo que sea necesario para que cualquier persona pueda entenderlo.
  • Limpiar: muchas veces las personas creen que limpiar no es una actividad que les compete dentro de sus funciones, por lo que es importante concientizar a todos los colaboradores de que son dueños de su espacio de trabajo y responsables por el estado en el que se encuentra.
  • Estandarizar: esta parte se refiere a desarrollar un método para cumplir con los pasos anteriores, de modo que todos sepan qué deben hacer y cómo.
  • Disciplina: sin rigor no importa qué tan bien se diseñen estrategias para optimizar el rendimiento de la empresa, ya que al final todo depende de la actitud que las personas toman frente a estos mecanismos y en qué medida lo adoptan como un hábito; entonces, aunque al principio puede resultar complicado, con el tiempo todas las prácticas se pueden asimilar con naturalidad.
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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 
2018-04-18T08:35:12+00:00 Abril 16th, 2018|Empresario, Estrategia empresarial|0 Comentarios

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