Resolución 165 noviembre 2023 ¿Qué es y cómo funciona el Tiquete de máquina registradora con Sistema POS?

Si tienes un negocio, probablemente has utilizado un sistema POS (Point Of Sale) para emitir tiquetes de máquina registradora que sirven como documentos equivalentes a la factura. Sin embargo, debes saber que, a partir del 1 de noviembre de 2023, este sistema cambió por completo debido a la nueva Resolución 165 de 2023 de la DIAN. Por eso, hemos creado este artículo especialmente para ti; donde conocerás todo lo que necesitas saber al respecto. Te invito a que te pongas cómodo y tomes nota, seguro te interesa.

Qué es la Resolución 165 de noviembre de 2023

Es la norma que modifica el sistema de facturación electrónica, adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta y expide el anexo 1.0 del documento equivalente electrónico. La resolución tiene como objetivo mejorar el control tributario, facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y promover la transformación digital de los contribuyentes.

El documento equivalente electrónico es el nuevo formato que reemplazará al tiquete de máquina registradora con sistema POS. Este documento se genera, transmite, valida y expide de forma electrónica, utilizando los servicios informáticos de la DIAN. El documento equivalente electrónico tendrá los mismos efectos legales que la factura electrónica de venta, siempre que cumpla con los requisitos y condiciones establecidos por la normatividad vigente.

Objetivos de la Resolución 165 de 2023

La Resolución 165 de 2023 tiene varios objetivos, entre los que se destacan:

• Desarrollar el sistema de facturación electrónica, estableciendo las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos electrónicos que lo conforman.
• Establecer los requisitos y condiciones para ser proveedor tecnológico, es decir, la persona natural o jurídica que presta servicios de generación, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos electrónicos del sistema de facturación, así como los servicios asociados a los mismos.
• Adoptar la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, que contiene las especificaciones técnicas y funcionales para la generación, transmisión, validación, expedición y entrega de la factura electrónica de venta, así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la misma.
• Expedir el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, que contiene las especificaciones técnicas y funcionales para la generación, transmisión, validación, expedición y entrega del documento equivalente electrónico, así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven del mismo.
• Definir las obligaciones y responsabilidades de los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta y de los proveedores tecnológicos, así como las sanciones y consecuencias legales por el incumplimiento de las mismas.

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Requisitos y obligaciones establecidos por la resolución

La Resolución 165 de 2023 establece una serie de requisitos y obligaciones para los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta y para los proveedores tecnológicos, a continuación, te presentamos los principales requisitos:

Obligados a expedir factura electrónica

1. Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y actualización de la información relacionada con el sistema de facturación, tales como el tipo de documento, el rango de numeración, la vigencia, el proveedor tecnológico, entre otros.
2. Habilitación ante la DIAN para el uso del sistema de facturación electrónica, cumpliendo con las pruebas técnicas y funcionales que se establezcan en los anexos técnicos de cada documento electrónico.
3. Generación, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos electrónicos del sistema de facturación, utilizando los servicios informáticos de la DIAN o los de un proveedor tecnológico autorizado.
4. Conservar y poner a disposición de la DIAN y de los adquirentes de los bienes y/o servicios, los documentos electrónicos del sistema de facturación, así como los soportes y anexos que se requieran, en los términos y condiciones que se establezcan en la normatividad vigente.

Proveedor tecnológico

1. Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y actualización de la información relacionada con el servicio de facturación electrónica que prestan, tales como el tipo de documento, el rango de numeración, la vigencia, los clientes, entre otros.
2. Habilitación ante la DIAN para prestar el servicio de facturación electrónica, cumpliendo con las pruebas técnicas y funcionales que se establezcan en los anexos técnicos de cada documento electrónico.
3. Prestación del servicio de facturación electrónica a los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, garantizando la generación, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos electrónicos del sistema de facturación, así como los servicios asociados a los mismos, de acuerdo con los estándares de calidad, seguridad y confiabilidad que se establezcan en la normatividad vigente.
4. Conservar y poner a disposición de la DIAN y de los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, los documentos electrónicos del sistema de facturación, así como los soportes y anexos que se requieran, en los términos y condiciones que se establezcan en la normatividad vigente.

