Facturación electrónica para grandes contribuyentes

La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas de venta de forma digital, mediante el uso de estándares técnicos y legales que garantizan su autenticidad, integridad y validez. Este sistema tiene múltiples beneficios tanto para los emisores como para los receptores de las facturas, tales como:

• Ahorro de costos operativos, de impresión, de envío y de almacenamiento de las facturas en papel.
• Mayor seguridad y control de la información, al evitar la falsificación, el extravío o la alteración de las facturas.
• Mayor eficiencia y rapidez en los procesos de facturación, cobro y pago, al reducir los tiempos de gestión y de conciliación.
• Mayor facilidad y transparencia en el cumplimiento de las obligaciones tributarias, al facilitar la declaración, el pago y la fiscalización de los impuestos.

En este artículo, nos enfocaremos en el caso de los grandes contribuyentes, que por su volumen de operaciones, ingresos o patrimonio tienen una mayor incidencia en el recaudo de los impuestos nacionales. Sigue leyendo y descúbrelo.

Definición e importancia de la factura electrónica para grandes contribuyentes

Los grandes contribuyentes son calificados como tal por la DIAN como aquellos que gracias a su volumen de ingresos, patrimonio, operaciones o importancia económica aportan en gran medida a los impuestos del país. Estos contribuyentes tienen una serie de obligaciones, entre las cuales se encuentra la de emitir factura electrónica por todas sus operaciones de venta de bienes o servicios, independientemente del medio de pago utilizado.

La factura electrónica para grandes contribuyentes es un documento que cumple con los requisitos legales y técnicos establecidos por la DIAN, y que se genera, transmite y recibe de forma electrónica, mediante el uso de una firma digital que garantiza su autenticidad e integridad. Esta factura tiene los mismos efectos jurídicos que la factura en papel, y debe ser conservada por el emisor y el receptor en un formato electrónico que permita su consulta y verificación.

La importancia de dicho documento, radica en que se trata de un instrumento que facilita el control y la fiscalización de las operaciones de los grandes contribuyentes, al permitir a la DIAN acceder en tiempo real a la información de sus ingresos, costos, gastos y retenciones. Así mismo, la factura electrónica contribuye a mejorar la competitividad y la productividad de los contribuyentes, al optimizar sus procesos de facturación, cobro y pago, y al reducir los riesgos de fraude, evasión u omisión tributaria.

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Normatividad de la Facturación electrónica

La facturación electrónica en Colombia está regulada por el Estatuto Tributario, la Resolución 165 de 2023 que modifica la 0042 de 2020 y las demás normas que las modifican o complementan. En estas normas establecen los requisitos, las condiciones, los plazos y los procedimientos para la implementación y el uso de la factura electrónica por parte de los obligados a expedirla.

Según el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, están obligados a expedir factura electrónica los siguientes sujetos:

• Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, siempre que sus ingresos brutos a 31 de diciembre del año gravable anterior sean iguales o superiores a 3.500 UVT ($124.364.000 para el año 2024).
• Los sujetos que opten voluntariamente por expedir factura electrónica.

Adicionalmente, la DIAN puede seleccionar y habilitar a otros sujetos para que expidan factura electrónica, teniendo en cuenta criterios como el sector económico, el régimen tributario, el tipo de operación, el volumen de ingresos o el número de transacciones.

Que dice la resolución 165 de noviembre 2023 respecto a la facturación para grandes contribuyentes

Según la presente Resolución, los grandes contribuyentes deben cumplir con las siguientes obligaciones:

• Solicitar la habilitación como facturador electrónico ante la DIAN, a más tardar el 31 de enero de 2024, mediante el diligenciamiento del formulario 1302.
• Realizar las pruebas técnicas de generación, transmisión y validación de la factura electrónica ante la DIAN, a más tardar el 28 de febrero de 2024, mediante el uso de un software o una plataforma que cumpla con los requisitos establecidos por la DIAN.
• Iniciar la facturación electrónica de forma obligatoria a partir del 1 de marzo de 2024, para todas las operaciones de venta de bienes o servicios que realicen, independientemente del medio de pago utilizado.
• Reportar a la DIAN la información de las facturas electrónicas emitidas, recibidas y anuladas, dentro de los plazos y en los formatos que establezca la DIAN.

Los grandes contribuyentes que incumplan con estas obligaciones estarán sujetos a las sanciones previstas en el Estatuto Tributario, tales como:

• Sanción por no facturar o expedir factura sin el cumplimiento de los requisitos, equivalente al 1% del valor de la operación, sin exceder de 950 UVT ($33.774.500 para el año 2024).
• Sanción por no enviar información o enviarla con errores, equivalente al 5% del valor de la información no suministrada o errónea, sin exceder de 15.000 UVT ($533.100.000 para el año 2024).

