Sistema de gestión administrativa, principios y usos - Siigo
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A medida que las empresas crecen, las tareas administrativas también pueden aumentar, por lo que es importante buscar alternativas logísticas que faciliten realizar este trabajo a tiempo y evitar que se acumule, abrumando al responsable. Por esta razón, la mayoría de las empresas, al menos hoy en día, optan por opciones informáticas como sistemas de gestión administrativa que centralizan los procesos en una sola plataforma.

¿Qué es la gestión administrativa?

El concepto “gestión administrativa” se refiere a las formas, estrategias y mecanismos diseñados con el fin de hacer cumplir los objetivos de una empresa, por lo que es primordial tener claro lo que queremos lograr como resultado del trabajo en la compañía, es decir, poder responder con elocuencia a la siguiente pregunta: ¿cuáles son los objetivos de la empresa?

Y para saberlo es importante detenerse a pensar en cuál es el sueño o el propósito general por el que se creó la empresa y, a partir de ahí, fragmentar las ideas en metas más pequeñas que pueden ser ejecutadas a partir de acciones concretas. Entonces, se puede comenzar con lo macro para aterrizar en aspectos más puntuales y diseñar una guía de acción, lo cual es mucho más sencillo y realista luego de hacer este ejercicio tan necesario, pero que no todas las personas realizan a conciencia.

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Cuatro principios básicos de la gestión administrativa

Existe mucha literatura académica e informal que habla sobre los principios de la gestión administrativa o los pilares innegociables que rigen una buena gerencia, y si bien nadie se atrevería a afirmar que unos son más importantes que otros, ya que este tipo de tesis son un poco subjetivas, nosotros quisimos nombrar cuatro que a nuestro modo de ver son fundamentales:

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1. Planeación: 

De acuerdo con lo que ya habíamos hablado acerca de la elaboración de los objetivos y la creación de una guía de acción congruente, la planeación es el cimiento del éxito empresarial; y aunque no se puede asegurar que es una garantía absoluta para conquistar el mercado, en la medida que responda a la realidad de la empresa, muy posiblemente contribuirá al crecimiento y eventual logro del más ambicioso de los propósitos.

Es decir que de nada sirve redactar unos objetivos gigantes si no se cuenta con las herramientas, el personal, o la capacidad productiva para lograrlos; ya que incluso en el caso de que más clientes soliciten los productos o servicios de la organización, sino se puede responder a estos pedidos oportunamente y con calidad, la empresa va a perder más de lo que podría ganar.

Entonces, la actitud que debe acompañar la manera en que se entiende la planeación en una empresa es la sensatez, hay que soñar en grande, pero planear de manera lógica para que cada día se puedan ejecutar tareas pequeñas que en conjunto aporten al progreso de la compañía y el bienestar de sus trabajadores.

2. Orden:

De la mano de la planeación está el orden como otro principio básico de la gestión empresarial, pues una característica elemental de la primera, es la segunda. Un plan desorganizado no tiene sentido, y, al mismo tiempo, un plan cuyos pasos no se sigan lógicamente tampoco lo tiene. Esto, desde el punto de vista estratégico.

Ahora bien, desde la perspectiva material, los recursos físicos también deben permanecer organizados, incluso en los flujos de producción y mientras estos se movilizan, todo el proceso debe tener una estructura. Ya que, en caso contrario, se pueden dañar o perder. No obstante, en este punto por ejemplo vale la pena resaltar la utilidad de un sistema de gestión administrativa, ya que con él es posible localizar y conocer el estado de los productos en todo momento.

3. Disciplina:

La disciplina es la manera organizada y sistemática de realizar ciertas actividades encaminadas a cumplir un objetivo, por lo que intuitivamente podemos ver la relación de este precepto con los anteriores. De modo que, si en la empresa se diseña un plan con pasos ordenados, las personas involucradas deben respetarse de manera estricta, pues de otra forma tampoco se pueden lograr los objetivos planteados.

4. Coherencia:

Según la RAE la coherencia es la “actitud lógica y consecuente con los principios que se profesan”, concepto pertinente en todos los ámbitos de la vida y, por supuesto, de la gestión empresarial. Este punto es importante al destacar que las responsabilidades y cargas laborales se deben delegar de manera racional para que las personas puedan cumplirlas a cabalidad.

Además, con la coherencia también nos referimos a la manera en que los recursos, tanto materiales como humanos, se distribuyen al interior de una empresa, que debe ser hecho de manera funcional respecto a la productividad, pero también sensible con las necesidades de los trabajadores que, aunque productivos no deben ser vistos como maquinas, y solamente una empresa que se preocupe por ser coherente en cada uno de los aspectos que la rigen, puede lograrlo.

Las herramientas de trabajo y la gestión administrativa

Aunque los principios que nombramos hacen referencia casi que exclusivamente al aspecto personal porque se relacionan de manera directa con las actitudes y, sobre todo, con las prácticas de las personas en un contexto específico como el laboral, el hecho de que estas acciones estén mediadas por el uso de herramientas, hace necesario prestar atención a los instrumentos de trabajo.

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Entonces, es en este punto donde debemos hablar nuevamente sobre los sistemas de gestión administrativa, su composición y lo que nos pueden ofrecer para facilitar las labores diarias. En el caso del orden, por ejemplo, y como habíamos mencionado anteriormente, la implementación de un sistema de gestión administrativa como un software facilita el control y monitoreo de los artículos que se producen, venden o guardan en las bodegas, lo cual, sin lugar a dudas, ayuda a los trabajadores y el administrador del negocio.

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Por otro lado, utilizando la plataforma de un software o sistema de gestión administrativa la información financiera derivada de todas las áreas de la empresa se puede visualizar fácilmente desde la pantalla de un computador o un celular, como en el caso de Siigo, para que el encargado de hacer la compras o tomar decisiones relacionadas con inventarlo, nómina o demás operaciones que impliquen el uso de capital, se puedan hacer basadas en información actualizada y verídica.

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Además, un software administrativo permite que las tareas operativas que antes se debían ejecutar de forma manual o digitando en un computador, se reduzcan sustancialmente hasta en un 77% menos, de modo que se invierte menos tiempo y recursos en ellas para dedicárselo a otras labores. Por ejemplo, ahora la facturación en Colombia se debe realizar electrónicamente de forma obligatoria para todas las empresas, y al utilizar un software estas se pueden crear en segundos para enviar, tanto a los clientes como a la DIAN, en tiempo record.

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Incluso, el software administrativo de Siigo permite crear cotizaciones que luego se pueden volver facturas casi que instantáneamente cumpliendo con todos los requisitos de ley dentro de las cuales se puede habilitar el pago en línea para que el recaudo de cartera sea mucho más efectivo, característica sobre la que puedes leer más haciendo clic en este enlace.

Para conocer todas las funcionalidades del sistema de gestión empresarial de Siigo puedes dar clic en el botón a continuación:

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 

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