Planear, organizar, dirigir y controlar la administración de una Mipyme

Planear, organizar, dirigir y controlar son cuatro verbos que en conjunto se traducen en una poderosa fórmula de gestión administrativa para manejar cualquier empresa. Estas palabras pueden ser vistas como principios que los emprendedores o socios de una Mipyme deben tener en mente cuando trabajan en su negocio, con el fin de hacerlo de la forma más eficiente.

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Aunque esta premisa puede resultar obvia para algunas personas, muchas veces es difícil deducir las rutas prácticas con base en las cuales gerenciar una organización; sobre todo, cuando se trata de emprendedores que quieren materializar sus ideas pero que no cuentan con la preparación académica para ordenar las prioridades de un proyecto empresarial, ya que su campo profesional no es precisamente el administrativo.

Por esa razón, en este artículo queremos explicarte por qué debes empezar a considerar estas cuatro palabras como un mantra personal de empresario o potencial emprendedor.

1. Planear:

Antes de la ejecución siempre está la planeación, pues no existe una forma más riesgosa de trabajar que hacerlo a ciegas. Y es que este método es tan certero para la administración como lo es en la cotidianidad, ya que todos sabemos que las posibilidades de que algo concluya como lo deseamos son mucho más altas si lo hemos planeado conscientemente.

Por lo que el ejercicio de planear no se limita a plantear una consecución de pasos a seguir esperando que estos se cumplan y todo resulte bien, sino que se deben tener en cuenta todas las variables que pueden interferir en el proceso de ejecución de esos pasos, los cuales pueden afectar positiva o negativamente el resultado.

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Planear implica imaginar todos los escenarios posibles a los que nos podemos enfrentar como empresarios y diseñar estrategias para solventar cualquier posibilidad en caso de que se llegue a materializar; por lo que, por ejemplo, se debe tener claridad en los objetivos de productividad y rentabilidad de una empresa para que durante la ejecución haya conciencia de cuáles son las metas por las que se trabaja.

Además, porque las metas se plantean en concordancia con las capacidades productivas, la infraestructura y la demanda; de modo que los recursos se emplean en el momento más apropiado, corriendo el menor riesgo posible.

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2. Organizar:

La organización de una empresa va de la mano de la planeación, pues conceptualmente son términos muy cercanos. La diferencia radica posiblemente en que la organización está más cercana a la ejecución, pues es posible organizar procesos que ya han sido ideados, es decir, que ya pasaron por la etapa de planeación.

Ahora bien, en el proceso administrativo de una Mipyme se debe organizar lo siguiente:

• La estructura orgánica,
• organigrama,
• cargos y funciones administrativas,
• normas y reglamentos,
• infraestructura de las instalaciones físicas y las áreas, y
• recursos o talento humano.

3. Dirigir:

Tener la responsabilidad de dirigir una Mipyme es igual a gestionar los recursos productivos y orientar a los colaboradores para propender por el cumplimiento de los objetivos trazados en las etapas anteriores. Sin embargo, esta acción debe ser entendida como una constante que debe estar presente a diario.

La razón principal es que las personas encargadas de la dirección en una empresa son quienes deben responder directamente por los resultados, es decir que, si una meta de productividad no se cumple, quien debe dar explicaciones al respecto es el gerente del área o la persona encargada.

De modo que la función de dirigir una empresa tiene implícitas tres labores: primero, la de decidir qué cosas se deben hacer; segundo, la de prestar las condiciones para que los trabajadores ejecuten esas decisiones y, tercero, supervisar que la manera en la que estos efectúan su trabajo es la indicada.

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4. Controlar:

Este último principio básico de la administración también está íntimamente ligado al anterior, ya que, aunque el control se puede ejercer desde diferentes áreas, por múltiples personas y de diferentes formas, el control es una actividad inherente de la dirección.

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Teniendo eso en mente, lo que debe tener en cuenta un emprendedor es que para controlar de manera efectiva las operaciones de su empresa debe utilizar herramientas que le permitan lograrlo, ya que no se puede controlar algo que no se conoce o cuando la información que se tiene al alcance es inconclusa.

Razón por la que hoy en día se utilizan sistemas tecnológicos diseñados para registrar la información de las operaciones y áreas de una Mipyme de forma centralizada, para que estos datos sean más accesibles, fáciles de entender y, por tanto, se puedan controlar.

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¿Cómo optimizar los procesos administrativos con un software?

Actualmente las dinámicas de consumo son mucho más aceleradas y exigentes que antes, por lo que cada vez se hace más necesaria la implementación de programas informáticos que simplifican muchas tareas administrativas poniéndolas en un solo lugar y automatizando procesos.

Siigo nube es una solución tecnológica creada para el sector empresarial colombiano que ofrece numerosas funcionalidades diseñadas para planear, organizar, dirigir y controlar una empresa Mipyme, ya que, por ejemplo, con esta plataforma se puede manejar el inventario y de acuerdo con ello planear los pedidos y el capital que se puede invertir para este fin.

Además, se pueden organizar las operaciones de las diferentes áreas de la empresa, los puntos de venta, las bodegas y los almacenes, entre muchos otros procesos relacionadas con la nómina, la contabilidad, la facturación electrónica, etc; todo haciendo uso de la versatilidad de un celular, una tableta o un computador conectado a internet, ya que es un programa vanguardista que no requiere de instalación local.

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