principios y usos de la gestión administrativa

A medida que las empresas crecen, las tareas administrativas también pueden aumentar. Por eso resulta importante buscar alternativas logísticas que faciliten la realización oportuna de este trabajo, para evitar que se acumule. La mayoría de los negocios de hoy en día optan por opciones informáticas, como sistemas de gestión administrativa, que centralizan los procesos en una sola plataforma.

Si tu empresa aún no da este importante salto, este artículo es perfecto para ti. Te contamos cuáles son los principios y usos de la gestión administrativa, y te recomendamos las mejores herramientas para que implementes este sistema con éxito.

¿Qué es la gestión administrativa?

El concepto gestión administrativa se refiere a las formas, estrategias y mecanismos diseñados con el fin de hacer cumplir los objetivos de una empresa. Cuando nos enfocamos en la gestión, es primordial tener claro lo que queremos lograr como resultado del trabajo en la compañía; en otras palabras, debemos responder con claridad la siguiente pregunta: ¿Cuáles son los objetivos de la empresa?

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Para averiguar cuáles son esos objetivos y actuar de acuerdo con ellos, podemos seguir estos pasos:

  • Pensar en el sueño o propósito general por el que se creó la empresa.
  • Fragmentar estas ideas en metas más pequeñas, que pueden ser ejecutadas a partir de acciones concretas.
  • Ahora que hemos aterrizado en aspectos más puntuales, ya podemos diseñar una guía de acción.

El ejercicio anterior permite que nuestras ideas se organicen de forma más sencilla y realista, y nos da un punto de partida para desarrollar nuestra gestión administrativa.

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Cuatro principios básicos de la gestión administrativa

Son varios los principios básicos de la gestión administrativa que son definidos por la literatura relacionada con este tema. En términos generales, estos principios son considerados como pilares innegociables que rigen una buena gerencia, por lo que no sería apropiado afirmar que unos son más importantes que otros. En esta oportunidad, hemos querido definir cuatro principios básicos de gestión administrativa que a nuestro modo de ver son fundamentales:

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 Planeación

La planeación es el cimiento del éxito empresarial. Aunque no es una garantía absoluta de que se va a conquistar el mercado, si responde a la realidad de la empresa muy posiblemente contribuirá a su crecimiento y al logro de los propósitos más ambiciosos.

Sin embargo, de nada sirve redactar unos objetivos gigantes si no se cuenta con las herramientas, el personal, o la capacidad productiva para lograrlos; si se aumenta la demanda de los productos o servicios que ofrecemos, pero no podemos responder oportunamente y con calidad, la empresa va a perder más de lo que podría ganar.

Entonces, la planeación en una empresa debe estar guiada por la sensatez; hay que soñar en grande, pero planear de manera lógica para que cada día se puedan ejecutar tareas pequeñas que, en conjunto, aporten al progreso de la compañía y al bienestar de sus trabajadores.

Orden

Cuando hablamos de principios básicos de gestión administrativa, el orden va de la mano con la planeación: un plan desorganizado y cuyos pasos no se sigan de forma lógica, no tiene sentido.

Ahora bien, desde la perspectiva material, los recursos físicos también deben permanecer organizados: en los flujos de producción y mientras estos se movilizan, todo el proceso debe tener una estructura para evitar que estos bienes se dañen o se pierdan. En este punto es que se resulta tan útil un sistema de gestión administrativa, ya que con él es posible localizar y conocer el estado de los productos en todo momento.

Disciplina

Como principio de gestión administrativa, la disciplina es la manera organizada y sistemática de realizar ciertas actividades encaminadas a cumplir un objetivo.

Este principio es fundamental para que los demás tengan éxito, porque si en la empresa se diseña un plan con pasos ordenados, las personas involucradas deben seguirlos de manera disciplinada y con responsabilidad; de otra forma no se van a lograr los objetivos planteados.

Coherencia

Según la RAE, la coherencia es la “actitud lógica y consecuente con los principios que se profesan”. Esta definición se relaciona estrechamente con la gestión administrativa, pues resalta la importancia de actuar de acuerdo con los valores y objetivos que nos hemos trazado.

La coherencia como principio de gestión también se refiere a:

  • Delegar las responsabilidades y cargas laborales de forma racional, para que los colaboradores de nuestra empresa puedan cumplirlas.
  • Distribuir de forma coherente los recursos, materiales y humanos, para que favorezcan la productividad, pero también garanticen el bienestar de los trabajadores.

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Las herramientas de trabajo y la gestión administrativa

Los principios que nombramos hacen referencia casi que exclusivamente al ámbito personal, porque se relacionan de manera directa con las actitudes y prácticas de las personas en un contexto específico como el laboral. No obstante, el hecho de que estas acciones estén mediadas por el uso de herramientas, hace necesario prestar atención a los instrumentos de trabajo.

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El uso de un software para la gestión administrativa

Para garantizar el éxito de un principio de la gestión administrativa como el orden, la utilización de un software resulta indispensable. Por ejemplo, cuando se implementa un software para el control de inventarios, se facilita el monitoreo de los artículos que se producen, venden o guardan en las bodegas. Esto, sin lugar a dudas, ayuda a los trabajadores y al administrador del negocio.

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Por otro lado, utilizando la plataforma de un software o sistema de gestión administrativa como el de Siigo, la información financiera derivada de todas las áreas de la empresa se puede visualizar fácilmente desde la pantalla de un computador o un celular. De esta manera, el encargado de manejar el inventario u otras áreas que impliquen el uso de recursos, puede tomar decisiones basadas en información actualizada y verídica.

Reduce tareas operativas en más de un 70%

Un software administrativo permite que las tareas operativas que antes se debían ejecutar de forma manual o digitando en un computador, se reduzcan sustancialmente hasta en un 77%, de modo que se invierte menos tiempo y recursos en ellas para dedicárselo a otras labores. Por ejemplo, ahora la facturación en Colombia se debe realizar electrónicamente de forma obligatoria para todas las empresas; al utilizar un software, estas se pueden crear en tiempo record para enviarlas tanto a los clientes como a la DIAN.

Incluso, el software administrativo de Siigo permite crear cotizaciones que casi instantáneamente se vuelven facturas, cumpliendo con todos los requisitos de ley; además, se puede habilitar el pago en línea para que el recaudo de cartera sea mucho más efectivo, característica sobre la que puedes leer más haciendo clic en este enlace.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.