Diferencia entre el nuevo documento equivalente electrónico VS la Factura electrónica

Los documentos equivalentes electrónicos son documentos digitales que tienen la misma validez que una factura electrónica tradicional, pero se utilizan en situaciones donde el proveedor no está obligado a expedir una factura electrónica, como por ejemplo, en la venta de bienes o servicios a consumidores finales, en el cobro de peajes, en la prestación de servicios públicos domiciliarios, entre otros.

La diferencia entre el nuevo Documento Equivalente Electrónico y la Factura electrónica radica en que el primero tiene unos requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas específicas según la naturaleza de la operación que debe ser soportada, mientras que la segunda tiene unos requisitos y condiciones comunes para todas las operaciones de venta de bienes o servicios.

Además, el Documento Equivalente Electrónico puede ser expedido por cualquier medio electrónico, mientras que la Factura Electrónica debe ser expedida por el sistema de facturación electrónica, ya sea de la DIAN o mediante un proveedor tecnológico autorizado.

Los documentos equivalentes electrónicos otorgan al adquirente derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, siempre y cuando cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos por la DIAN.

Requisitos y proceso de implementación

Para implementar la facturación electrónica, los grandes contribuyentes deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar inscritos en el Registro Único Tributario (RUT) y actualizar la información correspondiente a la facturación electrónica.
• Contar con un software o una plataforma que les permita generar, enviar, recibir y almacenar las facturas electrónicas, de acuerdo con los estándares técnicos y legales establecidos por la DIAN.
• Obtener un certificado digital que garantice la autenticidad, integridad y no repudio de las facturas electrónicas.
• Habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN, mediante el registro de la información del software o la plataforma, el certificado digital y el rango de numeración de las facturas electrónicas.
• Enviar a la DIAN la factura electrónica y el documento soporte de pago electrónico (DSPE), en caso de que aplique, dentro de los plazos establecidos por la entidad.

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Documentos y datos necesarios para la emisión de una factura electrónica VS documento electrónico

Una factura electrónica debe contener los siguientes datos:

• Número de factura y fecha de expedición.
• Datos del emisor y del adquirente (nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.).
• Descripción de los bienes o servicios, con su cantidad, valor unitario y valor total.
• Impuestos aplicables (IVA, ICA, retención en la fuente, etc.), con su base gravable y tarifa.
• Valor total de la factura y forma de pago.

Además, una factura electrónica debe contener los siguientes datos adicionales:

• Código único de factura electrónica (CUFE), que es un código alfanumérico que identifica de forma única la factura electrónica y que se genera con base en la información de la factura y el certificado digital del emisor.
• Firma digital, que es un mecanismo que garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica y que se genera con el certificado digital del emisor.
• Código QR, que es un código de barras bidimensional que contiene la información básica de la factura electrónica y que facilita su lectura y verificación.

Por otro lado, un Documento Equivalente Electrónico debe contener los siguientes datos:

• Código único de documento electrónico (CUDE)
• Firma digital
• Código QR

Software y herramientas recomendadas para la emisión y gestión de facturas electrónicas

Para emitir y gestionar las facturas electrónicas, los grandes contribuyentes pueden optar por dos opciones:

Utilizar el servicio gratuito de la DIAN, que consiste en una plataforma web que permite generar, enviar, recibir y almacenar las facturas electrónicas, sin necesidad de contar con un software propio. Esta opción es recomendable para los contribuyentes que emitan un bajo volumen de facturas o que no requieran de funcionalidades adicionales.

Contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que consiste en una empresa que ofrece un software o una plataforma que genera, envía, recibe y almacena las facturas electrónicas, con funcionalidades adicionales como la integración con otros sistemas, la personalización de las facturas, la generación de reportes, etc. Esta opción es recomendable para los contribuyentes que emitan un alto volumen de facturas o que requieran de funcionalidades adicionales.

En ambos casos, los contribuyentes deben contar con un certificado digital que les permita firmar las facturas electrónicas y garantizar su validez.

La facturación electrónica es una realidad para los grandes contribuyentes en Colombia, que deben adaptarse a este sistema y aprovechar sus beneficios ya que no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, sino que también mejora la competitividad y la productividad de las empresas, al optimizar sus procesos y reducir sus costos. La facturación electrónica es una oportunidad para innovar y transformar la gestión empresarial, al incorporar la tecnología y la digitalización en las operaciones comerciales.