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Liquidación de prima de servicios: fórmulas para calcularla

Como empresario, sabes que la prima de servicios es uno de los beneficios económicos más importantes y esperados por tus empleados a mitad y fin de año. Sin embargo, no siempre es claro cómo calcularla correctamente o cuánto debes pagar exactamente a cada colaborador.

La buena noticia es que existen fórmulas sencillas que te permiten determinar el monto que debe recibir cada empleado, según su salario y el tiempo trabajado.

En este artículo te explicamos cómo liquidarla paso a paso para que cumplas con la norma, evites sanciones y tengas la tranquilidad de estar al día con tus obligaciones laborales.

¿Qué es la prima de servicios?

La prima de servicios es una prestación social obligatoria que reconoce y compensa a los trabajadores por su dedicación y esfuerzo durante el año. Este incentivo equivale a 30 días de salario por cada año de servicio (o proporcional al tiempo trabajado).

El pago se divide en dos periodos: uno a mitad del año (antes del 30 de junio) y otro a final del año (máximo el 20 de diciembre).

No se trata de un bono o una gratificación opcional, sino de un derecho laboral de tus empleados. Por eso, es clave que tengas total claridad al momento de calcularla y pagarla.

Base para liquidar la prima de servicios

Antes de calcular la prima de servicios, ten presente que el salario base mensual de cada empleado está constituido, según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, por todos los pagos que recibe como contraprestación directa de su trabajo, entre ellos:

• Comisiones
• Auxilio de transporte
• Horas extras
• Recargos nocturnos, dominicales y festivos

Conoce cuánto vale el día de trabajo en Colombia en 2025 en nuestro artículo especialmente dedicado a este tema.

¿Cómo calcular la liquidación de la prima de servicios?

Para calcular la prima de servicios, debes tener en cuenta tres elementos: los días trabajados, el salario base y el factor de división, que es 360 (días del año).

La fórmula general es:

Ejemplo práctico

Supongamos que un empleado se retira el 18 de julio y necesita saber cuánto recibirá por prima de servicios.

Ingresó el 1 de enero, trabajó 198 días y tiene un salario base de $1.200.000 más auxilio de transporte de $140.606.

$1.200.000 + $140.606 = $1.340.606

Al aplicar la fórmula:
Prima = ($1.340.606 × 198) / 360

Si quieres hacer este cálculo en Excel para varios empleados, puedes organizar los datos así:

Paso 1: Configura la hoja de cálculo

Abre un nuevo archivo en Excel y crea las columnas en la fila 1:

• A1: Nombre del empleado
• B1: Fecha de inicio
• C1: Fecha de corte
• D1: Salario mensual
• E1: Días trabajados
• F1: Prima de servicios

Paso 2: Ingresar los datos

Ingresa los datos correspondientes en cada columna según el empleado. Asegúrate de tener las fechas en el formato correcto de Excel (por ejemplo, DD/MM/AAAA).

Paso 3: Calcular los días trabajados

En la columna E, calcula los días trabajados usando la siguiente fórmula: =DÍAS360(B2, C2)

Esta función de Excel calcula los días entre la fecha de inicio (B2) y la fecha de corte (C2), usando un año de 360 días (12 meses de 30 días).

Paso 4: Calcular la prima de servicios

En la columna F, ingresa la fórmula de liquidación: =((D2 * E2) / 360)

Ejemplo de configuración de fórmula:

Suponiendo que tienes los datos de un empleado en la fila 2:

• B2: 01/01/2024 (Fecha de inicio)
• C2: 30/06/2024 (Fecha de corte)
• D2: $2,000,000 (Salario mensual)

La fórmula en E2 sería: =DÍAS360(B2, C2). Y la fórmula en F2 sería: =((D2 * E2) / 360)

Paso 5: Aplicar las fórmulas a todas las filas

Luego solo copias las fórmulas de las celdas E2 y F2 hacia abajo para aplicarlas a toda tu lista de empleados.

Paso 6: Verificar los cálculos

Finalmente, verifica los resultados, asegurándote de que las fechas y salarios sean correctos para garantizar un cálculo exacto.

Liquidación de la prima cuando el salario es variable

Cuando la base del salario no es fija y varía mes a mes, es necesario determinar el ingreso promedio devengado durante el respectivo semestre. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el empleado recibe comisiones, horas extras o recargos, que modifican el valor del salario base cada mes.

Para conocer el valor de la prima de servicios en estos casos, toma todos los pagos salariales de los últimos 6 meses, suma los valores y calcula el promedio semestral. Ese promedio será la base para liquidar la prima del semestre.

Una vez tengas este valor, solo debes aplicar la fórmula general de la prima semestral usando ese salario promedio como base.

Aprovecha también para leer nuestro post sobre formato de nómina: lo que debes incluir y cómo generarlo.

Software para liquidar la prima de servicios

Obtener el valor exacto de la liquidación de la prima de servicios de tus empleados es una tarea que debe ser fácil y sin complicaciones. Aunque muchos recurren a plantillas de Excel para realizar los cálculos, estas suelen ser propensas a errores y dejan de lado la eficiencia de un sistema especializado.

Con el Software de Nómina de Siigo puedes liquidar la prima de servicios de tus empleados de forma automática. El sistema ya trae preconfigurados los conceptos necesarios para la liquidación y te permite agregar nuevos cuando lo requieras.

Tienes la flexibilidad de pagar la prima de servicios en la nómina de tus empleados o liquidarla como un documento independiente. Además, el uso del software es intuitivo y te permite calcular la base de la prima por promedio (cuando el salario es variable) o por sueldo + auxilio de transporte (cuando el salario es fijo mes a mes).

Con nuestro sistema también generas desprendibles para imprimir o enviar por correo electrónico a tus empleados y realizas el envío del Documento Soporte de Nómina Electrónica requerido por la DIAN de forma automática.

Así que no esperes más: apóyate en el sistema de nómina electrónica de Siigo para optimizar la liquidación de la prima y mantener al día los pagos a tus empleados.