Plazos establecidos por la resolución 165 para la implementación del Tiquete de máquina registradora con sistema POS

La Resolución 165 de 2023 establece unos plazos para la implementación del Tiquete de máquina registradora con sistema POS, según el tipo de contribuyente y el sector económico al que pertenezca. Estos plazos son los siguientes:

• Grandes contribuyentes tendrán que implementar el Tiquete de máquina registradora con sistema POS a partir del 1 de mayo de 2024.
• Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan la calidad de Grandes Contribuyentes desde del 1 de junio de 2024.
• No declarantes del Impuesto sobre la Renta y sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas partir del 1 de julio de 2024.

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Sanciones y consecuencias legales de no cumplir con el Documento equivalente electrónico

Sin embargo, no todo son ventajas. La Resolución 165 de 2023 también implica una serie de retos y obligaciones para los contribuyentes, que deben adaptarse a los cambios normativos y tecnológicos que conlleva el Documento Equivalente Electrónico. De lo contrario, se exponen a sanciones y consecuencias legales que pueden afectar seriamente a su negocio.

1. Según el artículo 652 del Estatuto Tributario, el incumplimiento de la obligación de emitir puede acarrear una multa equivalente al 1% del valor de las operaciones no documentadas, sin exceder de 950 UVT.
2. La omisión o inexactitud en la información del Documento Equivalente Electrónico puede generar una multa del 5% del valor de la operación, sin exceder de 950 UVT.
3. Cierre del establecimiento por un término de tres (3) días, cuando no se expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario o clausura del negocio por un término de treinta (30) días, cuando las materias primas, activos o bienes que forman parte del inventario, o las mercancías recibidas en consignación o en depósito, sean aprehendidas por violación al régimen aduanero vigente.

¿Cómo adaptarse a los cambios de la Resolución 165 de 2023?

Para adaptarse a los cambios de la Resolución 165 de 2023, lo primero es verificar si tu negocio está obligado a emitir el Documento Equivalente Electrónico. Según la normativa, están obligados a emitirlo todos los contribuyentes del régimen común y los responsables del Impuesto Sobre las Ventas (IVA), que realicen operaciones que no requieran factura electrónica. Estas operaciones incluyen, entre otras, las siguientes:

• Ventas a consumidores finales que no soliciten factura electrónica.
• Ventas de bienes exentos o excluidos del IVA, como los productos de la canasta familiar, los libros, los medicamentos, etc.
• Ventas de servicios no gravados con el IVA, como los servicios educativos, los servicios de salud, los servicios públicos domiciliarios, etc.
• Ventas de bienes o servicios a entidades públicas que no requieran factura electrónica.
• Ventas de bienes o servicios a entidades sin ánimo de lucro que no requieran factura electrónica.
• Ventas de bienes o servicios a personas naturales no comerciantes que no requieran factura electrónica.

Como segundo paso es necesario adquirir un software autorizado por la DIAN para generar y enviar el Documento equivalente Electrónico. Este software debe cumplir con los requisitos técnicos y de seguridad establecidos por la entidad tributaria, así como con los estándares de calidad y servicio al cliente.

También, este tipo de sistemas, permiten generar el Documento Equivalente Electrónico de forma automática, con la información requerida y el código de barras bidimensional (QR), y enviarlo a la DIAN y al comprador, ya sea por correo electrónico u otro medio electrónico. Es necesario que el software almacene el documento y permita su fácil consulta. Así como generar reportes y estadísticas.

Llegamos al final, esperamos que esta información haya sido de ayuda para ti y ahora que sabes como funciona la nueva resolución de facturaci+ón electrónica, cumplas con los requisitos y evites sanciones.

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